Wat doet jullie Chief Adoption Officer?
De Chief Adoption Officer (CAO) is de eindverantwoordelijke in verandertrajecten op gebied van adoptie van technologie. De CAO zorgt ervoor dat medewerkers nieuwe technologie zo optimaal mogelijk gebruiken, om zo alle voordelen van de technologie te kunnen benutten. Dit bereik je niet van de één op de andere dag. Vaak is hier een cultuuromslag voor nodig.
Tips & tricks uit de dagelijkse praktijk
Om de benodigde cultuuromslag te realiseren heeft de CAO raakvlakken met zowel ICT, HR als Communicatie. De CAO begrijpt hoe de technologie in elkaar zit, maar bekijkt de situatie tegelijkertijd ook vanuit een HR-perspectief. Daarnaast weet de CAO hoe hij of zij over de technologie moet communiceren met de medewerkers, om hen zo ver te krijgen om de technologie te gaan gebruiken. Maar hoe doet de CAO dit nu allemaal precies? Erik Bot, eigenaar van Hezuo en Ellen Pelzer, manager Team Functioneel en Gegevensbeheer bij Gemeente Alphen aan den Rijn, zijn beide CAO binnen hun organisatie. Samen kijken we naar de lessons learned van hun succesvolle implementatie en adoptie van Skype for Business.
Zorg allereerst dat je je doelgroep kent
Het belangrijkste is dat de CAO de doelgroep kent. De CAO is bekend met de verschillende typen medewerkers in de organisatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan verschillende generaties: ‘’Het verschil zit hem vooral in de eerste reactie op nieuwe techniek. Oudere medewerkers hebben in het begin wat meer moeite, maar ze gaan het uiteindelijk wel doen. Jongere mensen zijn vaak wat digitaal vaardiger. Het is belangrijk om daar waar nodig extra support te bieden.’’, aldus Erik Bot.
What’s in it for me?
Daarnaast is het net zo belangrijk om rekening te houden met de mindset van de medewerkers: ‘’De medewerkers moeten de meerwaarde zien van de technologie. Pas je communicatie en boodschap aan op de cultuur binnen jouw organisatie, zodat de medewerkers enthousiast raken over de technologie.’’, aldus Ellen Pelzer. Wanneer een medewerker de voordelen inziet van de technologie, zal hij of zij beter bereid zijn om de technologie te gaan gebruiken.
Stel een op maat gemaakt stappenplan op
Wanneer de doelgroep in kaart is gebracht, is het tijd om een stappenplan in werking te zetten. Ellen Pelzer benadrukt hoe belangrijk het is om als eerste de technologie op orde te hebben: ‘’First Time Right is misschien wel het allerbelangrijkste van het traject. De technologie moet kloppen en de medewerker moet zo min mogelijk obstakels ervaren tijdens het gebruik. Als de eerste ervaring positief is, zal de medewerker gemotiveerder zijn om de technologie opnieuw te gebruiken.’’ Erik Bot sluit zich hierbij aan: ‘’Je moet ieder excuus weghalen voor de medewerker om het niet te gebruiken. Zorg ervoor dat de techniek staat en dat de medewerker gefaciliteerd is door bijvoorbeeld headsets beschikbaar te maken en een vast aanspreekpunt aan te stellen. En gun medewerkers de tijd om de technologie op te pakken.’’
Het stappenplan voor de adoptie van nieuwe technologie verschilt per organisatie. Het is belangrijk om te kijken wat past bij de organisatie en bedrijfscultuur. Er zijn een aantal punten die in ieder geval terug moeten komen in het stappenplan:
- Techniek
Zorg ervoor dat de techniek 100% in orde is voordat je het beschikbaar stelt aan de medewerkers. - Ambassadeurs en management
Ellen Pelzer wijst medewerkers die enthousiast zijn over de technologie aan als ambassadeurs. Zij helpen mee om andere medewerkers enthousiast te krijgen. Daarnaast is het belangrijk dat managers de technologie ook gebruiken, zodat ze het goede voorbeeld geven. Op deze manier wordt er een sneeuwbaleffect gecreëerd. - Open communicatie
Wees transparant over het traject. Vertel medewerkers wat de organisatie wil bereiken met de technologie, èn wat de medewerker zelf kan bereiken met de technologie. - Eigen tempo en ondersteuning
Laat medewerkers op hun eigen gemak de technologie onder de knie krijgen. Bied training aan om ze hierbij te ondersteunen. - Centraal aanspreekpunt
Stel een aanspreekpunt beschikbaar voor medewerkers waar ze al hun vragen aan kunnen stellen. Zorg ervoor dat het aanspreekpunt laagdrempelig te bereiken is. - Gebruik van de technologie
Wanneer chat, bel, e-mail je en wanneer ga je bij iemand langs? Breng in kaart welk type communicatie past bij welke situatie. Erik Bot gebruikt hiervoor een matrix waarbij de volgende elementen in acht worden genomen:- Is het urgent?
- Wat voor emotionele lading heeft het?
- Is het privacy gevoelig?
De sleutel tot een succesvol verandertraject
We concluderen dat het van groot belang is om de doelgroep in kaart te brengen, de techniek volledig op orde te hebben en een aantal randvoorwaarden (eventueel in de vorm van een adoptiestappenplan) in kaart te brengen. Open communicatie, eigen tempo en voldoende ondersteuning zijn de elementen die je verandertraject tot een succes maken.