Incassobureau inschakelen: dit moet je weten

Een deel van de mensen in Nederland heeft wel eens te maken gehad met een incassobureau. Zo’n bedrijf wordt ingeschakeld wanneer een rekening of een factuur niet op tijd betaald is. 

De schuldeiser, meestal een bedrijf dat dat geld nog verwacht voor geleverde diensten of producten, wil met deze aanpak alsnog de rekening betaald zien worden. Maar: een incassobureau inschakelen gebeurt niet zomaar of altijd. Als ondernemer kun je ook zelf betaalherinneringen sturen. In dit artikel lees je meer over het inschakelen van zo’n bureau.

Wat doet een incassobureau precies?

Wanneer je een eigen bedrijf hebt, zijn je inkomsten vaak grotendeels afhankelijk van je klanten. Betaalt een klant je factuur vervolgens niet en heb je zelf al eens een herinnering gestuurd – zonder succes? Dan kan een incassobureau je helpen om ervoor te zorgen dat je je geld alsnog krijgt. Dat is de grootste functie van een incassobureau. Zij innen schulden in opdracht van een schuldeiser. Die schuldeiser betreft meestal een bedrijf maar soms ook zeker een particulier/consument.

Schakel je een incassobureau in dan heb jij als schuldeiser verder geen contact met de klant of degene die jou nog geld schuldig is. Alle vormen van contact worden overgedragen aan het incassobureau. Dat betekent dat zo’n bureau eigenlijk altijd in opdracht van de schuldeiser werkt. De kosten van zo’n bureau moeten natuurlijk ook worden betaald; deze worden bovenop de bestaande schuld gerekend. Er zijn vanuit Rijksoverheid wel regels omtrent incassokosten opgesteld waaraan gehouden moet worden.

Incassobureau inschakelen: wanneer doe je dat?

Je hoeft niet bang te zijn wanneer je een keertje vergeet om een rekening te betalen. Over het algemeen schakelen bedrijven niet direct een incassobureau in wanneer dat één keer gebeurt. Je rekening moet echt wel wat langer liggen dan dat. Als schuldeiser schakel je vaak pas een incassobureau in wanneer je al eens een herinnering hebt gestuurd en wanneer je al bent overgestapt op een aanmaning. Een aanmaning heeft vaak een wat zakelijke en afstandelijke toon in vergelijking met een betalingsherinnering. Hierin wordt dringend verzocht om de betaling te voldoen.

Wordt de rekening nog steeds niet betaald wanneer je herinneringen en aanmaningen hebt gestuurd? In dat geval is een incassobureau inschakelen een fijn idee. Zo’n bureau doet er namelijk alles aan om ervoor te zorgen dat jouw factuur of rekening gewoon betaald wordt. De schuldenaar moet hierbij onthouden dat het niet betalen van rekeningen alleen maar zorgt voor meer kosten, aangezien hij of zij ook de kosten van zo’n incassobureau moet betalen. Daarom is het belangrijk om je facturen en rekeningen zo snel mogelijk te voldoen.

Regels voor een incassobureau inschakelen

Er zijn een paar regels waar je rekening mee moet houden wanneer je van plan bent om een incassobureau in de arm te nemen en waar zo’n bureau zich aan moet houden. Denk onder andere aan de volgende punten:

• Voordat je een incassobureau inschakelt, moet je eerst minstens één betalingsherinnering hebben gestuurd. Ook moet je daarna een aanmaning versturen waarop staat vermeld dat er een incassobureau kan worden ingeschakeld wanneer er niet betaald wordt of wanneer er geen reactie komt.
• Degene die de schuld moet betalen krijgt na het versturen van de aanmaning alsnog 14 dagen de tijd om dit te doen.
• Ontvang je alsnog geen betaling dan is het zaak om een incassobureau in te schakelen. Voor de schuldenaar betekent dat dat er naast de rekening ook kosten moeten worden betaald voor het incassobureau. Het is belangrijk om op de aanmaning te vermelden hoe hoog die extra kosten worden wanneer je niet tijdig betaalt.
• Het kan voorkomen dat degene alsnog niet betaalt; ook niet wanneer een incassobureau contact heeft opgenomen. In dat geval wordt het geheel een gerechtelijke procedure wat nog meer geld (en tijd) kost voor de schuldenaar.
• Een incassobureau mag geen officiële documenten maken, zoas het maken van een dagvaarding. Wel mogen ze een conceptdagvaarding sturen waarbij zo’n bureau je wil overtuigen om te betalen.
• Ook mag een incassobureau niet doorgaan met aanmanen wanneer de schuldenaar protesteert tegen de rekening. In dat geval moet het hele proces op pauze worden gezet.
• Sommige bedrijven kiezen in plaats van voor een incassobureau inschakelen voor een gerechtsdeurwaarder. Het grootste verschil is dat een incassobureau geen beslag mag leggen op bezittingen of bankrekeningen. Je kunt dus niet uit je huis worden gezet door zo’n bureau. Een deurwaarder mag wel beslag leggen op spullen, geld en vastgoed. Maar: zo iemand inschakelen doe je niet direct; meestal ben je dan al een paar stappen verder in het proces. Een incassobureau inschakelen is iets dat je daarvoor nog doet.