Woningstichting het Grootslag houdt het incassoproces opnieuw tegen het licht
“Ik vind het een hele fijne en duidelijke manier van werken en zou het zeker aanraden aan andere corporaties”
Woningstichting Het Grootslag verhuurt en beheert circa 2800 sociale huurwoningen in de gemeenten Drechterland, Medemblik en Hoorn. De corporatie is sinds 2014 klant bij Sensus process management en werkt dit jaar aan een evaluatie van haar procesmanagement. Hiervoor werkt ze samen met senior consultant Hans Bloemen. Aan de hand van het Processenboek van Aedes en CorpoNet is het incassoproces opnieuw uitgewerkt. Gerard Degeling, werkzaam binnen team Leefbaarheid, vertelt over zijn ervaringen met Sensus BPM Online en het werken met het Processenboek.
Eenduidige werkwijze
Het Grootslag ziet veel voordelen in efficiënt procesmanagement en Gerard is blij met de keuze voor Sensus BPM Online. “Met een goede procesomschrijving zie je in één oogopslag wie waarvoor verantwoordelijk is en zowel interne als externe partners zijn goed zichtbaar. Dat is fijn voor onszelf en voor het inwerken van nieuwe collega’s. Het werkt ook prettig als je iets uit wilt leggen of samen door wilt nemen: met plaatjes en een uitleg erbij, dat volstaat echt. Ook zien we het als voordeel dat je als organisatie voor één werkwijze kiest en niets over het hoofd kan zien. Ik denk dat dat erg efficiënt werkt, je tijdswinst is gigantisch. Verder vind ik de samenwerking met Hans Bloemen erg fijn, er was meteen een goede klik. Hans pakt zaken op en werkt het uit van A tot Z. Hij geeft duidelijke uitleg en heeft verstand van zaken.”
Verheldering van processen
Een belangrijk thema binnen Het Grootslag is het actueel houden van het procesmanagement. Gerard: “We zijn daarom bezig om processen opnieuw tegen het licht te houden. Het werkt verhelderend om dieper na te denken over de verschillende processen naast de incasso, zoals overlast, betalingen en juridische procedures. Er zijn verschillende situaties die leiden tot een mogelijke ontruiming, deze vragen om een specifieke aanpak. Zo kun je bij een incasso uiteindelijk tot ontruiming overgaan, dit traject is helemaal beschreven. Maar je hebt ook ontruimingen door overlast. Uiteindelijk is de afloop hetzelfde, maar het voortraject is anders. Hier denken we nu ook over na.”
Een sterke basis
Hans Bloemen introduceerde het Processenboek van Aedes en CorpoNet, waarin het incassoproces is beschreven. Volgens Gerard is het Processenboek prima te gebruiken voor Het Grootslag, want alle corporaties hebben grotendeels dezelfde procesflow. “Alleen op finesses en interne processen zie je verschillen, die we dan zelf aanvullen. Door het Processenboek te gebruiken, hoeven wij het wiel niet opnieuw uit te vinden. Dat is een heel mooi begin en scheelt een hoop tijd. Verder konden we met de toelichting-tools de processen op maat maken en handige informatie toevoegen. Je moet natuurlijk wel opletten dat je niet een heel boekwerk ernaast hebt, want dan schiet het zijn doel voorbij. Het is beter om korte, krachtige en duidelijke termen te gebruiken.”
Gemakkelijk evalueren
Het is belangrijk om regelmatig te evalueren of iedereen nog volgens dezelfde processen werkt. Er kunnen bijvoorbeeld aanvullingen of nieuwe ontwikkelingen zijn. Gerard: “Met het Processenboek zie je dat in één oogopslag. Je hoeft niet door allerlei dossiers heen: gewoon het procesflow doorlopen en je ziet zo of het nog actueel is. We willen verschillende zaken op deze manier in kaart gaan brengen, zoals het overlastdossier, juridische procedures en processen rond de verschillende bewonerscommissies. Ik vind het een hele fijne en duidelijke manier van werken en zou het zeker aanraden aan andere corporaties.”