Werkpleksessie bij gemeente Teylingen

Gemeente Teylingen, gebruiker van iWRITER, wilde meer weten over het maken van verschillende soorten sjablonen, zoals rapporten, memo’s, brieven en formulieren. Om zo snel mogelijk resultaat te hebben en daarbij ook zelf ervaring op te doen, heeft zij gekozen voor een werkpleksessie. Tijdens een werkpleksessie voert een iWRITER consultant samen met de gebruiker(s) de gewenste aanpassingen uit. Dat kan één op één, maar ook in een kleine groep.

Voorbeelddocumenten

Gemeente Teylingen heeft verschillende typen documenten, die ieder een eigen opmaak hebben, zoals pagina-indeling met kop- en voetteksten, koppen van hoofdstukken, weergave van logo. Voorbeelden van de documenten zijn voorhanden bij de afdeling Communicatie, maar de kennis om deze documenten zelfstandig om te zetten naar iWRITER is onvoldoende. Conrad van der Geest, functioneel beheerder en deelnemer aan de werkpleksessie: “Het opstellen van een sjabloon vergt redelijk veel kennis van Microsoft Word, met name het inregelen van een stylesheet.”

De werkpleksessie

In januari 2015 heb ik, Esther van Wijngaarden, iWRITER-consultant, een werkpleksessie gehouden, waarbij een communicatiemedewerker en drie functioneel beheerders aanwezig waren. Eerst maakten de gebruikers de wensen van de organisatie duidelijk en werd er gekeken of deze wensen door iWRITER te realiseren waren. Gelukkig was dit het geval en konden we daadwerkelijk aan de slag met de betreffende documenten.

Stijlsjablonen

Eén van de wensen was dat de documenten moesten voldoen aan de huisstijl van de gemeente, maar toch allemaal met een andere opmaak. Daarom hebben we ervoor gekozen om één stijlsjabloon, dat al gebruikt wordt voor brieven, te gebruiken als basis voor de andere stijlsjablonen. Zo heeft ieder type documentsjabloon zijn eigen stijlsjabloon. Het voordeel hiervan is dat de gebruiker, die een document maakt op basis van deze sjabloon, in het lint van Microsoft Word de juiste opmaakstijlen ziet.

Omzetten naar sjablonen

Daarna hebben we de verschillende documenten omgezet naar iWRITER-sjablonen. Het eerste document, een rapport, heb ik ter illustratie zelf omgezet. Stapsgewijs, terwijl de deelnemers de handelingen op het grote scherm (in de raadszaal!) volgden. Vervolgens gingen de functioneel beheerders zelf aan de slag. Aan het eind van de dag waren alle gewenste documenten omgezet naar iWRITER-sjablonen. De deelnemers vonden de dag nuttig en productief. “Het was een leerzame sessie, de afdeling Functioneel Beheer is niet constant bezig met aanmaken en bewerken van sjablonen. Daardoor verzwakt de kennis een beetje”, aldus Conrad van der Geest.

Meer weten over een werkpleksessie of een werkpleksessie boeken? Neem dan contact op met iWRITER.