Kennisportal
Kennisportal is een kennisplatform met een focus op de brede doelgroep Business en IT.

Zaakgericht werken gaat verder dan de muren van het gemeentehuis

Mijn vrouw en ik zijn bijna 20 jaar gelukkig getrouwd. We hebben
een traditionele rolverdeling. Ik heb een baan en mijn vrouw is
verantwoordelijk voor het huishouden. We voelen ons daar allebei
prima bij. Mijn vrouw is verantwoordelijk voor alle zaken in het
huishouden. Als ik iets wil weten over de status van een bepaalde
zaak dan kan ik altijd bij haar terecht. Mijn vrouw weet alles over
wat er in ons gezin speelt. Maar de laatste jaren is daar
verandering in gekomen. 

Onze beide kinderen zijn ondertussen wat ouder geworden en mijn
vrouw besteedt sommige zaken uit aan de kinderen. Voor mij is dat
lastig, bij wie moet ik nu zijn om te weten hoe het met een
bepaalde zaak staat? Wanneer ik aan mijn vrouw vraag hoe het staat
met het opruimen van de garage verwijst ze me naar mijn zoon.
Hij heeft de taak om één keer per maand de garage op te
ruimen. Ik moet het ook echt aan mijn zoon vragen. Hij geeft
namelijk niet aan mijn vrouw door wanneer hij de garage gaat
opruimen.

Zo ook met mijn dochter. Zij heeft de taak om elk half jaar met
onze hond naar de trimmer te gaan. Maar ook zij geeft niet aan mijn
vrouw door wanneer ze weer gaat. Ik verlang terug naar de oude
tijd, toen was alles overzichtelijk voor mij. Nu moet ik bijhouden
wie welke zaak uitvoert en ik moet bij verschillende gezinsleden
langs om aan mijn informatie te komen.

Binnen ons gezin heeft mijn vrouw bepaalde taken uitbesteed aan
onze kinderen. Vergelijkbaar met gemeenten. Gemeenten besteden ook
steeds meer taken uit aan uitvoeringsorganisaties. Voorbeelden van
uitvoeringsorganisaties zijn:

  • RUD, Regionale Uitvoeringsdienst (omgevingsvergunning)
  • RBL, Regionaal Bureau Leerplicht
  • ISD, Intergemeentelijke Sociale Dienst
  • Belastingsamenwerkingen

Poort tot de gehele overheid

Mijn vrouw is dus de gemeente en mijn kinderen zijn de
uitvoeringsorganisaties. En wat ben ik dan? Ik ben de klant van de
gemeente: een burger of een bedrijf. En zoals ik binnen ons gezin
niet meer op één plek terecht kan voor mijn informatie, is dat bij
een gemeente ook zo. Als burger kon ik vroeger bij de gemeente
terecht om naar de status te vragen van alle zaken die ik bij de
gemeente had lopen. Ook kon ik bij de gemeente nieuwe zaken
starten. Maar hoe is dat nu? Kan ik bij de gemeente vragen naar de
status van mijn bouwaanvraag of kan ik vragen naar de status van
mijn bezwaarschrift belastingen? Of moet ik daarvoor bij de
Belastingsamenwerking en de RUD zijn?

Gemeenten profileren zich als de poort voor burger en bedrijf
naar de gehele overheid. Een van de uitdagingen voor de komende
jaren is hoe gemeenten grip krijgen op de (zaak)informatie. Zaken
worden gestart bij de gemeente zelf, maar ook bij de verschillende
uitvoeringsinstanties. De gemeente moet het totaalbeeld hebben van
alle zaken die een burger of bedrijf heeft lopen bij de
overheid.

Om dit te realiseren moet er meer aandacht komen voor
ketensamenwerking. Zaakgericht werken gaat verder dan de muren van
het gemeentehuis. Gemeenten en uitvoeringsorganisaties moeten
afspraken maken om te zorgen dat gemeenten hun rol als poort tot de
overheid kunnen waarmaken. ICT speelt hier natuurlijk een rol in,
maar processen en procedures op elkaar afstemmen is veel
belangrijker. En dat is ook iets waar gemeenten nu al mee kunnen
beginnen.

Binnen ons gezin hebben we afgesproken om wat meer met elkaar te
praten. En dat werkt prima.


Hein van Schijndel
 heeft tien jaar ervaring in een
gemeentelijke organisatie en werkt vanaf 2001 voor Centric. Hein is
vanaf het begin betrokken geweest bij de ontwikkeling van de
Centric-oplossingen voor informatie-uitwisseling en
basisregistraties. Op dit moment houdt hij zich vooral bezig met
het zaakgericht werken van gemeenten.

Misschien ook interessant