Kennisportal
Kennisportal is een kennisplatform met een focus op de brede doelgroep Business en IT.

We willen geen papier maar kroketten!

Gemeenten zijn merkbaar zuiniger
geworden; goedkopere schoonmaak, minder aanbod in het
bedrijfsrestaurant en minder bureaus. Dit is te lezen in een
artikel in Binnenlands Bestuur van 12 oktober 2012. Daarentegen is
gebleken dat documentenmanagement een noodlijdende kostenpost
blijft die per werkplek in een jaar gemiddeld 250 euro is gestegen.
De oorzaak van deze negatieve ontwikkeling is de hybride situatie
-zowel analoog als digitaal werken en het digitale werken niet
‘leidend’ maken-die bij veel gemeenten is ontstaan in de fase van
analoog naar digitaal werken. Kort door de bocht: het hybride werk
houdt bijvoorbeeld  in dat een ambtenaar een afspraak heeft
met een aannemer om de plannen voor onderhoud aan wegen te
bespreken. Deze plannen zijn digitaal beschikbaar, maar je ziet de
ambtenaar vaak toch nog met een baal papier over een werkterrein
lopen. Kortom, tegenwoordig zijn er twee versies van een document
in omloop. Deze situatie is in meerdere opzichten onwenselijk; niet
alleen kost het papier, er is ook geen overzicht meer.

De situatie op zich is al opmerkelijk; de
kroketten van het bedrijfsrestaurant worden vervangen door tussen
de middag thuis boterhammen eten, met als gevolg dat veel
bedrijfsrestaurants worden gesloten. Maar de keuze om
documentmanagement te gaan digitaliseren, heeft nog niet geleid tot
het afschaffen van de printer. Sterker nog, de kosten zijn gestegen
en er zijn van een document tegenwoordig vaak nog twee versies:
analoog én digitaal.

Gemeenten worden gedwongen tot
bezuinigingen, maar verliezen daarbij uit het oog dat

het digitaal leidend maken in
organisaties juist nu van groot belang is. Substitutie -verzekerd
digitaal werken genoemd – is het  vervangen van analoge
originele documenten door digitale documenten waarna de analoge
documenten worden vernietigd. Dit leidt onder andere tot het
doorvoeren van efficiency en effectiviteitsverbeteringen. En
wellicht dat we dan op termijn ook weer gewoon kroketten kunnen
eten onder werktijd…

Misschien ook interessant