Communicatie, communicatie, communicatie…
En nog 2 tips voor optimale adoptie van je nieuwe IT-oplossing
Als een nieuwe applicatie of IT-oplossing zijn intrede doet heeft dat invloed op hoe medewerkers hun werk doen. Een veel voorkomende gedachte is dat na de implementatie – lees: aanzetten en uitrollen – van een nieuwe applicatie, bijvoorbeeld Microsoft Teams, het daadwerkelijk in gebruik nemen ervan vanzelf zal volgen, maar zo werkt het helaas niet. In deze blog geven we je 3 tips om zo’n introductie wél succesvol te laten verlopen en de gebruikersadoptie te verhogen.
Veel verandertrajecten verlopen traag of stranden doordat veel mensen zich niet bewust zijn van nut en noodzaak van de verandering. Een veelgehoorde vraag vanuit de organisatie is dan ook: “Waarom?” of “Waarom nu?” Als deze vragen onbeantwoord blijven zal de weerstand tijdens het veranderproces niet afnemen, maar alleen maar toenemen.
1. Communicatie, communicatie, communicatie
Het meenemen van de organisatie voorafgaand aan, tijdens én na afloop van de verandering is de beste manier om te zorgen voor optimale acceptatie en het echt omarmen van nieuwe software, en dus een nieuwe manier van werken, door je medewerkers. Communicatie rondom IT-veranderingen moet in ieder geval antwoord geven op deze vragen:
- Waarom gaan we veranderen? Wat is het doel?
- Waarom gaan we nu veranderen? Wat gebeurt er als we dit nu niet doen?
- Wat gebeurt er als de verandering helemaal niet plaatsvindt?
- Welk effect gaat de verandering op mij persoonlijk hebben?
Allemaal vragen die iedereen graag beantwoord zou willen hebben om ergens volledig achter te kunnen staan, toch? Wanneer er een duidelijke reden is, de urgentie inzichtelijk is gemaakt en de meerwaarde helder is, zullen mensen pas echt mee-veranderen. Deze zaken moet je borgen in een intern communicatieplan waarmee je de “What’s in it for me?” boodschap overbrengt naar iedereen in je organisatie.
2. Luister naar je gebruikers
Net als bij ieder project is het bij adoptie van een IT-oplossing goed om een duidelijk vertrekpunt te definiëren: de nulmeting. Vanuit dit vertrekpunt werk je naar de gewenste situatie toe. Zo kun je een goede strategie bepalen en kiezen welke middelen je gaat inzetten. Bij deze nulmeting bepaal je ook de belangrijkste stakeholders en besluitvormers binnen de organisatie en krijg je daarmee draagvlak en commitment om aan de slag te gaan en echt zaken te veranderen. Om de huidige situatie, werkprocessen en -scenario’s van medewerkers te leren kennen is het van groot belang dat er goed naar hen wordt geluisterd. Dit kun je op verschillende manieren faciliteren. Organiseer bijvoorbeeld een vragenuurtje, houd interviews of plan een workshop. Zo verzamel je informatie die je helpt om de medewerkers beter te kunnen begeleiden en weerstand te verminderen. Voorzie mensen van de juiste kennis en vaardigheden. Begeleid ze en coach ze om ze te helpen de nieuwe werkwijze volledig te laten omarmen. Dat is de succesformule voor een geslaagd project. Door successen te meten, te delen en als projectteam en/of management tussentijdse updates te geven werk je ook aan optimale adoptie.
3. Bepaal een passende strategie, maak een plan op maat
De verandering moet zo goed mogelijk landen binnen de organisatie. Om dat voor elkaar te krijgen heb je een gedragen visie nodig met een strategie die daarbij past. Die strategie leg je vast in een adoptieplan. Hoe zo’n strategie eruit ziet verschilt per organisatie. Jouw situatie, vastgesteld in je nulmeting, bepaalt onder andere welke middelen je inzet en hoe je gebruikers gaat helpen als ze vragen hebben. Het is heel belangrijk dat zo’n adoptieplan op maat gemaakt wordt. Er bestaat geen “one size fits all” en iedere organisatie is anders.
Nieuwsgierig?
Wil jij meer weten over hoe je de introductie van een nieuwe applicatie succesvol kunt laten verlopen en gebruikersadoptie kunt verhogen of heb je een andere vraag? Laat het ons weten! Het contactformulier staat hiernaast voor je klaar. We helpen je graag!