Zonde 5 bij de vorming van een OD: de verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer niet goed vastleggen
Veel omgevingsdiensten hebben inmiddels een archiefverordening en een archiefbesluit vastgesteld of ze zijn druk bezig om deze documenten op te stellen. Als deze documenten zijn vastgesteld is de archivering goed geregeld – toch?
Het bestuur van de omgevingsdienst heeft alleen de zorg over het ‘eigen’ archief zoals de personeelsdossiers, de financiële administratie en de eigen beleidsstukken. De stukken die voortkomen uit het uitvoeren van taken in mandaat blijven onder de zorg van de opdrachtgevers. Dat betekent echter niet dat de omgevingsdienst die documenten niet zou kunnen beheren en archiveren. Er moeten echter wel goede afspraken worden gemaakt met de opdrachtgevers over wie waarvoor verantwoordelijk is.
Worden de stukken na afhandeling gearchiveerd bij de omgevingsdienst, dan zijn er goede afspraken nodig met de opdrachtgevende partijen over het archiefbeheer door de omgevingsdienst. Regel het archiefbeheer goed, bijvoorbeeld in een beheersovereenkomst of door het beheer van deze stukken expliciet op te nemen in het mandaat of de dienstverleningsovereenkomst.
Maak goede afspraken
Zorg er als omgevingsdienst voor dat de stukken van de verschillende opdrachtgevers onderscheiden zijn en denk na over wat er met de archieven moet gebeuren in het geval er een partij uittreedt of als de omgevingsdienst wordt ontbonden. Denk ook aan afspraken over vernietigen (verwijderen) van documenten of, bij blijvend te bewaren archiefbescheiden, aan ‘overbrengen’ naar een digitaal depot. Het merendeel van de omgevingsdiensten werkt alleen digitaal (of heeft de ambitie dit te gaan doen). Maak met de opdrachtgevers goede afspraken over de verdeling van de kosten van het archiefbeheer.
Uitwisseling
Als alle stukken na behandeling worden gearchiveerd bij de opdrachtgever, dan is het van belang om goede afspraken te maken over juiste en volledige de uitwisseling van de originele (digitale) stukken. De omgevingsdienst heeft de sommige stukken nog wel nodig voor de verdere taakuitvoering. Als er voor deze oplossing gekozen is, dan kan de omgevingsdienst zelf werkkopieën houden of afspraken maken over een soepele inzage bij de opdrachtgever.
Het is voor de omgevingsdienst wel zo prettig om met alle opdrachtgevers dezelfde set van afspraken te maken. Verschillende afspraken met verschillende opdrachtgevers (bijvoorbeeld voor de ene opdrachtgever wel beheren en voor de andere niet) maakt het werk voor de omgevingsdienst onnodig belastend en de kans op fouten groter.