Meertaligheid in het digitaal archief?
Duidelijkheid rondom (digitale) documentatie
Zowel voor de Basisadministratie Personen (BRP) als de uitvoering van de Participatiewet is het cruciaal dat alle documentatie op orde is. Dit is de afgelopen jaren gelukkig fors eenvoudiger en overzichtelijker geworden, met de komst van alle digitale systemen en het afbouwen van de afhankelijkheid van een papieren archief. Desalniettemin kan het verzamelen van dergelijke documenten in de praktijk nog steeds frustrerend zijn, zowel voor de burger als voor de afdeling verantwoordelijk voor de afhandeling van deze zaken. Met name als er papieren documenten in andere talen dan de officiële voertaal in het spel zijn, kan de overstap van analoog naar digitaal voor uitdagingen zorgen.
Een dubbele vertaalslag
We hebben hier natuurlijk te maken met twee vertaalstappen: die van analoog naar digitaal en die van een vreemde taal naar het Nederlands. Gelukkig is de eerste stap in de afgelopen jaren al uitgebreid opgepakt, op lokaal én nationaal niveau, en biedt de wetgeving voor die tweede stap een duidelijke instructie, in de vorm van Artikel 35, Lid 1, van de Wet beëdigde tolken en vertalers:
1: Indien stukken of opgaven die krachtens wettelijk voorschrift in openbare registers moeten worden ingeschreven, in een vreemde taal zijn gesteld, wordt van deze stukken een getrouwe vertaling in het Nederlands bijgevoegd, vervaardigd en voor overeenstemmend verklaard door een voor die brontaal beëdigde vertaler.
Het is belangrijk om op te merken dat de verantwoordelijkheid voor deze vertaling ligt bij de burger. De uitvoerende instantie is immers enkel gebonden haar diensten te verlenen in de relevante officiële talen: Nederlands, met eventueel regionaal bepaalde aanvullingen als Fries of Papiaments. Het is hierbij uiteraard wel van belang dat de burger zich hiervoor wendt tot een beëdigd vertaalbureau, zodat de vertaling aan alle eisen voldoet en rechtsgeldig is voor het beoogde gebruik.
Origineel of gewaarmerkte vertaling?
Dit leidt wel tot de volgende vraag: welke versies moeten worden opgenomen in het archief en welke versie is leidend? Ook hier biedt de bovengenoemde wet uitkomst, te weten in Artikel 35, Lid 2:
De vertalingen worden ingeschreven in plaats van de in de vreemde taal gestelde stukken of opgaven die aan het register blijven gehecht.
Zowel de vertaalde versie als het origineel moeten worden bewaard, waarbij de vertaling meer gewicht heeft dan het origineel. Dit onderstreept dus gelijk het belang van een kwalitatieve vertaling: een eventuele vertaalfout kan verregaande gevolgen hebben. Gelukkig zijn we inmiddels wel zo ver dat het hier om digitale versies mag gaan, waarmee de noodzaak verdwenen is om met fysieke versies langs vertaalbureau, rechtbank en gemeenteloket te gaan. De burger mag een scan van een document indienen bij een beëdigd vertaalbureau, waarna de vertaling digitaal, samen met de oorspronkelijke scan en eventuele documentatie over de vertaling, kan worden verwerkt in de registers. Deze registers vormen zo een afspiegeling van de taaldiversiteit in ons land, terwijl de bruikbaarheid en de naleving van eisen omtrent de officiële voertaal gegarandeerd blijven.