Zaakgericht archiveren in de praktijk
Méér dan alleen een tussenstap naar zaakgericht werken
Zaakgericht werken is dé methode om de vele informatiestromen en processen binnen de overheid digitaal te organiseren. De gemeente Landgraaf, die nog op een traditionele manier werkte, voldeed niet meer aan de hedendaagse standaarden op het gebied van dienstverlening, efficiënte bedrijfsvoering en regie over het informatiebeleid richting externen. En dus wilde de gemeente graag innoveren. Maar om in één keer een hele organisatie van papier naar volledig digitaal zaakgericht werken te laten transformeren, dat was een té grote stap. De gemeente koos voor een geleidelijke overgang en zette eerst de stap naar zaakgericht archiveren.
Wat is zaakgericht archiveren?
Zaakgericht archiveren helpt behandelaars bij het overzicht behouden en compleet maken van een digitaal dossier. Je begint hier al direct mee en houdt dit gedurende de hele behandeling van een zaak bij. Na afsluiting krijgen de documenten en het dossier automatisch de juiste metadata mee en ook de correcte bewaartermijn. Kortom: het nieuwe archiveren is veel duurzamer.
Herken je deze punten? Dan is zaakgericht archiveren iets voor jouw organisatie
Van digitaal en procesmatig werken was tot vorig jaar in Landgraaf nog geen sprake. De verschillende informatiestromen die aan een zaak gerelateerd waren, werden op diverse plaatsen aangemaakt en bewaard, fysiek en digitaal. Aan het eind van een zaak was er dus geen overzichtelijk en compleet digitaal dossier. Het fysieke document bleef steeds leidend. Herken jij de volgende punten?
- Fysieke documenten spelen de hoofdrol
- Weinig overzicht
- Overstappen naar een zaaksysteem is een te grote stap
Dan is de transitie naar zaakgericht archiveren wellicht een toegankelijke manier om te beginnen met digitaliseren. De gemeente Landgraaf heeft inmiddels ruim 40 werkprocessen zo ingericht en is nu druk bezig met de volgende 32. Leon Maas, senior medewerker kwaliteitszorg, is tot zover tevreden over het project. “Mede door de invoering van zaakgericht archiveren scoren wij op het gebied van digitalisering veel beter”
Tips uit de praktijk: de gemeente Landgraaf ging je voor
Elena Zlotar, medewerker informatiemanagement en projectleider zaakgericht archiveren, geeft de tip “Vergeet niet te investeren in voldoende digitale middelen. Mensen die hun papieren dossiers verruilen voor digitale hebben bijvoorbeeld een extra beeldscherm of tablet nodig.” Nieuwsgierig naar nog meer tips en ervaringen uit de praktijk? Lees dan de praktijkcase die beschrijft welk traject de gemeente Landgraaf heeft doorlopen. Download de case hier direct.