Zo belangrijk is governance voor het slagen van je intranet

Momenteel zijn we met een aantal medewerkers van e-office en work21 aanwezig op een summit over Intranet & Digital Workplace in Chicago. Waarom? We geloven in de Connected Company, waarvan de empowered en connected employee de basis vormt (excuses voor alle Engelse termen, maar een vertaling die de lading dekt is lastig). Waar het om gaat is dat de medewerker van de toekomst zich steeds meer klantgerichter zal opstellen en ook steeds meer en belangrijkere beslissingen moet nemen. Dit is namelijk de enige manier voor organisaties is om klanten te behouden en mee te bewegen met grote veranderingen in de markt.

Wij helpen organisaties slimmer te worden, slimmer te werken. Daarbij vormt de digital workspace de basis. We delen onze laatste inzichten op het gebied van intranet en Digital Workspace (onder meer opgedaan in Chicago) graag met je. In dit artikel zoomen we in op de kritische succesfactoren voor het welslagen van een intranet.

Governance
De sessie die ik vanochtend volgde ging over Governance van het intranet. Welke afspraken maken we met elkaar om ervoor te zorgen dat het intranet daadwerkelijk voldoet aan eerder gestelde verwachtingen en doelen. De meeste intranetten sterven na een jaar of vijf. De reden hiervoor is dat het intranet niet door de organisatie wordt gedragen, er geen duidelijke afspraken zijn en er geen meetbare doelen zijn gesteld. Aldus de Amerikaanse intranet goeroes.
Governance is de borging van het intranet binnen je organisatie en dat gaat best ver. Tijdens de partnerconferentie van Microsoft twee weken geleden vertelde Satya Nadella (CEO Microsoft) al dat verandering in organisatie voor 20% uit technologie bestaat en voor 80% uit cultuur (gedrag van mensen). Want, na de technisch realisatie van een intranet is het project nog niet rond. Je moet bijvoorbeeld ook nadenken over content owners, taxonomie, code of conduct bij publicatie van content, de rol van de juridische afdeling, et cetera. En uiteindelijk moet je er voor zorgen dat je medewerkers zich betrokken voelen bij het intranet, maar vooral ook weten hoe ze het kunnen inzetten en hoe het hun functioneren ondersteunt.

Strategie
Wat steeds terug komt is het belang van de houding van het topmanagement. Ervaren zij het intranet als een belangrijke asset, is het onderdeel van de strategie? Is dat niet zo dan zal het intranet worden ervaren als een bij-product. Wil je dat het intranet gaat vliegen dan zal het door de tops als strategisch instrument moeten worden benaderd.

Meten
Het kunnen meten van een intranet is natuurlijk ook van groot belang, maar voor veel organisaties ook een lastig punt. Je kan het aantal berichten meten, het aantal antwoorden, de kwaliteit van de antwoorden. Maar ook of het aantal e-mails afneemt of dat omvang van de attachments in e-mails vermindert. Eigenlijk kan het van alles zijn. Zolang het maar een beweging weergeeft, waaruit blijkt dat het intranet bijdraagt aan de gekozen strategie. Ik zag ook een tabelletje waarin de tijd die je nodig hebt om te zoeken naar bepaalde bedrijfsinformatie (protocollen, afspraken, HR-informatie) stond uitgedrukt. De zoektijd bij een ‘slecht’ intranet bedraagt al snel minuten, bij een goed intranet spreek je over seconden. De businesscase: een winst van 8 miljoen dollar besparing doordat medewerkers minder tijd kwijt zijn met zoeken. (het gaat hier om hele grote bedrijven)

Stakeholder analysis
Wat mij zeker ook is bijgebleven is dat de ontwikkeling van intranetten vaak vanuit een discipline wordt aangevlogen. Vaak is dat de communicatie-afdeling of de IT-afdeling. Dat verhoogt niet de kans op succes. Je zult alle stakeholders moeten betrekken bij de ontwikkeling van het intranet. Zo komt de ontwikkeling van een intranet in lijn te liggen met het behalen van bepaalde bedrijfsdoelen. Een ‘Stakeholder Analysis’ is een instrument dat je hiervoor kunt inzetten.

Internationaal onderzoek
Na de zomer kunnen wij onze klanten een internationaal wetenschappelijk onderbouwd onderzoek aanbieden, dat aangeeft in welke fase hun Digital Workspace zich bevindt. Het resultaat van dit onderzoek geeft houvast bij het bepalen van de vervolgstappen. Ga je investeren in mensen, de technologie of de organisatie om uiteindelijk de organisatie slimmer en daardoor meer adaptief te maken.

Het onderzoek beperkt zich niet alleen tot technologie, maar gaat ook over mensen, de organisatie en de overlappingsgebieden. Hierdoor ontstaat een overzicht waarin de verschillende stakeholders bij elkaar komen, omdat al hun afzonderlijke doelen uiteindelijk samenkomen bij de medewerker. En dat maakt ons onderzoek helder. Governance is dan een logisch gevolg om de Digital Workspace, in te bedden in de organisatie. Zodat het een natuurlijk geheel wordt van een ‘connected’ manier van werken.

Het mag duidelijk zijn dat dit maar een snapshot is van de informatie en inzichten die we hebben opgedaan. Mocht je meer willen weten over bijvoorbeeld het internationale onderzoek dan kan je altijd met mij of een van mijn collega’s contact opnemen.