Een efficiënt en veilig communicatieportaal met SharePoint

Het meest cruciale onderdeel van een medewerkersportaal, is de communicatie met en tussen medewerkers. Elke organisatie beschikt namelijk over belangrijke informatie, zoals MT updates of kennisartikelen. In de praktijk blijkt regelmatig dat deze informatie niet aankomt bij de medewerkers, omdat het communicatieportaal niet werkt of niet aanwezig is. Dit gaat ten koste van de efficiëntie van de medewerkers en resulteert in tijdsverlies. Een functionerende communicatiestroom versterkt de betrokkenheid van jouw medewerkers. Waarom is dit belangrijk?:

• Het vergroot de verbinding met het bedrijf;
• Het creëert loyaliteit van de werknemers;
• Communicatie zorgt ervoor dat medewerkers een “extra stap” zetten;
• Hiermee streef je naar tevreden medewerkers.

Bovenstaande redenen resulteren uiteindelijk in een hoger bedrijfsresultaat. Wij zien dit bijvoorbeeld terug bij onze eigen organisatie. Het MT organiseert maandelijks updates via een vlog. Deze wijze van communicatie sluit goed aan bij onze organisatie. Wij zijn tenslotte een digitale organisatie. De medewerkers zijn in staat om vanaf kantoor, onderweg of bij een klant de updates te volgen via het communicatieportaal. Er is daarnaast ruimte voor vragen. Uiteraard geen hogere wiskunde maar ongelofelijk belangrijk. Hoe realiseer je nu deze betrokkenheid? Hierbij een aantal tips:

• Betrokkenheid van de directie en management;
• Moderne communicatie tools & services;
• Stimuleren van delen, leren & vernieuwen;
• Aanmoedigen van participatie en eenheid.

In deze blog focussen we ons op de inzet van moderne communicatie tools & services. Deze tools dragen bij aan een hogere betrokkenheid van de medewerkers.

SharePoint Communicatie Site

De naam zegt het al. De SharePoint communicatie site, is het ideale SharePoint sjabloon om een moderne communicatiestroom met jouw medewerkers op te zetten. Nadat je de site hebt aangemaakt, beschik je over een selectie aan standaard Microsoft SharePoint apps voor het snel opzetten van een communicatieportaal. Bijvoorbeeld:

• Nieuws
• Events
• Yammer
• YouTube
• Hero
• Snelkoppelingen
• Twitter

Ondanks de beschikbaarheid van standaard SharePoint apps merken wij in de praktijk dat deze niet altijd aansluiten bij de wensen van onze klanten. Daarom hebben wij Company Connect in het leven geroepen!

Communiceren met Company Connect

Company Connect beschikt over apps welke uitermate geschikt zijn voor een communicatieportaal:

• My starting point
• Highlights
• News hub
• App grid
• Anniversaries

Onze apps bieden een gepersonaliseerde en gebruikersvriendelijke ervaring binnen een modern communicatieportaal. Wij bieden apps voor het aanbieden op diverse manieren van nieuwsberichten, persoonlijke apps & snelkoppelingen en een overzicht van de laatste festiviteiten, zoals verjaardagen. Hieronder lees je meer over deze apps.

My starting point

My starting point toont relevante notificaties voor de ingelogde medewerker. In het onderstaande voorbeeld is dit het aantal dagelijkse vergaderingen, openstaande e-mailberichten en Yammer–notificaties:

Daarnaast ziet de medewerker een verwijzing naar zijn of haar afdeling. Dit wordt bepaald aan de hand van het profiel van de ingelogde medewerker.

Highlights

Een cruciaal component binnen een communicatieportaal, is het delen van nieuwsberichten. Danzij de app ‘Highlights’ is het mogelijk om belangrijke nieuwsberichten direct zichtbaar te maken voor de medewerkers. Zoals te zien in het onderstaande voorbeeld:

De app ‘Highlights’ is in staat om kenmerken van een nieuwsbericht te tonen. Zoals de naam van de auteur, publicatiedatum en een kenmerk.

News hub

Onze News hub geeft organisaties meer controle over de weergave en inzet van nieuwsberichten. Hieronder is een voorbeeld opgenomen:

Vergelijkbaar met de app ‘Highlights’ worden de kenmerken van een nieuwsbericht weergegeven. De News hub is daarnaast inzetbaar als nieuwsarchief:

Vanwege de integratiemogelijkheden met een SharePoint Result Source worden alle nieuwsberichten op één centrale locatie ontsloten. De medewerkers beschikken over filters en een zoekbalk om snel het gewenste nieuwsbericht te vinden.

App Grid

Medewerkers zijn altijd op zoek naar een overzicht van relevante en meest gebruikte applicaties. De app Grid geeft organisaties de mogelijkheid om een overzicht van relevante applicaties te tonen, aan de hand van iconen. De applicaties worden doelgericht aangeboden aan de ingelogde medewerkers. Hieronder staat een voorbeeld:

Anniversaries

Dankzij de app ‘Anniversary’ krijgt het communicatieportaal een sociaal tintje. Een overzicht van verjaardagen, nieuwe medewerkers of jubilea wordt weergegeven. Hieronder staat een voorbeeld:

Conclusie

Een heldere en overzichtelijke communicatiestroom bevordert de betrokkenheid van de medewerkers. Deze stroom wordt ondersteund door onze Company Connect apps bovenop de standaard functionaliteit van SharePoint. Wil je de medewerkers een gepersonaliseerd overzicht aanbieden van openstaande e-mails, afspraken of Yammer-notificaties? My starting point! Wil je belangrijke nieuwsberichten extra benadrukken? Highlights! Wil je meerdere nieuwsberichten ontsluiten, inclusief een nieuwsarchief? News hub! Wil je belangrijke apps en snelkoppelingen aanbieden aan de inlogde medewerker? App Grid! Wil je verjaardagen, nieuwe medewerkers of jubilea aanbieden? Anniversaries!

Door Company Connect kunnen organisaties een versnelde implementatie uitvoeren van een medewerkersportaal. Dit past perfect bij de oplevering van een communicatieportaal. Indien de standaard functionaliteit van de Microsoft-apps, zoals nieuws, aansluiten bij de eisen van een organisatie dan zet je onze app uit en gaat er geen content verloren. Dat is de kracht van Company Connect.