Al lang voordat hele schooldagen, psychologische behandeltrajecten en familiefeestjes via Teams plaatsvonden, was Microsoft bezig om van Teams een platform te maken dat alles wat met je werk te maken had te integreren. Ook HR-afdelingen vragen zich inmiddels af wat ze met Teams kunnen, behalve videovergaderen. Hier zijn een paar ideeën uit onze praktijk.
Door Teams slim in te richten, kun je veel productiviteitswinst boeken in HR-processen. Of iedereen nou op kantoor is of niet. In recruitment, werving en selectie, competentiemanagement en het managen van verzuim zitten heel veel terugkerende, vaste processen. De standaardmanier om al die dingen te regelen is in meetings, via mail of via de telefoon. Of de juiste dingen op het juiste moment gedaan worden, hangt dus erg af van hoe goed de betrokkenen hun agenda op orde hebben.
Nou ben je daar als HR-professional waarschijnlijk behoorlijk bedreven in inmiddels, maar het zou zomaar kunnen dat je je ook afvraagt of het allemaal niet handiger, efficiënter en minder foutgevoelig kan.
Hoe de employee journey meestal begint…
Neem bijvoorbeeld sollicitatiegesprekken. In het klassieke, stressvolle scenario stuurt een kandidaat zijn sollicitatie, krijgt (als het goed is) een ontvangstbevestiging en wacht vervolgens af. Intern gaan jij en je collega’s dan aan het werk om de gesprekken te plannen. Als dat gelukt is, krijgt de kandidaat een mail met een datum, een tijd en een plaats. Komen die de kandidaat niet uit? Dan zou zo iemand in theorie kunnen proberen om de afspraak te verzetten. Maar de meeste kandidaten voelen zich toch gedwongen om alles uit hun handen te laten vallen en naar het gesprek te komen. Geen lekker begin van de employee journey.
De sollicitant aan het roer.
Hoe anders is dat als je een sollicitant zelf een gesprek laat inplannen in Microsoft Bookings. Je geeft vooraf aan in welke tijdblokken de gesprekken kunnen plaatsvinden, de kandidaten plannen zelf hun gesprek in en de afspraken verschijnen, met alle relevante documentatie, in de agenda’s van de commissie. Zeker als je schaarse competenties probeert te werven, wil je je als werkgever al tijdens het sollicitatieproces van je beste kant laten zien. Door op deze manier met Bookings te werken, geef je de kandidaat de controle. Dat voelt heel anders dan ‘opgeroepen worden’ om voor een sollicitatiecommissie te verschijnen. Jij en je collega’s krijgen op de plek van de boeking ook meteen een plek waar je voor- en nabesprekingen kunt organiseren en alle informatie bij elkaar houdt. Omdat je HR-adviseurs meestal verspreid zitten over je organisatie, is het zo met Teams veel makkelijker om met ze in contact te blijven en informatie te delen.
Digitaal aan iemands bureau staan.
Hoe ervaren je ook bent, als je ergens net werkt heb je begeleiding nodig om je de systemen en de manier van werken eigen te maken en om iedereen te leren kennen. Nu thuiswerken in ‘het nieuwe normaal’ zo’n beetje de norm is, moet je dat veel strakker in processen organiseren. Je kunt niet meer af en toe aan iemands bureau gaan staan en vragen hoe het is. Of iemand even meenemen voor een rondje langs de collega’s. En omgekeerd heeft de nieuwe collega misschien ook een hogere drempel om contact te zoeken met een vraag. Teams kan ook je onboarding proces drastisch verbeteren. Met Teams als basis helpen Flow en Power Apps daarbij. Het begint met het opstellen van een stappenplan voor de onboarding. Dat zet je dan in een flow, waardoor jij, de nieuwe collega en de betrokken leidinggevenden op de juiste momenten reminders krijgen. Bijvoorbeeld om een afspraak te maken voor een gesprek, om de kwaliteitshandboek door te nemen of om trainingen te volgen. Zo weet je zeker dat het onboarding proces volledig doorlopen wordt en kun je ook zorgen voor vaste contactmomenten die voorkomen dat een nieuwe werknemer gaat ‘zwemmen’.
Zo ziet een onboardings proces in Teams eruit
Training en persoonlijke ontwikkeling.
Maar niet alleen voor nieuwe collega’s heb je processen. Iedere fase van de employee journey heeft zijn eigen terugkerende zaken. Zoals training en ontwikkeling. Informatie over opleidingsplannen, trainingsbudgetten en gevolgde trainingen staan nu nog vaak verspreid over verschillende documenten of moeten worden opgediept uit mailboxen. Door hier centraal een Teams-site voor in te richten, heeft iedereen meer overzicht en minder administratief werk. Teams geeft je de mogelijkheid om precies te bepalen bij wie bij welke informatie mag, zodat je kunt stoppen met het onveilig e-mailen van persoonlijke gegevens.
Ook in productieorganisaties.
Je leest veel over het gebruik van Teams in ‘kantoororganisaties’. Logisch, want natuurlijk is digitaal samenwerken vooral iets voor mensen die samenwerken aan documenten en andere digitale producten. Maar ook in productieorganisaties hebben we al mooie toepassingen gezien van hoe Teams HR-processen makkelijker en overzichtelijker maakt. Neem bijvoorbeeld veiligheidsinformatie. In productieorganisaties is het belangrijk dat iedereen die te zien krijgt. Dat kun je handmatig in de gaten proberen te houden, met de klassieke handtekeningenlijst, maar je kunt het ook in een flow zetten. Zo kan iedereen de informatie bekijken op een plaats, een tijd en een mobiel device naar keuze. Teams zorgt dat iedereen weet wat hij moet doen of bekijken en dat jij kunt zien of het ook gedaan of bekeken is.
De digitale koffiecorner.
Ok, dat is de zakelijke kant. Maar hoe houd je het ook nog een beetje leuk, als je niet vaak meer allemaal samen bent? Betrokkenheid onderhouden met medewerkers die bijna volledig thuiswerken is best lastig. Voor sommige klanten hebben we dus virtuele koffiecorners gemaakt. Zo’n koffiecorner is een doorlopende Teams-meeting waarin iedereen op ieder moment kan deelnemen. Die kun je zo aanpassen dat iedereen kan zien wie er in de koffiecorner is. Of je maakt een vaste afspraak om dagelijks even digitaal bij elkaar te komen. Zo houd je, ook vanuit huis, feeling met wat er ‘op kantoor’ gebeurt. En dat is nodig, want samenwerken is veel meer dan zorgen dat de juiste documenten op tijd op de goede plek zijn. Samenwerken gaat vooral over toevallige ontmoetingen, persoonlijke gesprekken, van elkaar leren en het gevoel dat je samen iets moois neerzet.