Zaakgericht werken nog een brug te ver?

Zaakgericht werken is veel meer dan het invoeren van een zaaksysteem. De praktijk heeft ons geleerd dat de impact op organisaties groot is. Processen moeten tot op detailniveau worden uitgewerkt en vastgelegd en veel medewerkers moeten op een andere manier gaan werken. Voor veel organisaties is dit nogal wat. Sterker nog, voor veel organisaties gaat het te ver om deze stap in één keer te maken. Dit is jammer want zaakgericht werken kan een middel zijn om de dienstverlening naar klanten en burgers te verbeteren. Wat als ik u zou vertellen dat er een tussenstap is, waarbij de impact op de organisatie veel minder groot is, maar waar uw organisatie wel een belangrijke en duurzame stap zet richting een zaakgerichte organisatie. Deze oplossing is nog niet bij heel veel mensen bekend, dus hoog tijd voor wat aandacht. Het heet zaakgericht archiveren!

Wat is zaakgericht archiveren?

Zaakgericht archiveren kunt u zien als een concrete stap richting zaakgericht werken. De nadruk bij zaakgericht archiveren ligt op het compleet maken van een dossier gedurende de behandeling, op basis van een zaakgerichte indeling. In tegenstelling tot zaakgericht werken wordt hier geen gebruik gemaakt van statusovergangen. Er wordt nog meer vertrouwd op de kennis en kunde van de behandelaar. Een behandelaar kan zelf bepalen wanneer er een nieuwe zaak wordt aangemaakt en doorloopt vervolgens zelf het proces, zonder dat de software hierbij vaste criteria vereist bij een statusovergang.

Waarom werkt dit drempelverlagend?

Een zaaksysteem verdeeld processen in statussen en ondersteunt daarmee de zaakbehandelaar bij dit proces. Het proces is van a tot z gedefinieerd en er is precies bepaald wat er nodig is om van status a naar status b te komen. Om dit te realiseren moet ieder zaakgericht proces bekend en beschreven zijn. Bij zaakgericht archiveren is dit niet nodig: hier wordt alleen gevraagd naar de dossiergerichte onderwerpen, zoals zaaktype, documenttypen en archiefgegevens. De kenniswerkers zijn zelf verantwoordelijk voor voortgang en afsluiting van het proces. Voor gedefinieerde documenttypen per dossiersoort bepalen op welke wijze een dossier gevuld kan worden. Voor medewerkers is dit een leerproces voor het vormen en samenstellen van hun dossiers.

Wat is het voordeel van zaakgericht archiveren?

Bij zaakgericht archiveren wordt er een belangrijke stap gezet in het verbeteren van de dienstverlening. De vraag van de klant (een zaak) wordt leidend gemaakt en de zaakbehandelaars worden door het systeem geholpen bij het opzetten van een compleet zaakdossier met de juiste metadata en vernietigingstermijn. De behandelaar heeft hierdoor geen verregaande archiefkennis nodig.

Hoe werkt dit?

Net als een zaaksysteem maakt zaakgericht archiveren gebruik van een zaaktypecatalogus (ZTC). In de ZTC wordt bepaald welke zaken aangemaakt kunnen worden en welk type documenten hier bij horen. Wanneer een zaakbehandelaar het eerste document ontvangt dat bij een zaak hoort, dan maakt hij een zaak aan. Met deze actie wordt er een zaakdossier gecreëerd. Vervolgens kunnen er documenten worden toegevoegd aan het dossier, maar alleen die documenten die gedefinieerd zijn in het ZTC.

Voordelen hiervan zijn:

• Automatische dossiervorming op basis van het zaaktype (bijvoorbeeld: sollicitatie)
• Per dossier is op basis van het ZTC bepaald welke documenttypen (bijvoorbeeld: CV) opgeslagen mogen worden. Documenten krijgen automatisch de juiste metadatering mee (ook weer op basis van de definities in het ZTC). Hierdoor worden deze documenten duurzaam opgeslagen en blijven deze toegankelijk voor zo lang als dat nodig is.
• Bij het sluiten van het dossier vindt er een controle plaats op de compleetheid van het zaakdossier. Bijvoorbeeld: bij het zaaktype ‘sollicitatie’ kan een resultaattype zijn: ‘aangenomen’.  Een vereist document bij dit resultaattype is C.V. Op basis van de ZTC wordt de juiste bewaartermijn toegekend.

Tussenstap of eindstation?

Indien uw organisatie wil groeien richting zaakgericht werken dan is zaakgericht archiveren een goede stap voorwaarts. U zet een belangrijke efficiencystap en de mensen in uw organisatie kunnen wennen aan het denken op een zaakgerichte manier. Aan de technische kant spreekt deze oplossing dezelfde taal als die van een zaaksysteem (CMIS). Overigens hoeft zaakgericht archiveren niet perse een tussenstap te zijn. Om uiteenlopende redenen kan uw organisatie er ook voor kiezen om zaakgericht archiveren als eindpunt te beschouwen in het groeien naar een zaakgerichte organisatie.

Met Zaakgericht Archiveren legt een organisatie een stevig fundament voor procesoptimalisatie, zowel in systemen als in de hoofden van de zaakbehandelaars. In een volgend artikel zoomen we in op het groeipad dat doorlopen kan worden om in fases te groeien naar een volledig zaakgerichte organisatie.

Auteur: Rowenna Hameleers-Ronckers, BCT