Zo maak je de juiste content in Project Cortex zichtbaar

Project Cortex maakt kennismanagement binnen organisaties makkelijker, beter, minder tijdrovend en schaalbaar. Maar hoe zit het eigenlijk met security? Als je als gebruiker met Cortex makkelijker kennis en informatie kunt vinden. Hoe zorg je er dan voor dat iedereen de juiste content ziet? En voorkom je dat gevoelige informatie onbedoeld naar boven komt drijven?

Met de komst van Delve enkele jaren geleden werd voor veel organisaties pijnlijk inzichtelijk dat informatie te breed werd gedeeld. Doordat de rechten en rollen niet goed ingericht waren, werden documenten ineens onbedoeld zichtbaar voor de gehele organisatie. Loert voor Project Cortex niet hetzelfde gevaar? Jazeker. In deze blog vertellen we je hoe je ervoor zorgt dat alleen de juiste content beschikbaar wordt.

Het algoritme 

Onder de naam ‘Project Cortex’ ontwikkelde Microsoft een algoritme dat alle content binnen een organisatie in kaart brengt. Het algoritme organiseert content automatisch in onderwerpen, ook wel topics genoemd. Binnen zo’n topic organiseert het algoritme documenten in een ‘kennisnetwerk’, waardoor gebruikers vanuit ieder document kunnen doorklikken naar andere topics, andere content en contactgegevens van experts in een topic. Deze topics worden door het algoritme gegenereerd op basis van de aanwezige content.

Wie ziet wat?

Project Cortex maakt gebruik van de huidige search index binnen SharePoint en respecteert de bestaande rollen en rechten in jouw organisatie. Informatie en data waar een gebruiker geen rechten op heeft zullen dus niet getoond worden. Je zult dus, als rollen en rechten goed zijn ingericht, geen informatie vinden waar jij geen recht op hebt.

Maar het mooie is dat ook instellingen rondom retentie, data sovereignty en informatie barriers worden gerespecteerd. Dat betekent bijvoorbeeld dat data die met behulp van retentie beleid verwijderd is, ook op tijd uit jouw kennisbank wordt verwijderd.

Kies welke bronnen Project Cortex mag gebruiken

Project Cortex werkt met topics. Om topics te vinden zul je als beheerder een aantal dingen moeten configureren. Project Cortex begint met een kennisnetwerk waar je configureert welke bronnen gebruikt mogen worden. Het configureren biedt drie opties:

1. Alle SharePoint sites
2. Alle SharePoint sites met uitzondering van
3. Alleen geselecteerde SharePoint Sites

Voor de sites die je selecteert zullen de bestaande rollen en rechten blijven gelden. Op basis van deze sites probeert Project Cortex te bepalen welke topics gevonden mogen worden. Maar ook bij de topics kun je informatie uitsluiten. Je kunt ervoor kiezen om topics uit te sluiten op basis van een lijst (CSV) met namen. Of je kunt topics uitsluiten op basis van termen uit de termstore. Dit laatste is vooral handig als de taxonomie al wordt gebruikt om informatie te taggen.

Eenvoudig informatie uitsluiten

Door de juiste bronnen te configureren kun je dus, als beheerder van het kennisnetwerk, eenvoudig content uitsluiten. Het proces dat Project Cortex gebruikt zal de informatie dan niet gebruiken. Daarnaast heb je in de configuratie als beheerder ook de mogelijkheid om te bepalen wanneer de topics zichtbaar zijn. Op die manier kun je topics alleen beschikbaar maken voor een gedeelte van jouw organisatie.

Zoals eerder aangegeven maakt Project Cortex gebruik van de search index binnen SharePoint en worden bestaande rechten gerespecteerd. Sites die zijn ingericht met rollen en rechten zullen dus als zodanig worden meegenomen. Sites waarop jij als gebruiker geen rechten hebt zul je dus ook niet vinden onder de topic cards. Sites waar iedereen toegang toe heeft zijn natuurlijk wel zichtbaar.

Juist omdat de search index wordt gebruikt kun je ook eenvoudig sites uitsluiten als site eigenaar. Door gebruik te maken van de ‘NoIndex’ instellingen kun je een hele site of bibliotheek uitsluiten van de zoekindex. Sites of bibliotheken die op die manier worden uitgesloten komen ook niet terug in de door Project Cortex gegenereerde topics en overzichten. Het toepassen van deze instellingen kun doen onder de site instellingen bij het kopje ‘Search and offline availability’. Daar heb je de mogelijkheid om de instelling ‘Indexing site content’ uit te schakelen. Zodra deze instelling is gezet wordt de gehele site of bibliotheek uitgesloten van de zoek index. Project Cortex zal vanaf dat moment geen informatie meer uit deze site gebruiken. Deze instellingen zijn ook toe te passen met PowerShell.

Informatie architectuur

Het wordt met Project Cortex dus nog belangrijker om na te denken over jouw informatie architectuur en beslissingen te nemen over het inrichten van een herhaalbaar proces voor het aanmaken van samenwerking omgevingen.

Het is ook mogelijk om de ‘Noindex’ instellingen op te nemen in een sjabloon zodat je al bij het aanmaken van een site uitsluiting kunt regelen. Met een dergelijk sjabloon kun je ervoor kiezen dat elke site een bibliotheek met vertrouwelijke documenten hebben die niet in Project Cortex wordt getoond.

Er zit wel een nadeel aan deze instelling, bij grote bibliotheken kun je helemaal niet meer zoeken. Het wordt dus voor gebruikers minder makkelijk om informatie te vinden. Het uitsluiten van bibliotheken of sites uit de zoek index zal dus met beleid moeten worden toegepast. Dit om te voorkomen dat je gebruikers helemaal geen informatie meer kunnen vinden.

Ben jij klaar voor Project Cortex?

Om met Project Cortex aan de slag te gaan is de belangrijkste stap dus het hebben van data en een duidelijke rechten structuur. Als je al informatie opslaat in SharePoint, en je hebt al nagedacht over wie waarbij mag ben je zo goed als klaar om er mee aan de slag te gaan. Denk nog wel goed na of je misschien sites wilt uitsluiten als ze vertrouwelijke informatie kunnen bevatten. Sites als de HR-site met personeelsdossiers wil je wellicht niet terug zien komen.

Microsoft heeft goed nagedacht over de mogelijkheden en er zijn voldoende handvaten om deze uit te sluiten. Vertrouwen is echter moeilijk te sturen en als mensen informatie zien die zie niet verwachten kun je moeilijke vragen verwachten. Zorg er dus voor dat je kunt uitleggen welke informatie wel en niet zichtbaar is, en waarom dit zo is.

Wil je meer weten over Project Cortex en hoe je het binnen jouw organisatie kunt toepassen? Laat het ons weten. We vertellen je er graag meer over.