Wie moet Teams inrichten?

Digitaal samenwerken is veel meer dan een technische verandering

Digitaal samenwerken met Microsoft Teams verandert hoe we omgaan met werk, management, afspraken en processen. IT en HR nemen waarschijnlijk de leiding van dit proces, maar is het ook hun verantwoordelijkheid om te zorgen dat Teams voor alle gebruikers optimaal werkt? Of is het juist de verantwoordelijkheid van de gebruikers om hun eigen Teams-omgeving in te richten? 

In het ideale geval betekent digitaal samenwerken: altijd effectief en efficiënt samen aan het werk zijn, terwijl het niet uitmaakt waar je bent en op welk device je werkt. Teams vormt daarbij de ‘hub’ waar al je werk bij elkaar komt. Teams brengt communicatie, data, apps en documenten samen en wordt steeds meer een dashboard waar iedereen voor zichzelf ziet wat relevant is. Ook als dat in andere apps gebeurt, zoals CRM-, HR- of Salessystemen. 

IT-feestje. 

Een Teams-implementatie heeft serieuze impact op hoe jouw organisatie werkt. Het werk kan met Teams beter, soepeler en effectiever verlopen, maar dat gaat niet vanzelf. De uitrol van Teams vereist inzet en commitment van iedereen. In de praktijk blijkt de uitrol van Teams helaas vaak een IT-feestje, met vooral aandacht voor de techniek en minder focus op een goede inrichting. Op zich is dat in het begin niet zo erg. De eerste stap is namelijk zorgen dat alles werkt en dat is toch echt een IT-taak. Zij moeten zorgen dat de techniek in orde is, voordat gebruikers de kansen kunnen benutten die dat biedt. 

Samen vooruit. 

Maar na die eerste stap is er breder eigenaarschap nodig om te zorgen dat de manier van werken ook wordt aangepast. In deze tweede fase, waarin je van ‘aanzetten’ naar ‘inzetten’ gaat, moet de gebruikersorganisatie, begeleid door HR en samen met IT, naar de processen kijken en de technische veranderingen gelijk op laten lopen met de organisatorische. Samen vooruit, dus. In contact blijven, wederzijds aangeven wat je nodig hebt en openstaan voor nieuwe mogelijkheden. Het inrichten van Teams wordt dus een gedeelde verantwoordelijkheid.

Goede afspraken.

Hoe de taken precies verdeeld worden, verschilt per organisatie. Soms hebben gebruikers complete vrijheid, soms blijft het aanmaken en inrichten van een team via IT lopen. Uiteindelijk maakt het niet zo veel uit wie Teams inricht. Het gaat er vooral om dat Teams mensen helpt om hun werk beter te doen. Nu, maar ook in de toekomst. Daarvoor is het belangrijk dat Teams beheerbaar en veilig blijft en dat de content up-to-date en vindbaar is. Daar heb je goede naamgeving, goede afspraken over het opruimen van oude content en duidelijk securitybeleid voor nodig. Die houden het voor iedereen werkbaar en prettig, ook op lange termijn. 

Stel ook de ‘waarom-vraag’!

Maar nog belangrijker dan de ‘wie-vraag’ is het om de ‘waarom-vraag’ te stellen. Oftewel: wat willen we als organisatie eigenlijk met Teams bereiken? Want als je daar samen goed over nadenkt, bedenk je vanzelf goede manieren om het in te richten. Sommige structuren ogen misschien heel ordelijk en logisch, maar dienen eigenlijk je proces helemaal niet. Werk je met multidisciplinaire teams, waarbij mensen van verschillende afdelingen samen projecten doen? Dan heb je heel weinig aan een online omgeving die helemaal per afdeling georganiseerd is. Misschien moet je in zo’n situatie overwegen om Teams dan per proces of per project in te richten. Een Teams-omgeving moet ingericht zijn voor hoe jij werkt, niet andersom. Het goed inrichten van Teams begint dus met het goed nadenken over je proces.