Waarom Teams op je to-do-list moet staan voor 2018

Het is je vast niet ontgaan dat Microsoft sinds vorig jaar een nieuw onderdeel aan haar Office 365 platform heeft toegevoegd, namelijk Microsoft Teams. Beschikbaar voor gebruikers binnen alle licentie types is het onderdeel voor iedereen toegankelijk, maar we zien er nog maar relatief weinig organisaties gebruik van maken. En dat is naar onze mening een gemiste kans en wij leggen graag uit waarom.

Waarom Teams?

Veel organisaties vragen zich, terecht overigens, af waarom ze nou zo enthousiast zouden moeten worden van Microsoft Teams. “Ja je kunt elkaar berichten sturen, maar dat kan ik via veel andere onderdelen in Office 365 ook…” is wat we regelmatig horen. Teams heeft echter enkele unieke voordelen waar jij en jouw collega’s toch zeker blij van gaan worden.

Het gesprek centraal

Allereerst is er niet zomaar chat, Teams heeft persistent chat. Dat betekent dat het gesprek centraal staat en onafhankelijk leeft van de deelnemers. Een gesprek dat ergens binnen een team begint start haar eigen leven en blijft bestaan als er nieuwe deelnemers bijkomen of oorspronkelijke deelnemers weggaan. En die nieuwe deelnemers kunnen het hele gesprek zien dat heeft plaatsgevonden en niet alleen de chats die verstuurd zijn terwijl zij deel uitmaakten van het gesprek. Dit lijkt een klein verschil, maar heeft een grote impact in de huidige organisaties waar veelvuldig en kortstondig samen wordt gewerkt. Als een projectteam mij vraagt om even mijn licht te laten schijnen op een discussiepunt kunnen zij mij simpelweg toevoegen aan het team en kan ik de hele gesprekshistorie rondom dat onderwerp makkelijk teruglezen om vervolgens het gesprek op diezelfde plek voort te zetten met mijn inbreng. Zeg maar dag tegen de bakken met emails, briefings en handover meetings die er normaal gepaard gingen met dergelijke situaties. In plaats van “ik praat je wel even bij” wordt het “ik lees me wel even in”. Dit is een enorm efficiëntie voordeel dat Teams heeft in vergelijking met Outlook, Skype for Business en Whatsapp [1].

“Zeg maar dag tegen de bakken met emails, briefings en handover meetings”

Optimaal flexibel

Ten tweede, Teams is flexibel. Een team is snel gemaakt en leden makkelijk toegevoegd, dus je bent zo uit de startblokken. En dat is wat veel organisaties nodig hebben als het op samenwerken aankomt. Doorgaans is er opeens behoefte aan een nieuw team omdat men een nieuw onderwerp wil aansnijden, het project net goedgekeurd is of men een plek nodig heeft om wat documenten neer te zetten die nergens lekker passen in het huidige netwerk. Dan wil je snel een plek hebben, zonder dat je veel beslissingen wilt hoeven nemen over wat daar dan precies wel en niet in hoort te zitten. Dat zie je later wel, want vaak weet je het ook nog niet vanaf de eerste minuut. En daar blinkt Teams in uit, omdat het met haar lange lijst van integraties je makkelijk allerlei koppelingen kunt maken naar onderdelen binnen en buiten Office 365 middels tabs, connectors en bots. Daardoor kan het gesprek plaats blijven vinden op die plek die je in de eerste minuten van je project had gevonden zonder dat je de link verliest naar alle plekken waar het projectwerk uiteindelijk wordt uitgevoerd. En snel beginnen zonder het risico te lopen mogelijkheden te laten schieten is iets waar elk samenwerkingsverband blij van wordt.

Persoonlijkheid voorop

En tenslotte, Teams is persoonlijk. Samenwerken gaat er natuurlijk om dat zaken voor mekaar komen, maar een grote factor daarin is ook de manier hoe er wordt samengewerkt en de sfeer die daarbij ontstaat. Teams heeft met haar verzameling aan emoticons, gifjes en stickers heel veel mogelijkheden om een persoonlijke touch aan een bericht toe te voegen. Dit zorgt er niet alleen voor dat men elkaar beter begrijpt omdat nuances beter uit zijn te drukken, maar werkt ook zeker sfeer verhogend. En iedereen weet dat het nou eenmaal fijner samenwerken is in een team waar de sfeer goed is. Dat betekent overigens niet dat elk team op de vrienden whatsapp groep moet gaan lijken, zeer zeker niet. Er is een tijd en een plaats voor alles. Maar verschillende samenwerkverbanden vragen vaak om een andere toon en Teams heeft de ingrediënten in huis om die verschillende tonen makkelijk te ondersteunen.

Waarom in 2018?

Teams is nu meer dan een jaar oud en alles wijst erop dat we nog veel gaan zien toegevoegd worden aan dit jonge onderdeel binnen Office 365. En dat terwijl vanaf het begin het al een volledig product was met een desktop App voor Windows en Mac en een mobiele App voor iOS en Android. Microsoft zelf zet vol in op Teams en er zijn genoeg redenen om aan boord te komen.

Het model dat Microsoft probeert neer te zetten van een platform waar constant op wordt doorontwikkeld (in plaats van een release elke zoveel jaar) is zich mede dankzij Teams aan het bewijzen. Sinds de release in het eerste kwartaal van 2017 zijn er tal van toevoegingen en uitbreidingen bijgekomen. Daarbij luistert Microsoft ook goed naar wat de gebruikers te wensen hebben en komen ze in de buurt van het opleveren van 200 ideeën die zijn ingebracht via Uservoice [2]. De truc van de constante stroom aan updates waarbij user feedback leidend is, lijken ze binnen de afdeling van Microsoft Teams dus goed onder de knie te hebben en daar wil je als organisatie uiteraard van profiteren.

Die enorme stroom aan toevoegingen maakt het product steeds rijker. Dat is uiteraard heerlijk voor gebruikers omdat die elke dag, week, maand meer kunnen doen binnen Teams. Voor organisaties die nog moeten instappen wordt hiermee de drempel wel steeds groter, want nu een jaar is Teams als onderdeel al dusdanig gegroeid dat het niet meer slechts een kwestie is van aanzetten en laten gaan. Om de hele organisatie een vliegende start te laten maken zal er toch al wat planning en adoptie moeten plaatsvinden rondom de introductie van Teams. Op dit moment nog prima te behappen, maar het risico bestaat dat met nog een jaar verder in de tijd het een hele kluif zal zijn.

Een extra factor die voor sommige organisaties wat tijdsdruk kan creëren zijn de plannen die Microsoft heeft met Skype for Business, namelijk om het volledig over te laten gaan in Teams. Hierover zijn al meerdere aankondigingen geweest en de plannen worden steeds concreter, dus als klant van Microsoft en gebruiker van Skype for Business zal je in de loop van 2018 genoeg informatie mogen verwachten rondom dit onderwerp [3]. Wanneer dit scenario voor jouw organisatie gaat spelen is het zeker verstandig om alvast ervaring op te doen met Teams en te achterhalen hoe jij en jouw collega’s hiermee aan de slag willen.

Dus doen!

Gezien de unieke features binnen Microsoft Teams, de volwassenheid van het onderdeel en de aandacht die het krijgt vanuit Microsoft is 2018 een perfect instapmoment en verdient het zonder twijfel een plek op je to-do-list voor projecten binnen Office 365. Heb je vragen over hoe jouw organisatie het beste haar eerste kennismaking met Microsoft Teams kan opzetten, dan komen wij uiteraard graag langs om daar advies over te geven.

[1] Voor diegene die zich afvragen waar Yammer thuishoort in dit rijtje is het korte antwoord dat Yammer niet echt een samenwerk tool is, maar beter dient als open forum tool.

[2] https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103-public

[3] Om alvast te zien wat je kunt doen om je hier op voor te bereiden kun je https://docs.microsoft.com/nl-nl/MicrosoftTeams/journey-skypeforbusiness-teams raadplegen.