In 10 stappen naar ERP software

1. Ga op zoek naar ERP voor uw branche

Zoek eerst op internet of bij collega’s naar ERP pakketten die al op uw branche gericht zijn. Dit scheelt namelijk in wederzijds begrip en kan zeker de helft van de doorlooptijd van het project schelen. Daarnaast worden alle beginnersfouten gelijk uit het project gehaald. Ook krijgt het project hiermee een jump-start: veel van wat er moet zijn, is er al. Dit verhoogt de motivatie onder uw kerngebruikers.

2. Selecteer 3 ERP leveranciers

Selecteer daarna drie verschillende soorten ERP pakketten van leveranciers die met een partnerstructuur werken. Dit verlaagt namelijk w verdor-lock in, omdat er niet van ERP pakket hoeft te worden gewisseld, als u van leverancier wil wisselen. Elke leverancier mag u in een demo overtuigen van het nut van zijn of haar pakket.

3. Intern projectteam samenstellen

Vervolgens stelt u intern een projectleider aan die gevoel met processen en automatisering heeft en die beslissingen kan en durft te nemen. Hij of zij wordt geflankeerd door één of twee kerngebruikers die meedenken vanuit het proces. Zelf houdt u ook vinger aan de pols.

4. Processen in kaart brengen

Vervolgens gaat u eerst zelf aan de slag. De projectleider en kerngebruiker brengen binnen twee weken uw eigen processen in kaart en deze houdt u voor aan de drie leveranciers. Op basis van deze procesbeschrijving mogen de leveranciers een indicatie van een een begroting uitbrengen, inclusief een vertaalslag van de processen naar hun oplossing. Dus geen ouderwetse vragenlijst (RFQ) waar iedereen op alles ”JA” antwoordt, maar juist een gericht document met procesbeschrijvingen. Hierop kan de leverancier zijn vaardigheid en ervaring kwijt.

5. Keuze maken

Op basis van de prijsindicatie, de vertaalslag op uw procesbeschrijving en het gevoel van de eerste demonstratie, maakt u een principekeuze voor één van de leveranciers.

6. Plan van aanpak

Met die leverancier gaat u een plan van aanpak maken, in samenwerking met de interne projectleider. Dit plan moet losstaan van de ERP implementatie zelf en ook als betaald adviestraject gezien worden. Betaald, omdat dit anders toch moet gebeuren en u zo mag verwachten dat de beste consultants en projectleiders erop gezet worden. De mensen die dit plan maken moet ook de implementatie uiteindelijk gaan doen.

7. Gap-analyse

Maak van de gevonden gaps tussen het systeem en uw proces een analyse. Verdient u hier vanuit uw huidige proces meer of minder geld mee of kunt u het ook doen op de manier waarop het systeem het standaard doet? Bij alle vragen waarop u antwoorden dat u er niet meer op verdient, kiest u ervoor om dit niet aan te laten passen.

8. Referentiebezoek

Probeer een referentiebezoek te regelen, nadat de eigen gaps in kaart zijn gebracht. Zo kunt ue namelijk eventuele uitdagingen bij een collega voorleggen.  Misschien heeft deze ze al opgelost of zijn er andere manieren om uw doel te bereiken. Laat ook de door u gekozen ERP leverancier praten met uw accountant. Hij kan zeker een bijdrage leveren aan de oplossingen en bovendien is het belangrijk deze ook bij het project te betrekken. Dat scheelt een hoop tijd en geld aan het eind van de eerste jaarafsluiting.

9. Aftrap van het project

Nadat alle werkzaamheden, gaps en oplossingen in kaart zijn gebracht en het proces rond is, organiseert u een aparte aftrap voor alle betrokkenen. Hierin moet een nieuwe demo gegeven worden door de leverancier. Deze aftrap is inclusief projectleider, programmeurs en de verkoper van de ERP leverancier. Dit zodat iedereen zich bewust is van wat er gaat gebeuren en hoe dit moet gebeuren.

10. Stick to the plan!

Houd consequent vast aan dit plan en zorg ervoor dat er om de zoveel tijd stuurgroepoverleg is. Hier moeten in elk geval de projectleiders en de verkoper van de ERP leverancier bij zijn.