10 aandachtspunten voor een succesvolle Microsoft Teams implementatie

Laatste update 04 juli 2022

Het gebruik van Microsoft Teams is in de afgelopen periode explosief gestegen. We zien dat Teams opeens gebruikt wordt in organisaties die:

Eigenlijk nog niet met Teams aan de slag wilden gaan, maar nu wel moeten.
Plannen aan het maken waren voor de uitrol van Teams en dit nu versneld hebben gedaan.
Teams al hadden uitgerold, maar waar het gebruik niet van de grond kwam (en nu wel).

Het aanzetten van Teams is heel eenvoudig. Toch zijn er een hoop aandachtspunten om echt succesvol met Teams aan de slag te gaan. Met deze 10 tips maak je het werken met Teams leuker, veiliger en houd je er grip op!

1. Communiceer waarvoor Teams gebruikt wordt in de organisatie

Deze lijkt logisch, maar wordt vaak vergeten. Wordt Teams gebruikt als vervanger voor SharePoint voor het opslaan en samenwerken aan documenten? Of alleen voor chat en bellen? Maak een duidelijk ‘When to use what’ verhaal zodat gebruikers weten wat de plek van Teams in de organisatie is. Het gevaar is dat gebruikers Teams zien als weer een extra applicatie erbij in plaats van een tool waarmee je gefocust kunt samenwerken en kennis kunt delen.

2. Geef training & uitleg over de werking van Teams

Zorg voor de juiste training en uitleg over Teams. De ene gebruiker pakt het werken in Teams heel makkelijk op, de ander heeft uitleg en training nodig in de vorm van video’s, FAQ’s en webinars. Organisaties die niet een centraal support/ opleidingsportaal hebben, adviseren we om een SharePoint communication site in te richten over het werken met Teams (of breder over het werken met Microsoft 365). Zo’n pagina is vaak heel snel in te richten. Veel content is beschikbaar op openbare websites van Microsoft, zoals de Microsoft Tips pagina en de Microsoft 365 training pagina. Weet dat dit vooral uitleg is over hoe de knoppen werken. Licht in je eigen webinars of Quick Reference Cards ook het ‘hoe’ en ‘waarom’ toe.

3. Bepaal wie nieuwe Teams omgevingen mogen aanmaken

Een valkuil van Teams is dat je zeer gemakkelijk nieuwe Teams aanmaakt. Dit kan al snel een chaos worden. Maak een bewuste keuze of iedereen Teams omgevingen mag aanmaken, of dat je dit belegt bij een selecte groep mensen. Zo’n centrale communication site waar uitleg wordt gegeven over het werken met Teams is vervolgens ook de uitgelezen plek om een eenvoudig aanvraagformulier neer te zetten waarmee gebruikers een Teams omgeving kunnen aanvragen. Op die manier houd je de controle over de Teams omgevingen die worden aangemaakt.

4. Stel beleid op voor het delen met externen

Stel in of je met Teams en Skype (for Business) gebruikers van andere organisaties wilt kunnen communiceren (External Access) en of externen lid kunnen worden van Teams omgevingen (Guest Access). Met Teams is het makkelijker om content te delen met externen dan bijvoorbeeld in een SharePoint site. Dit kan tot situaties leiden waarbij de ene gebruiker de Teams omgeving gedeeld heeft met externen en waarbij een andere gebruiker documenten in de Teams omgeving plaatst die niet bedoeld zijn voor externen.

5. Stel beleid op rondom de naamgeving van Teams

Denk na over hoe je de naamgeving van je Teams inricht. Als je Teams gebruikt voor het samenwerken in projecten, hanteer dan bijvoorbeeld de conventie “Project: [naam van het project]”. Op deze manier zijn Teams omgevingen voor projecten duidelijk herkenbaar en terug te vinden. Stel verder in welke namen NIET voor Teams omgevingen gebruikt mogen worden als medewerkers zelf Teams aanmaken, zoals HR, MT, CEO of Payroll.

6. Bepaal welke Teams apps je toestaat

Standaard kunnen gebruikers ruim 500 apps ontdekken en gebruiken in Teams. Heel nuttig als het apps zijn waar de organisatie bewust voor gekozen heeft, maar minder handig als je als organisatie het aantal tools waarin content gedeeld wordt wilt beperken. Block de apps die je gebruikers niet wilt laten gebruiken. Stel policies in waarbij je onderscheid kunt maken tussen Microsoft apps, Third party apps (zoals SurveyMonkey en Trello) en zelf ontwikkelde Custom apps.

7. Licht de helpdesk in

Vergeet niet om ook de helpdesk te voorzien van de juiste informatie zodat ze de vragen rondom Teams kunnen beantwoorden. Hoeveel uitleg je ook geeft, gebruikers zullen altijd de helpdesk blijven bellen als ze er zelf niet uitkomen. Zorg ervoor dat de helpdesk op de hoogte is van de gekozen instellingen in Teams en hetzelfde verhaal vertellen.

8. Zorg voor betrokkenheid van het management

Als het management zelf Teams actief gebruikt, is dat een grote motivatie voor de rest van de organisatie om ook Teams te gebruiken. Organiseer specifieke inspiratie of trainingssessies voor het management om voorbereid te zijn op deze voortrekkersrol. Een korte video waarin het management oproept om met Teams te werken helpt vaak ook!

9. Zet een verval beleid op Teams

Om grip te houden op de vele ad-hoc Teams omgevingen die aangemaakt worden, kun je een verloop termijn van bijvoorbeeld 180 dagen instellen. Als er in die termijn geen activiteit in het Team is en de eigenaren van het Team reageren niet op de “Renewal” e-mails, dan wordt het Team automatisch verwijderd.

10. Monitor het gebruik van Teams

Inventariseer en communiceer hoe het gebruik van Teams is toegenomen. Je vindt dit in het Microsoft 365 admin center onder Reports > Usage. Ook kun je de Microsoft 365 gebruiksanalyse inschakelen dat meer inzicht geeft en breder gedeeld kan worden in de organisatie (dit vereist wel een Power BI licentie).

Modern Workplace Maturity Model

Deze 10 aandachtspunten komen uit ons Modern Workplace Maturity Model. Dit model geeft een compleet overzicht van de onderwerpen waar je invulling aan moet geven om gecontroleerd, veilig en succesvol Teams en Microsoft 365 te implementeren.

Wil je meer weten? Laat het ons weten!