Virtueel consult of bezoek eenvoudig gemaakt voor patiënt en bewoner, arts, verpleging en de ICT-afdeling.

We zijn in korte tijd gewend geraakt aan social distancing, maar dat betekent niet dat we geen contact zoeken met elkaar. Beeldbellen is dan ook gigantisch gegroeid in populariteit. Privé vaak via Whatsapp of Skype en zakelijk via MS Teams of Zoom. In sommige gevallen kunnen mensen echter niet zelf een belafspraak opzetten: bijvoorbeeld Corona patiënten of ouderen in verpleegtehuizen. In die gevallen helpt een verzorger met de belafspraak. Dit is echter een hoop geregel voor de organisatie. Wanneer is het device en de verpleegkundige beschikbaar? Op welk tijdstip wil de familie bellen? Wie beheert de mailbox voor de aanvragen? En juist nu is die tijd is er vaak niet.

Het reserveren, inplannen en automatisch bevestigen van deze afspraken kan heel efficiënt en automatisch met Microsoft Bookings. Deze werkt in combinatie met Microsoft Teams en de agenda en mailfunctie van Outlook. Na het instellen van een paar regels is de afsprakenapp direct te gebruiken. Ook voor mensen buiten de organisatie.

In deze blog vertellen we u meer over Bookings. In het bijbehorende webinar geven we een demonstratie hoe de app werkt.

Hoe werkt Bookings?

De Bookings app handelt de aanvraag van een belafspraak, het inplannen in de agenda, het aanmaken van een uitnodiging voor een Teams vergadering en de bevestiging van de afspraak automatisch af. Ook het wijzigen of annuleren van de vergadering kan via de app.

De app is daarmee prima geschikt voor het bovengenoemde scenario van zorgverleners die afspraken maken voor Corona patiënten en bewoners van verzorgingstehuizen. Maar in feite is de app bruikbaar voor alle afspraken, bijvoorbeeld het inplannen van medische teleconsults tussen arts en patiënt, het inleveren van laptops voor een update of inzet van IT-ers.

Instellen van Bookings voor IT-beheer

De app is gratis beschikbaar voor organisaties met een Office365 E3 licentie. Na het downloaden kunt u zelf de volgende zaken inrichten:

• Welke devices of zorgverleners
• Timeslots per device of zorgverlener
• Benoemen van de aangeboden services, bijvoorbeeld teleconsult, beeldbellenafspraak, intake, etc. Per service stelt u in:
  • Wie kan afspraken inplannen? Iedereen of alleen de zorgverlener?
  • Maximale duur
  • Hoe ver van te voren kan iemand inplannen? Bijvoorbeeld 10 dagen.
  • Tot hoe ver van te voren kan iemand inplannen? Bijvoorbeeld tot 4 uur voor de start van de afspraak.
  • Benodigde tijd tussen de afspraken
  • Gebonden aan een vast device of zorgverlener of kiezen uit een pool?

• De melding per e-mail

Deze instellingen zijn slechts een kwestie van aanvinken en invullen. De app is in no time klaar voor gebruik.

In de eigen beveiligde omgeving

Het voordeel voor de organisatie is dat IT op deze manier grip houdt op de gebruikte technieken. De afspraak vindt altijd plaats in Microsoft Teams. Deze heeft een bewezen goede audio- en videokwaliteit. Het plannen en uitvoeren van de afspraak vindt plaats binnen de eigen beveiligde omgeving. Dat geldt niet als medewerkers gebruikmaken van andere applicaties als Whatsapp en Zoom of hun privé devices.

Toegankelijk: iedereen kan een afspraak inplannen

Voor gebruikers thuis is het eenvoudig om een afspraak te plannen. Voor de afspraak hebben zij alleen een PC of device nodig met audio- en videomogelijkheden. Op een PC kunnen ze via de browser inbellen en op andere devices kunnen ze gratis de MS Teams app downloaden.

Reserveren van een afspraak

De reserveringspagina kunt u zelf inrichten met eigen huisstijlkleuren en logo en de url van de pagina delen via e-mail of social media. Via deze reserveringspagina kiest de aanvrager, bijvoorbeeld een familielid dat wil bellen met een patiënt in het ziekenhuis, een of meerdere tijdstippen. Dat kan ook een vast bezoekschema zijn. Bookings controleert in Outlook welke tijdstippen beschikbaar zijn. Na keuze van een tijdstip, vult de aanvrager gegevens in zoals zijn naam, e-mailadres, telefoonnummer en de patiënt met wie hij wil spreken. Deze velden kan IT-beheer zelf instellen en al dan niet verplicht maken.

Bevestiging van de afspraak

Na het maken van de reservering, komt de aanvrager op de bevestigingspagina. Hierop staat een locatie of de link naar de Teams vergadering, eventuele kosten en de mogelijkheid de afspraak in zijn agenda op te slaan (optioneel). Daarnaast zijn er knoppen voor het opnieuw plannen, annuleren van de reservering of het maken van een nieuwe reservering. Al deze opties zijn vrij in te vullen door de IT-organisatie.

De bevestiging ontvangt de aanvrager ook via e-mail. Ook daarin is een link opgenomen naar de Teams meeting.

Voordelen van Bookings voor afspraakbeheer

Het gebruik van Bookings voorkomt veel manuele handelingen. Daarmee verkleint het de kans op fouten, zoals dubbele boekingen. De voordelen op een rijtje:

• Automatisch afhandelen van hele afspraakproces: aanvraag, inplannen en bevestigen
• Direct na implementatie te gebruiken
• Koppeling met agenda om beschikbaarheid te checken
• Koppeling met e-mail
• Ook toegankelijk voor gebruikers buiten de organisatie, zonder licentie
• Grip op afspraken binnen de eigen beveiligde omgeving
• Werkt op alle devices

Waar begint u?

Wanneer uw organisatie beschikt over een Microsoft E3 licentie dan kunt u Bookings direct aanzetten. Voor de inrichting is het belangrijk dat u binnen de organisatie duidelijke afspraken maakt: welke devices of zorgverleners zijn beschikbaar op welke momenten? Als deze afspraken helder zijn, dan kunt u beginnen met de inrichting.

Afhankelijk van de aanwezige kennis is de organisatie kunt u dit zelf. Wilt u graag dat een expert meekijkt en handige tips geeft over de inrichting? Neem dan contact met ons op, dan zorgen wij dat u deze week nog tijd efficiënt uw afspraken automatisch afhandelt. Wilt u zien hoe Bookings werkt? Kijk dan naar onze webinar.