Zonde 6 bij de vorming van een OD: digitaliseren zonder plan
Veel omgevingsdiensten willen digitaal werken, maar hebben hiervoor gegevens nodig van de organisaties waarvoor zij deze taken uitoefenen. Deze organisaties hebben veelal nog papieren dossiers voor vergunningverlening en handhaving. Een mooie oplossing is het digitaliseren van deze dossiers.
Vaak wordt hierbij niet nagedacht over de wijze waarop de dossiers moeten worden gescand, om toekomstig gebruik optimaal te ondersteunen. Wat wordt de functie van de dossiers? Hoe moeten de dossiers worden gebruikt na scanning? De focus ligt al snel op het digitaliseren zelf en niet op het toekomstig gebruik van digitale dossiers of delen er van. Dit heeft tot gevolg dat hele dossiers door de scanner worden gehaald.
Dat hoeft op zich geen enkel probleem te zijn, bijvoorbeeld wanneer het dossier alleen als archiefstuk of naslagwerk wordt gebruikt na scanning. Maar bij dagelijks gebruik van digitale dossiers kan een verfijning op (sub) onderwerpen, tabs of zelfs documenten van grote waarde zijn. Bijvoorbeeld: het kost een handhaver veel tijd als hij of zij elke dag één PDF-bestand van 200 pagina’s moet doorzoeken om de juiste informatie te vinden. De handhaver boekt daarentegen elke dag veel tijdswinst wanneer hij/ zij de juiste documenten of informatie snel kan vinden omdat deze overzichtelijk worden/ wordt aangeboden op (bijvoorbeeld) onderwerpsniveau. Het zoeken is in dit geval veel minder intensief, minder tijdrovend en dus minder duur.
Analoge structuur van het dossier
Een tweede probleem met digitaliseren vanuit het nu is dat de structuur van het bestaande, papieren dossier gericht is op de analoge wereld. De indeling is op onderwerpen gebaseerd en in tabs ondergebracht en door meerdere mensen gevuld. Deze indeling sluit vaak niet aan op het (toekomstige?) procesmatig digitaal werken binnen een omgevingsdienst.
Onze tip: denk van tevoren goed na over het gebruik van het digitale dossier. Is het gebruik niet intensief dan is in het enkele geval dat u het dossier nodig heeft, meer zoektijd acceptabel. Hoe intensiever het gebruik, hoe verstandiger het is om die digitale documenten of informatie overzichtelijk en geclusterd aan te bieden. Bijvoorbeeld door per tab of documentsoort te scannen en in uw DMS of CMS te plaatsen. De investering voor digitalisering zal hoger zijn, maar wordt door minder zoektijd bij toekomstig gebruik terugverdiend.