Wie is jullie Chief Adoption Officer?

Medewerkers gebruiken nieuwe technologie niet uit zichzelf

Als organisatie investeer je in technologie. De technologie brengt bepaalde doelen en voordelen met zich mee, denk bijvoorbeeld aan betere interne samenwerking en hogere efficiency van medewerkers. Maar deze voordelen worden alleen behaald wanneer de medewerkers in de organisatie de technologie op de juiste manier gebruiken.

Bij een lage adoptiegraad van de technologie op de werkvloer blijft de return on investment uit. Het is daarom van belang om een persoon binnen je organisatie verantwoordelijk te maken voor dit proces. Deze persoon zou je de Chief Adoption Officer (CAO) kunnen noemen. Maar hoe ziet de functie van de CAO er precies uit? En wat voor profiel heeft een goede CAO?

Eindverantwoordelijke in het verandertraject

De CAO functioneert als projectleider tijdens de introductie van technologie binnen een organisatie. Dit kan zowel tijdens de introductie van nieuwe technologie zijn, als tijdens de herintroductie van bestaande technologie. Het kan namelijk goed zijn dat een organisatie bepaalde technologische hulpmiddelen al langere tijd geïmplanteerd heeft, maar deze op werkvloer nog beperkt worden gebruikt. In beide gevallen is het van belang dat er een gedragsverandering plaatsvindt onder de werknemers. En dat is waar de CAO zich op richt.

Mensen veranderen hun gedrag niet zomaar. Hiervoor stelt de CAO een adoptieplan op. Dit plan bestaat uit meerdere onderdelen, onder andere de werkafspraken die intern worden gehanteerd rondom de technologie, maar ook de communicatie rondom het verandertraject. Het is belangrijk om de medewerkers mee te nemen in het traject, en dit doe je door open met ze te communiceren. Daarnaast moet de CAO ook bepalen welke training wordt ingezet om de medewerkers kennis te laten maken met de technologie. Dit kan in de vorm van een workshop of reactieve online training, maar bijvoorbeeld ook met een serious game. Het hoofddoel is om medewerkers zich de technologie eigen te laten maken, zodat de technologie optimaal gebruikt wordt in de dagelijkse praktijk.

”Veel organisaties herkennen de rol van de Chief Adoption Officer, maar hebben de verantwoordelijkheden niet officieel bij iemand belegd.”

Raakvlakken met ICT, HR en Communicatie

Omdat de Chief Adoption Officer een nieuwe term is, kan het lastig zijn om deze functie toe te wijzen aan de geschikte persoon binnen je organisatie. Er zijn een paar elementen waar je op moet letten tijdens de zoektocht naar jullie CAO. De CAO moet begrijpen hoe de technologie in elkaar zit, zodat hij of zij inzicht krijgt in mogelijke obstakels tijdens het adoptieproces. Kennis op gebied van ICT is dan ook vereiste. Maar een goede adoption officer bekijkt de situatie ook vanuit HR-perspectief.

Veel organisaties herkennen de rol van de Chief Adoption Officer, maar hebben de verantwoordelijkheden niet officieel bij iemand belegd. Bij grotere organisaties is er vaak iemand die de beschreven werkzaamheden uitvoert en een soortgelijk profiel heeft, maar de functietitels die deze mensen toegewezen krijgen lopen nogal uiteen. Praktijkvoorbeelden van Chief Adoption Officers zijn Collaboration Consultants, Adoption Facilitators en Service Development Leads in Digitalisation. In kleinere organisaties zie je deze mensen vaak terug in de rol van projectleider, bijvoorbeeld als projectleider Digitaal Samenwerken of projectleider Informatievoorziening. Welke functietitel de persoon ook heeft, de CAO is een onmisbare schakel in een verandertraject.