Kennisportal
Kennisportal is een kennisplatform met een focus op de brede doelgroep Business en IT.

Zo maak je flexibele adressering met velden

iWRITER sjabloonontwerpers willen vaak één basissjabloon maken, die ze voor verschillende brieven kunnen gebruiken. Echter, de adressering is vaak anders. Zo zijn er drie variaties: een brief gericht aan een bedrijf mét contactpersoon, zonder contactpersoon of aan een privépersoon. Wil je binnen één sjabloon verschillende adresseringen gebruiken? Dan kun je dit eenvoudig met iWRITER-vraagvelden realiseren. In deze blog laat ik je stapsgewijs zien hoe je op zeer eenvoudige wijze een flexibele adressering maakt.

Blog_adressering_afb1

1. Vraagvelden maken

De eerste stap is het maken van vraagvelden. Vraagvelden zijn velden die door een gebruiker (medewerker) worden ingevuld of die worden ingevuld met gegevens uit een ander systeem. In dit voorbeeld gebruik ik de volgende vraagvelden:
• Organisatie
• Straat
• Huisnummer
• Postcode
• Plaats
• Contact_geslacht
• Contact_voorletters
• Contact_tussenvoegsel
• Contact_achternaam

Blog_adressering_afb2

Voor het veld ‘Contact_geslacht’ gebruik ik een lijst (met de eigenschap ‘tekst meerdere regels’), die de volgende waarden heeft:
• M de heer
• V mevrouw
• M/V de heer/mevrouw

Ook is er een lege waarde, voor het geval er geen contactpersoon is. Hiervoor wordt een speciale aanduiding gebruikt, namelijk:
• (nodata) (nodata)

2. Vraagvelden invoegen

De tweede stap is het invoegen van de vraagvelden in de sjabloon. Ik maak voor sommige velden gebruik van ‘Veldcodes’. Met een veldcode kun je een enter (alinea einde) of een spatie meegeven aan de waarde van een veld. Voor de volgende vraagvelden gebruik ik de veldcode ‘alinea einde na’:
• Organisatie
• Achternaam

Dit betekent dat als het veld ‘Organisatie’ gevuld is, er een enter wordt gegeven. Is het veld leeg, dan wordt er niets getoond (ook geen enter).

Voor de volgende velden gebruik ik de veldcode ‘spatie na’:
• Contact_geslacht
• Contact_voorletters
• Contact_tussenvoegsel
De velden met veldcode zijn achter elkaar, zonder spaties, ingevoegd. Het resultaat in de sjabloon ziet er als volgt uit:

Blog_adressering_afb3

3. Resultaat flexibele adresering testen

Als de vraagvelden zijn aangemaakt en ingevoegd, ga ik controleren of alles goed werkt door het testen van de adressering gericht aan een bedrijf mét contactpersoon. Daarvoor maak ik een brief, waarin ik alle velden invul. Dit resulteert in de volgende adressering:

Blog_adressering_afb4

In de tweede situatie laat ik de gegevens van de contactpersoon weg, zodat ik de organisatie en het adres overhoud. Dan ziet de adressering er als volgt uit:

Blog_adressering_afb5

Tenslotte test ik de derde situatie; een brief gericht aan een privépersoon waarbij ik het veld ‘organisatie’ niet invul, maar de gegevens van de contactpersoon wel. Nu ziet de adressering er als volgt uit:

Blog_adressering_afb6

4. Optioneel: uitbreiden met ‘T.a.v.’

In de eerste situatie, waarin je een bedrijf met contactpersoon aanschrijft, kun je ‘T.a.v. ‘ voor de gegevens van de contactpersoon plaatsen. Hiervoor maak ik gebruik van een conditioneel veld. Een conditioneel veld biedt de mogelijkheid om op basis van een regel (conditie) een bepaalde uitkomst te tonen, zie de blog over het conditionele veld. Het conditionele veld noem ik ‘TAV’. De waarde bij ‘waar’ laat ik leeg en de waarde bij ‘onwaar’ is ‘T.a.v.’ (let op de spatie na de laatste punt). De regel (conditie) die daarbij hoort is: Of Contact_achternaam is ‘leeg’ of Organisatie is ‘leeg’ – zie de schermafbeelding.

Blog_adressering_afb7

Dit veld met ‘T.a.v.’ voeg je vervolgens tussen Organisatie en Contact_geslacht in, zonder spaties. Als ik nu een brief maak en alle velden vul, dan ziet de adressering er als volgt uit:

Blog_adressering_afb8

Meer weten over flexibele adressering?

Bovenstaande beschrijving is slechts één voorbeeld uit de vele adresseringsmogelijkheden. Het voorbeeld laat zien hoe je eenvoudig en snel een flexibele adressering kunt maken in een sjabloon door het aanmaken en toevoegen van vraagvelden, veldcodes en een conditioneel veld. Ingewikkelde formules zijn verleden tijd. In onze training genaamd ‘iWRITER Designer Advanced Training’ laten we graag zien wanneer en hoe je vraagvelden in combinatie met veldcodes en conditionele velden gebruikt. Neem contact op voor meer informatie over de training.

Misschien ook interessant