Kennisportal
Kennisportal is een kennisplatform met een focus op de brede doelgroep Business en IT.

Zo implementeer je een ERP-systeem in je organisatie

Als kmo-ondernemer in de handel sta je voor verschillende uitdagingen: je moet voorraden efficiënt beheren, productieprocessen zo gestroomlijnd mogelijk organiseren en je productie afstemmen op de vraag van de klant. ERP helpt als centraal instrument bij het regelen van al deze bedrijfsprocessen. De implementatie ervan lijkt soms een uitdaging. Je ontdekt in dit artikel met welke cruciale stappen je succesvol een ERP-systeem implementeert in je organisatie.

Bereid de keuze voor je ERP-systeem goed voor

Als je besluit om een ERP-systeem te integreren in je organisatie, zal je ontdekken dat er een gevarieerd aanbod aan ERP-systemen is. Tegelijkertijd is het kiezen ervan waarschijnlijk niet je dagelijkse bezigheid. Hoe bereid je je dan goed voor op deze keuze?

Het kiezen van een juist ERP-systeem begint bij een analyse van je eigen organisatie. Wat zijn de belangrijkste bedrijfsprocessen? Tegen welke uitdagingen loop je aan? Waar zit de grootste inefficiëntie? Focus daarbij eerst op je eigen organisatie en leg later pas de link met de meest geschikte oplossingen. Zo vergroot je de kans dat je een goede aansluiting vindt.

Wanneer je een goed beeld hebt van je huidige situatie, kijk je naar de verschillende aanbieders. Zo hebben sommige leveranciers van ERP-systemen specifieke kenmerken die goed aansluiten bij je wensen. Gebruik de analyse van je eigen organisatie als een soort checklist waarmee je de verschillende aanbieders kan vergelijken.

Voorbeeld
Als je als productiebedrijf worstelt met het handmatig bijhouden van voorraadniveaus en productieplanning kan je waarschijnlijk beter focussen op ERP-systemen die geavanceerde voorraadbeheer- en productieplanningsfuncties hebben.

Maak een planning voor de implementatie van je ERP

Eens je voor een ERP-systeem hebt gekozen, volgt een belangrijke interne stap: het voorbereiden van de implementatie. Met een gedetailleerd implementatieplan maak je de overgang zo soepel mogelijk. Je neemt de tijd om het implementatieproces in kaart te brengen met alle benodigdheden, tijdlijnen en verantwoordelijkheden. Zorg ervoor dat je alle relevante belanghebbenden hierbij betrekt.

Een gedetailleerd implementatieplan is essentieel voor een vlotte overgang naar het nieuwe ERP-systeem. Neem de tijd om alle aspecten van het implementatieproces in kaart te brengen, inclusief de benodigdheden, tijdlijnen en verantwoordelijkheden van het team. Informeer alle belanghebbenden. Zo zorg je ervoor dat iedereen bekend is met hun rol en verantwoordelijkheden tijdens de implementatie.

Houd hier rekening mee in je voorbereiding

  • Definieer duidelijke doelstellingen voor het project en identificeer de belangrijkste stakeholders.
  • Identificeer potentiële obstakels en ontwikkel een plan om ze te voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan budgetoverschrijdingen.
  • Stel een gedetailleerde tijdlijn op met realistische mijlpalen voor de implementatie, inclusief de testfases en lancering.

Plan trainingen en vergroot acceptatie onder medewerkers

Grote interne veranderingen roepen bijna altijd weerstand op. Met een ERP-implementatie vervang je oude, bekende processen voor een nieuw systeem. Acceptatie kan dan een uitdaging zijn. Toch werkt het systeem alleen optimaal als iedereen erin gelooft.

Veel organisaties kiezen ervoor om een kick-off sessie te houden met de belangrijkste belanghebbenden. Tijdens deze sessie betrek je hen in de redenen voor de verandering. Met regelmatige vervolgsessies – bijvoorbeeld workshops – kan je ze steeds meer hands-on ervaring laten opdoen. Zo raken ze vertrouwd met de functionaliteiten van het ERP-systeem.

Het is daarnaast goed om interne ambassadeurs aan te wijzen met kennis van het systeem. Zij kunnen hun collega’s actief ondersteunen tijdens de overgang.

Sta tijdens de implementatie altijd open voor feedback. Vraag dus actief naar feedback bij je medewerkers. Zo ben je goed op de hoogte van hun ervaringen, suggesties en zorgen. Door actief te luisteren kan je op tijd bijsturen.

Blijf monitoren en evalueren na de implementatie

Is het ERP-systeem succesvol geïmplementeerd? Dan heb je je belangrijkste doel behaald! Het is belangrijk om ook dan alert te blijven op de impact van het systeem op je organisatie. Evalueer dus regelmatig hoe het systeem presteert. Kijk of het voldoet aan je verwachtingen. En peil bij medewerkers of de efficiëntie op papier ook daadwerkelijk ervaren wordt door de medewerkers ‘op de vloer’.

Het opstellen van KPI’s helpt je om de prestaties van je ERP-systeem te meten. Denk aan de tijd die nodig is voor orderverwerkingen, of de nauwkeurigheid van voorraadniveaus.