Zeven tips om je succes te vergroten met het juiste vertaalbureau

Nog te veel bedrijven hebben nauwelijks oog voor hoogwaardige vertalingen van bijvoorbeeld hun webshop, hun softwareproducten of hun gebruikersdocumentatie. Geheel ten onrechte, want uit onderzoeken blijkt keer op keer dat je met vertaalde content en applicaties scoort. Maar dan moet het wel goed gebeuren. Tot nu toe weinig met vertalingen te maken gehad? Hier zijn zeven tips om een geschikt vertaalbureau te kiezen er een effectieve werkrelatie mee op te bouwen. 

1) Benader de vertaalbehoefte bedrijfsbreed 

Uit kwaliteits- en kostenoogpunt is het verstandig al het vertaalwerk aan één dedicated partner uit te besteden – en het liefst ook door één persoon binnen je bedrijf te laten coördineren. Inventariseer daarom eerst wat voor vertalingen de diverse interne stakeholders zoal nodig hebben en wellicht al inkopen. Websitevertalingen? Softwarevertalingen? Juridische vertalingen? Marketingvertalingen? Of een mix daarvan? Om welke talen gaat het? Maak ook een inschatting van de volumes en de frequentie van het vertaalwerk. Met een goed inzicht in de algehele vertaalbehoefte stel je tijdens je online onderzoek veel gemakkelijker een shortlist van potentiële leveranciers op. 

2) Doe je huiswerk 

De vertaalbranche is grotendeels ongereguleerd. Dat wil zeggen dat in principe iedereen een vertaalbureau kan oprichten en exploiteren, ook zonder kennis van zaken. Doe daarom terdege onderzoek en laat je niet paaien door een mooie website of onwaarschijnlijk lage tarieven. Ga na of de beoogde partner volgens de ISO-norm voor vertaalbureaus (EN 15038) werkt, check reviews en vraag naar de mogelijkheid een (kosteloze) proefvertaling uit te laten voeren. Betrouwbare vertaalbureaus zijn meestal ook lid van een brancheorganisatie, zoals de VViN. 

3) Ga voor technologie 

Kies voor een vertaalbureau dat in de workflow consequent gebruikmaakt van technologische hulpmiddelen: CAT-tools, toepassingen voor terminologiebeheer en kwaliteitsborging, API’s voor koppeling aan contentmanagementsystemen enz. Zeker als je vaak vertaalwerk hebt, profiteer je dan van betere kwaliteit (door geautomatiseerde controle), minder voor- en nawerk (want vertalingen kunnen waarschijnlijk rechtstreeks in je CMS, applicatie of dtp-programma worden geïmporteerd) en lagere kosten (je krijgt korting voor het hergebruik van eerder vertaalde tekst). 

4) Voer regelmatig overleg 

Veel vertaalbureaus bieden de optie online een offerte aan te vragen. De vervolgcommunicatie gaat vaak via e-mail. Prima natuurlijk, maar af en toe een telefoongesprek of (post-corona) een face-to-face meeting kan zeer verhelderend zijn. Een professioneel vertaalbureau zal je het hemd van het lijf vragen over je wensen en uitleg geven over de workflow. Ongetwijfeld word je ook gewezen op aspecten waar je misschien nog niet aan had gedacht, zoals het voordeel van vertaalgeheugens, een bedrijfsspecifieke stijlgids of een op jouw branche toegespitste terminologiedatabase. 

5) Zet in op een langetermijnrelatie 

Elk bedrijf heeft een unieke cultuur en een eigen stijl van communiceren met prospects en klanten. Hoe vaker je terugkomt bij ‘jouw’ vertaalbureau, hoe beter het op je bedrijf raakt ingespeeld. Dat scheelt jou niet alleen tijd (je hoeft niet steeds van alles uit te leggen), maar resulteert ook in betere kwaliteit en – zie hierboven – waarschijnlijk lagere kosten. Misschien is het verleidelijk om telkens een ander bureau, met nóg scherpere tarieven, in te schakelen, maar uiteindelijk snijd je jezelf daarmee in de vingers; content is geen commodity als steenkool. 

6) Investeer in feedback 

Een degelijk vertaalbureau zal je altijd om feedback vragen, zeker in de eerste paar projecten. Is de stijl goed getroffen? Klopt de terminologie? Is in technisch opzicht alles goed gegaan? Als je serieus werk maakt van gerichte feedback, bijvoorbeeld door een vertaling in MS Word met ‘Wijzigingen bijhouden’ te corrigeren, weet je vertaalbureau nog sneller precies waar je naar op zoek bent. Je feedback wordt vastgelegd en dient bij het volgende project als leidraad. 

7) Benut de kennis van je vertaalpartner 

Zoals eerder gezegd: moderne vertaalbureaus zijn doorgaans behoorlijk tech savvy. Ben je van plan over te stappen op een ander CMS? Zoek je naar manieren om de tekst efficiënt uit je softwareapplicatie te exporteren? Of overweeg je een ander dtp-programma aan te schaffen voor de opmaak van je brochures? Leg je plannen dan voor aan je vertaalbureau. Grote kans dat er constructief met je mee wordt gedacht om een zo kosteneffectief mogelijke oplossing te implementeren. 

Zin om eens vrijblijvend met iemand van een ervaren vertaalbureau van gedachten te wisselen? Bij Directvertalen staan we je graag te woord. Wij zijn klaar voor de klik!