Wat is escrow en hoe beschermt het jouw bedrijfsgegevens?

Denk aan klantgegevens, contracten, administratie en interne documenten. Deze gegevens zijn vaak opgeslagen in software die wordt geleverd door een externe partij. Daardoor ontstaat er een belangrijke vraag. Wat gebeurt er met jouw gegevens als die leverancier plotseling stopt of failliet gaat?

Een escrow regeling is bedoeld om precies dat risico te beperken.

Wat is escrow

Escrow is een afspraak waarbij belangrijke digitale informatie veilig wordt opgeslagen bij een onafhankelijke derde partij. Deze partij bewaart bijvoorbeeld de broncode van software, technische documentatie en andere essentiële onderdelen die nodig zijn om een systeem te laten functioneren.

De organisatie die deze informatie bewaart, wordt een escrow-agent genoemd. Een goed voorbeeld hiervan is Software borg. Dit is een neutrale partij die zowel voor de softwareleverancier als voor de klant werkt. De escrow-agent bewaart de informatie onder strikte voorwaarden en geeft deze alleen vrij wanneer vooraf afgesproken situaties zich voordoen.

Zo blijft belangrijke software beschikbaar wanneer er iets misgaat bij de leverancier.

Waarom escrow belangrijk is voor bedrijven

Veel organisaties zijn tegenwoordig sterk afhankelijk van digitale systemen. Wanneer een softwareplatform plotseling niet meer beschikbaar is, kan dat grote gevolgen hebben. Bedrijfsprocessen kunnen stilvallen en toegang tot belangrijke gegevens kan verloren gaan.

Escrow helpt om dat risico te verkleinen. Doordat de broncode en technische informatie veilig worden opgeslagen, blijft het mogelijk om de software opnieuw te laten draaien. Bijvoorbeeld door een andere leverancier in te schakelen of door het systeem intern te beheren.

Voor bedrijven betekent dit extra zekerheid. Zelfs wanneer de oorspronkelijke leverancier niet meer beschikbaar is, blijft de technologie toegankelijk.

Hoe escrow jouw bedrijfsgegevens beschermt

Bedrijfsgegevens zijn vaak één van de meest waardevolle onderdelen van een organisatie. Wanneer deze gegevens alleen toegankelijk zijn via een externe softwareleverancier, ontstaat er afhankelijkheid.

Met een escrow regeling wordt vooraf geregeld dat belangrijke onderdelen van de software veilig worden bewaard. Wanneer er zich een probleem voordoet, kan de escrow-agent de opgeslagen informatie vrijgeven. Hierdoor kan de software opnieuw worden opgestart en blijven de gegevens toegankelijk.

Dit voorkomt dat een organisatie plotseling geen toegang meer heeft tot haar eigen data.

Escrow beschermt dus niet alleen de software zelf, maar ook de continuïteit van de informatie die daarin wordt beheerd.

Wanneer SaaS escrow wordt gebruikt

Veel moderne software wordt geleverd via online platforms. Dit wordt vaak Software as a Service genoemd. De software draait dan volledig bij de leverancier en gebruikers loggen in via internet.

In deze situatie is de afhankelijkheid vaak nog groter. Organisaties hebben namelijk geen directe toegang tot de onderliggende technologie. Daarom wordt in zulke gevallen vaak gebruikgemaakt van SaaS escrow.

Bij SaaS escrow worden niet alleen de broncode en documentatie opgeslagen, maar ook onderdelen die nodig zijn om de online dienst te laten functioneren. Hierdoor kan de software opnieuw worden opgebouwd wanneer dat nodig is.

Voor organisaties die sterk afhankelijk zijn van cloudsoftware biedt SaaS escrow daarom extra zekerheid. Het zorgt ervoor dat belangrijke systemen en gegevens beschikbaar blijven, zelfs wanneer de leverancier onverwacht wegvalt.