Zonde 7 bij de vorming van een OD: Informatiemanagement als sluitstuk

In deze serie gaan we in op de valkuilen die zich voordoen bij de vorming van een Omgevingsdienst. Uiteraard krijgt u ook praktische tips hoe u deze kunt voorkomen. We gaan van start met zonde 7 en tellen af naar nummer 1.

Bij de vorming van een omgevingsdienst (OD) komt veel kijken. De nieuw te vormen entiteit doorloopt een eigen proces, in de regel in belangrijke mate gestuurd vanuit de factor ‘Tijd’. Immers, de OD’s hadden al enige tijd operationeel moeten zijn. In de haast van de ontwikkeling speelt uitvoering van de VTH-processen een dominante rol, het juist en goed regelen van de informatie die daarvoor benodigd is, hangt er een beetje achteraan.

Ontwikkelstadia startende omgevingsdienst
Door de wimpers bekeken, zijn in de praktijk van de ontwikkeling van een OD vier (volgtijdelijke) fasen te onderscheiden:

•     Bestuurlijk proces van vorming van de omgevingsdienst: wet- en regelgeving, overeenstemming partners, samenwerkingsmodel, mandaatregeling
•     Fysiek proces van vorming van de omgevingsdienst: keuze vestigingsplaats (in een aangesloten gemeente, bij de provincie of op een nieuwe plek), inrichting kantooromgeving
•     Uitvoeringsproces van vorming van de omgevingsdienst: overhevelen VTH-taken (en bijbehorende mensen en/of budget), uitvoering taken
•     ICT-proces van vorming van de omgevingsdienst: ‘verlengde kabels’ maken, eigen systeem inrichten voor monitoring van de lopende zaken

In het gunstigste geval is er ook een visie op de doorontwikkeling van producten van de OD (meer VTH, andere eindproducten; andere processen) en op het vervangen van de ‘verlengde kabels’ door een eigen oplossing.

Missing link: informatiemanagement
Wat vrijwel overal ontbreekt is een proces voor informatiemanagement. Eigenlijk zou dat stuk in alle andere onderdelen een belangrijke rol moeten spelen. Nog altijd zijn gemeentelijke organisaties, gemeenschappelijke regelingen en andere overheidsinstanties op lokaal en regionaal niveau, lastig te overtuigen van het feit dat ze informatie-verwerkende organisaties zijn. Zorg voor en de informatie in hun werkprocessen is daarom óók een primaire taak: werkproces én de bijbehorende content moeten georganiseerd zijn vanaf de eerste dag, niet één van beiden niet (of half).

Zodra de omgevingsdienst operationeel wordt zijn de dossiers van de gemeenten benodigd. Meestal is men vergeten afspraken te maken over overdracht en beheer van informatie in dossiers, vaak weet men niet wat er precies overgedragen moet, laat staan in welke vorm (fysiek/digitaal, metadata, etc.).

Niet in control: verantwoordelijkheid
Ook is het vaak onduidelijk wie nu waar verantwoordelijkheid voor heeft in relatie tot informatiebeheer: wie is eigenaar van de informatie die in de systemen van gemeenten via de ‘verlengde kabels’ is gewijzigd?; wie is er verantwoordelijk voor de beschikbaarheid en juistheid ervan in geval van een calamiteit?; waar is dat vastgelegd?; hoe is de substitutie geregeld (volledig digitaal werken in plaats van met papieren documenten) en door wie eigenlijk? Kortom, er zijn vragen genoeg die binnen het kader van informatiemanagement kunnen worden opgelost.

Integraal kijken: werkprocessen, informatie en ICT
De enige manier om ‘in control’ te komen als omgevingsdienst, is een integrale organisatie van proces, informatie en ICT. Het bekende negenvlaksmodel (Rik Maes) geeft ook aanknopingspunten voor het organiseren van informatiebeheer en –management.