Weet jij hoeveel software-applicaties jouw collegas echt gebruiken?

Krijg inzicht in alle IT-middelen en haal meer uit jouw IT-budget

Kijk heel even om je heen. Hoeveel elektronica zie je in een oogopslag? De kans is groot dat je dit leest op het scherm van je laptop of desktop. Er ligt vast ook een telefoon binnen handbereik. Misschien nog een tablet, een printer of externe harde schijf? En we hebben nog niet eens gekeken naar de software die draait op al deze apparaten! Kan je nagaan hoeveel IT-middelen bij een gemeente in omloop zijn. Geen wonder dat IT-managers door de bomen het bos niet meer zien!

Toch is het erg belangrijk om grip te houden op alle IT-onderdelen in jouw gemeente, het kan je namelijk behoorlijk veel geld kosten als je dat niet doet. Bij veel organisaties blijft goed inzicht in alle IT-middelen een hekel punt, want de complexiteit van de IT-omgeving nam de afgelopen jaren enorm toe.

Kosten besparen met IT asset management?

Het managen en inventariseren van jouw IT-middelen, kortweg IT asset management, is een arbeidsintensieve klus. IT-managers investeren daarom steeds vaker in IT asset management oplossingen (ITAM) om hen hierbij te helpen. Nog meer software inzetten om grip te houden op andere IT-middelen, klinkt paradoxaal, maar het levert organisaties wel wat op. Zo schat onderzoeksbureau Gartner dat organisaties hiermee tot wel 30% kunnen besparen op hun IT-kosten.

Bij ITAM denken velen onmiddellijk aan het inzicht krijgen in alle hardware die de gemeente gebruikt. Hoeveel printers hebben we, hoeveel laptops zijn er en hoeveel zakelijke telefoons gebruiken medewerkers? Erg belangrijke informatie natuurlijk, maar dat is nog maar het topje van de ijsberg. Je wil niet alleen weten welke hardware je hebt, je wil ook inzicht in wat er op die devices draait. Welke systemen zijn geïnstalleerd, zijn de recentste beveiligingsupdates actief en heeft ieder toestel de juiste security-instellingen?

Krijg meer inzicht in het hele IT-plaatje

Door alle IT-middelen te beheren met behulp van een ITAM-oplossing kan je dus behoorlijk wat geld besparen. Maar hoe zit dat precies? Wij zetten enkele grote (verborgen) kosten voor jou op een rij:

• Cybercrime-kosten: Heb je geen inzicht in de soft- en hardware die medewerkers gebruiken in de gemeente, dan heb je ook geen idee hoe goed (of hoe slecht) deze middelen zijn beveiligd. Zijn bepaalde oude softwareapplicaties extra kwetsbaar voor datalekken? Zijn alle laptops voorzien van de juiste securitytools nu collega’s vooral via hun eigen internetverbinding aan het werk zijn? De gemiddelde kosten per cyberaanval bedragen wereldwijd € 300.000. Krijg je te maken met een datalek? Dan hangt je een boete van de Autoriteit Persoonsgegevens boven het hoofd. Dit zijn allemaal kosten die je liever niet maakt!
• Kasten vol hardware: Ken je dat, die ‘voorraadkast’ met daarin nog 20 extra schermen, 10 laptops ‘in geval van nood’ en een paar desktops die ooit teveel besteld werden. Ga maar even na hoeveel zo’n toestel kost, daar staat vaak behoorlijk veel geld stof te verzamelen.
• Personeelskosten: Systeembeheerders en IT-medewerkers zijn veel tijd kwijt aan het inventariseren en managen van alle IT-middelen. Door alles centraal te regelen via één platform blijft meer van hun kostbare tijd over voor andere werkzaamheden.
• Software die niemand gebruikt:Weet jij welke applicaties jouw collega’s gebruiken? En welke ze niet gebruiken? Vaak krijgen nieuwe werknemers een computer met daarop dezelfde software als anderen in de organisaties, maar ze gebruiken er maar 30% van. Met ITAM-software leg je jouw licenties onder de loep. Heb je echt 100 licenties voor pakket A nodig, als maar 40 mensen het écht gebruiken?
• Total Cost of Owership:Elk IT-middel kost je meer dan alleen de initiële aankoop. Je moet servers, printers en laptops ook onderhouden en up-to-date houden. Je weet pas echt hoeveel een IT-middel kost als je alle kosten voor bezit en beheer op een rij zet.

Start met besparen

Wil je meer inzicht in alle IT assets in jouw gemeente? Wil je weten hoeveel jouw gemeente kan besparen met slimmer IT-beheer? Dan kan je niet meer om IT Asset Management tools heen.