Een stukje jaar over aan het eind van het budget?

Honderden contracten en contacten beheren? Daar hebben we Excel toch voor? Zorgorganisaties hebben het aantal contracten en contractspartners explosief zien stijgen. De manier waarop met die toegenomen complexiteit wordt omgegaan, is niet altijd mee ontwikkeld. Het simpelweg administreren en beheren van contracten volstaat echt niet meer. Je wilt immers kunnen sturen op daadwerkelijke zorgproductie, budgetuitnutting en klantrelaties.

‘Aan het einde van ons budget hebben we nog een stukje jaar over’. Een belegen grapje misschien maar in de zorg helaas soms realiteit. Je kunt kijken naar de oorzaken – heeft de gemeente te krap ingekocht, is de zorgbehoefte onverwacht gestegen, wordt er niet kostenefficiënt genoeg gewerkt bij de zorgorganisatie? Maar het is vooral interessant ervoor te zorgen dat het in een volgende contractperiode voorkomen wordt.

Uit Excel-lijstjes haal je geen inzicht

Dat vraagt om inzicht. En dat haal je niet uit een Excel-lijst met alle contracten. Toch is dat bij veel organisaties nog de modus operandi als het gaat om contractmanagement. Met een miljoenenbudget, vele relaties en een enorme maatschappelijke en individuele impact is dat niet meer van deze tijd. En wat gebeurt er als de functionaris die precies de weg weet door alle Excel-velden vertrekt of onverwacht uitvalt?

Het aantal contracten waar zorgorganisaties mee te maken hebben is enorm toegenomen, maar de diversiteit ook. De organisatie is opdrachtnemer van een aantal gemeenten, maar tegelijk op een bepaald domein de hoofdaannemer voor die gemeente en dus de opdrachtgever voor collega-instellingen en specialisten. Om grip en zicht daarop te houden is het van belang om niet alleen de eindproducten – het ondertekende contract – te beheren, maar ook het traject eromheen in beeld te hebben. Wie heeft wanneer met wie gesproken en wie zijn de sleutelpersonen van een gemeente? Dergelijke relatiemanagementgegevens verrijken het contractbeheer. Daarmee ontstaat ook meer inzicht in de totstandkoming van het contract en het budget. Dat is waardevolle input als bijvoorbeeld voortijdig het budget op raakt en bij de daarop volgende contractbesprekingen.

Een normale organisatie?

Langzamerhand beweegt het contractmanagement bij zorgorganisaties zich ook richting customer relationship management. Niet verwonderlijk, want een goed systeem voor contract- en ketenmanagement helpt om het totale traject te beheersen: van het voortraject bij een aanbesteding tot en met budgetbewaking en contractverlenging. Zo begint een zorgorganisatie steeds meer op een ‘normale’ organisatie te lijken.