De juiste tools voor 5 type werknemers in het mkb

Een timmerman gebruikt een hamer en een zaag, een loodgieter heeft weer meer aan tangen. Zo is het ook op kantoor. Een bedrijfsleider gebruikt andere digitale gereedschappen dan de salesmanager en de projectmanager. In dit artikel lees je welke specifieke tools een salesmanager, de eigenaar, de projectmanager, een consultant en een officemanager nodig hebben om hun werk nog efficiënter en goed beveiligd uit te voeren.

Kijk eens om je heen binnen je eigen bedrijf, geen collega is hetzelfde. Niet alleen in leeftijd, maar ook de werkstijlen, persoonlijkheid, en combinaties van vaardigheden verschillen van persoon tot persoon. Het is belangrijk om iedereen de juiste tools te geven, dat scheelt enorm veel tijd. Neem bijvoorbeeld het reclamebureau van Robert: Groeipartner. Dit bedrijf bestaat uit 50 werknemers, maar bij drukte nemen ze extra tijdelijke krachten in dienst. Robert gelooft in samenwerken en vrijheid. Daarom heeft hij zijn werknemers een laptop gegeven met daarop Office 365 en Microsoft Teams. Hierdoor kunnen ze overal en altijd werken en samenwerken. In dit artikel  lees je wat dit betekent voor vijf verschillende rollen binnen een typisch bedrijf.

Eigenaar Robert

Robert is het creatieve brein van het bureau. Hij bedenkt concepten en doet dat het liefst ‘s avonds vanuit huis. Dankzij zijn tablet hoeft hij niet op kantoor te zijn om zijn nieuwe ideeën op te slaan en te delen met zijn projectteam. Heeft hij weer een nieuwe campagne bedacht, dan werkt hij deze uit waar hij wil. Hij deelt de projecten via een groeps-chat in Microsoft Teams en zorgt hiermee voor minder overvolle mailboxen.

Documenten, video’s en presentaties deelt hij met een paar kliks met salesmanager Michael, marketeer Boy of direct met de opdrachtgever. Al hun feedback wordt direct zichtbaar, zonder eindeloos heen en weer mailen van nieuwe versies. Is er een belangrijke mededeling dan stuurt hij via de chat een bericht aan het hele bedrijf of aan het projectteam dat werkt voor die cruciale klant. Dankzij de chatfunctie gaat veel minder interne communicatie via de mail. Zo krijgt Robert veel meer grip op de e-mails die écht belangrijk zijn.

Salesmanager Michael

Michael is vaak onderweg naar klanten en staat continu in gesprek met collega’s en externen. Als hij geen meeting heeft, werkt hij samen met collega’s om relaties te beheren en leads te ontwikkelen. Michael moet kunnen communiceren en samenwerken met zijn team alsof hij op kantoor is, ook als hij geen computer bij zich heeft.

Dankzij Teams en Office 365 heeft hij ook via zijn tablet toegang tot dezelfde tools, berichten en informatie die hij via zijn laptop kan raadplegen. Zo kan hij tijdens een event op zijn tablet deelnemen aan een vergadering met een potentiële klant in Microsoft Teams. Tijdens het videogesprek ondersteunt hij zijn woorden met een PowerPoint-presentatie. Digitale productfolders deelt hij via het chatvenster. De klant wil in zee met Michael en vraagt of hij het contract digitaal kan opsturen. Met een paar klikken voegt Michael het contract toe aan de online vergadering.

Officemanager Mandy

Mandy is de spil van het bedrijf. Een belangrijk onderdeel van haar takenpakket is de (telefonische) ontvangst van klanten. Dankzij de status van haar collega’s in Teams ziet ze direct wie beschikbaar is. Belt er iemand met een vraag?  Dan kan Mandy de beller doorverbinden of een chatbericht sturen. Zijn gasten gearriveerd, dan stuurt ze een chatberichtje naar de collega voor wie de gast komt.

Belangrijke mededelingen deelt ze in één chatbericht direct met de hele organisatie. Binnen Teams plant ze gemakkelijk vanuit het chatvenster een afspraak in iemands agenda. Nieuwe collega’s maakt ze onderdeel van een virtueel team waardoor ze onmiddellijk toegang hebben tot alle relevante documenten en contacten. Gaat er iemand uit dienst, dan verwijdert ze deze persoon uit het Team waardoor hij of zij geen toegang meer heeft tot de documenten en contacten van Groeipartner. Mandy is er altijd, maar ze wil natuurlijk ook af en toe genieten van een vrije dag. Door alle informatie te verzamelen in Teams kan een collega snel haar taken overnemen omdat al haar overdrachts-documenten op een centrale locatie staan.

Projectmanager Joyce

Joyce is verantwoordelijk voor de planning en houdt grip op de projectcommunicatie. Dat was eerst een heel gedoe met het rondmailen van documenten die veelvuldig na elke aanvulling werden rondgestuurd. Het was altijd een hele klus om de juiste versie te vinden. Met Teams werkt iedereen binnen de projectgroep in één document. Het maakt niet uit of het nu een Word-, Excel- of Powerpointbestand is; iedereen kan er tegelijk in werken. Dat scheelt enorm veel tijd met zoeken en vermindert de kans op fouten.

Joyce voegt met enkele kliks nieuwe teamleden toe, of dat nou collega’s zijn of externen. Zij hoeven geen achtergrondinformatie toegestuurd te krijgen, alles staat al in de Teams-omgeving. Joyce is altijd op zoek naar manieren om processen nog gestroomlijnder te laten verlopen. De voortgang van het project houdt ze gemakkelijk bij met de projectmanagementtools die zij fijn vindt. Of ze nou Zoho, Trello of Microsoft Planner wil gebruiken, het integreert allemaal naadloos.

Redacteur Walter

Bij iedere uiting komt tekst aan te pas. Of het nou de presentatie van Robert of Michael is of een nieuwe slogan, een filmscript of brochure van een klant, alle teksten worden geschreven en gecheckt door Walter of zijn collega-redacteuren. Dat was vroeger een heen en weer gemail met gecorrigeerde teksten en presentaties. Maar dankzij Teams werken ze nu in één document. Dat scheelt enorm veel (zoek)werk.

Interviews neemt Walter tegenwoordig af via Teams. Dat gaat nog efficiënter dan telefonisch omdat deelnemers alle info in het chatvenster delen. Walter werkt gerust een dag thuis of op locatie: hij kan overal en altijd interviewen, produceren en redigeren.

De juiste tools voor iedere rol in jouw bedrijf

Documenten en communicatie tussen collega’s zijn dé basis van iedere moderne organisatie. Maar hoe de mensen binnen organisaties hiermee omgaan verschilt enorm. De één communiceert graag onderweg, via een chat op zijn smartphone. De ander werkt uitsluitend op een desktop en communiceert liever via een video-call. Slimme ondernemers investeren in tools die aan alle wensen voldoen.

Dit verklaart de razendsnelle groei van Microsoft Teams: één platform voor het communiceren en beheren van documenten op alle apparaten, op iedere locatie en via alle kanalen. Benieuwd wat dit voor jouw organisatie kan betekenen? Meld je dan nu aan voor de webinar “Bekende ergernissen bij digitaal samenwerken, en hoe je deze wegneemt”op donderdag 12 december 2019.In deze webinar nemen de experts van Microsoft je mee in de praktische toepassingen en verborgen functionaliteiten van Microsoft Office 365 en Teams. De perfecte kennismaking voor mkb-ondernemers op zoek naar nieuwere, slimmere en efficiëntere manieren van (samen)werken.