In 3 stappen controle over alle templates binnen jouw organisatie
Als Manager IT of Digital Workplace Manager ben je eindverantwoordelijk voor de templates die de medewerkers over de gehele organisatie toepassen. Het blijkt vaak een uitdaging om de balans te vinden tussen de controle houden over de templates en het tevreden houden van verschillende afdelingen. De business wil voorzien worden van templates die tijdbesparend en gebruiksvriendelijk zijn en marketingcommunicatie vraagt om templates die zorgen voor eenduidige interne- en externe communicatie. Daarentegen is voor jou de controle over de templates belangrijk. Een herkenbare kwestie voor jou is; hoe manage je templates in een organisatie waarbij je verschillende belangen dient zonder zelf de controle te verliezen?
Stap 1: Kies voor één centrale online omgeving
Ten eerste is het belangrijk dat de templates, documenten en presentaties die over de gehele organisatie verspreid zijn, opgeslagen worden in een centrale online omgeving. Office 365 biedt de mogelijkheid om alle bestanden in één omgeving op te slaan in de cloud. Op deze manier weet jij precies welke templates er aangemaakt, verwijderd of gewijzigd zijn. Dit geldt voor zowel Word, Outlook, Excel en PowerPoint. Iedere wijziging die iemand in een template maakt, wordt automatisch opgeslagen. Hierdoor beschikken alle medewerkers over de meest recente versie van een template. De mogelijkheid van centraal beheer zorgen ervoor dat jij weet welke templates er actief zijn en het overzicht behoudt.
Stap 2: Brainstorm over de rechten en rollenstructuur
Nu je zelf de controle over de templates hebt, luidt de volgende vraag hoe je de rechten gaat managen. De rechten om templates te wijzigen, kunnen op verschillende manieren toegewezen worden. Templates kunnen ingedeeld worden naar afdeling, groep of individuen binnen de organisatie. Binnen een organisatie kan bijvoorbeeld onderscheid gemaakt worden in de groepen voor management, sales, marketingcommunicatie, development, enzovoorts. Mogelijk dienen deze groepen verschillende toestemmingen en licentieprovisies te ontvangen. Zo gebruiken de medewerkers van sales andere templates dan de medewerkers van development. Om ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft tot de juiste templates, ken je bepaalde rechten toe. Dit kan gaan om rechten voor groepen, afdelingen of individuen. Maar bepaalde templates dienen ook beschikbaar te zijn voor meerdere groepen of zijn gerelateerd aan functies. Om de juiste rechten toe te kennen en aan de juiste personen of groepen, heb je extra tools nodig naast Office 365.
Stap 3: Denk na over de beschikbare tools naast Office 365
Als je Office 365 in huis hebt, heb je via de Office store toegang tot duizenden apps om je Office-ervaring te verrijken. In de Office store kun je vaak gratis apps downloaden en uitproberen. Bijvoorbeeld om al je communicatie (o.a. PowerPoint presentaties) op consistente wijze te designen, managen en delen. Of om je Word documenten en je Outlook mailtjes consequent op dezelfde manier te ondertekenen. De standaard functionaliteit van Office 365 stopt hier. iWRITER 365 geeft hier antwoord op. Meer weten? Vraag dan eens vrijblijvend een demo aan! Of schrijf je in voor het webinar.