Van papieren archief naar e-depot
Hoe kun je informatie voor een lange periode digitaal opslaan? Een vraag waar steeds meer organisaties en (semi) overheden mee zitten. Van papieren archief gaan we naar e-depot en dat is een hele uitdaging. Eric Burger, specialist op het gebied van archivering en recordmanagement, heeft er al veel ervaring mee.
Sinds 1995 is de huidige Archiefwet van kracht. Die wet verplicht overheidsinstanties zeer zorgvuldig te archiveren, zodat op een later tijdstip makkelijk is na te gaan wat zich precies heeft afgespeeld. Overheidsstukken dienen vroeg of laat inzichtelijk te zijn; de Wet Openbaarheid van Bestuur en de Archiefwet zijn er ter bescherming van de democratie. Recordmanagement is een oplossing die instanties daarbij helpt.
Voor het bedrijfsleven, dat steeds zaakgerichter werkt, is het ook een onmisbare oplossing. Met recordmanagement kan alles op de juiste manier worden opgeslagen en iedereen die bevoegd is kan de informatie met één druk op de knop vinden. Dat kan, mist goed gebruikt, veel extra werk en dus tijd schelen. De kern van archivering is controleerbaarheid. Het is een prima tool om gegevens bij te houden voor audits, boekencontroles, aanvragen voor subsidies en controles daarvan. Burger: ‘Een toezichthouder verwacht resultaten van processen die zijn vastgelegd en dat kan door recordmanagement.’
Waar lopen organisaties tegenaan op gebied van documentmanagement en recordmanagement?
In eerste instantie worstelen bedrijven vaak met de hamvraag: Wat hebben we eigenlijk nodig? Een SharePoint-oplossing lijkt aanlokkelijk, maar welke is voor ons de juiste? Bovendien hebben de medewerkers van een bedrijf thuis al geavanceerde programma’s en zijn ze verwend door het gebruiksgemak. Dus moet een bedrijf op zoek naar een SharePoint oplossing die veel gebruikersgemak biedt.
Waar vroeger de archivaris verantwoordelijk was voor het archief, zijn het nu de gebruikers zelf die documenten opslaan. Het ideale systeem moet dan ook intuïtief zijn en weinig handelingen vergen. Met grote regelmaat ziet Burger gebeuren dat een SharePoint-oplossing wordt opgetuigd door alleen de ICT-afdeling van een bedrijf. De kans dat het project dan van begin af aan een succes wordt, is klein. De gebruikers, maar ook juristen en recordmanagers, moeten erbij betrokken worden om te weten wat er nodig is en vooral om erachter te komen wat er allemaal opgeslagen moet worden. De gedachte dat SharePoint een leuke vervanging is voor fileshare, is hardnekkig. SharePoint is vele malen aantrekkelijker. Door het opnemen van slimme regels in het systeem en het automatiseren van processen zijn er uiteindelijk minder mensen nodig. Maar het werkt alleen maar als het door iedereen op de juiste manier wordt gebruikt.
Wat zijn de belangrijkste trends?
Eerst lieten bedrijven SharePoint-oplossingen vaak vrij qua inrichting. De tendens verschuift nu naar een meer top down beleid. Aan een onafhankelijke consultant wordt vooraf advies gevraagd over welke oplossing het beste binnen de organisatie past. Daarna wordt bij aanvang van het project geïnventariseerd welke wensen de gebruikers hebben en wat zij er daadwerkelijk mee moeten kunnen. Er is duidelijk meer aandacht voor de voorbereiding. Ook de implementatie wordt tegenwoordig een stuk minder onderschat. Het is de kunst om zo te implementeren dat gebruikers het voordeel van minder werk daadwerkelijk zien. Burger constateert dat hoe groter een bedrijf is, hoe strakker het proces moet worden ingericht om echt succesvol te zijn. Er moeten duidelijke regels voor het gebruik zijn. Niet voor niets heeft Microsoft guidelines for governance opgesteld. Binnen organisaties worden nog altijd veel e-mails verstuurd, met belangrijke informatie die opgeslagen moet worden. De juiste oplossing moet dus ook overweg kunnen met deze toenemende stroom mailverkeer.
Welke rol speelt SharePoint op dit gebied?
Steeds meer organisaties maken gebruik van SharePoint. Logisch dus dat SharePoint ook voor recordmanagement wordt ingezet, zeker nu verschillende oplossingen NEN 2082 gecertificeerd zijn, waaronder het eConnect DMS & RMA Portaal. Het NEN 2082 certificaat bewijst dat de oplossing geschikt is voor professioneel en veilig informatiemanagement volgens de NEN 2082 standaard. Archiefwet-plichtige organisaties kiezen vaak voor zo’n gecertificeerde oplossing, omdat ze een werkwijze en archiefsysteem moeten hebben dat voldoet aan een kwaliteitskader. De NEN 2082 is zo’n kader. Een belangrijke reden waarom organisaties voor SharePoint kiezen, is het gebruiksgemak. SharePoint richt zich vooral op de eindgebruiker, om deze zo gebruiksvriendelijk mogelijk te kunnen laten werken. Dat is te zien aan de bediening van het systeem, dat overeenkomt met de look and feel van Microsoft Office: herkenbaar dus. Daardoor snapt de gebruiker het systeem redelijk snel, wat de acceptatie van de recordmanagement-oplossing vergroot. Daarnaast kan de recordmanagement-oplossing eenvoudig worden geïntegreerd met andere SharePoint portalen. De gebruiker werkt dan vanuit één systeem en kan eenvoudig informatie uitwisselen. Door SharePoint breed in te zetten worden de mogelijkheden optimaal benut. Burger: ’Dat heb ik als projectmanager bijvoorbeeld ervaren bij Centraal Fonds Volkshuisvesting (CFV). Het eConnect RMA van ETTU hebben we hier gekoppeld aan het eConnect Kennis- en Communicatie Portaal. Zo werd er één omgeving gecreëerd van waaruit de medewerkers kunnen werken en worden cases automatisch gearchiveerd.’
Welke rol vervul jij in de projecten die je uitvoert?
Burger ziet zichzelf als een verbinding tussen de verschillende disciplines. Er is kennis nodig van alle regels rondom archiveren en over het te verwachten eindresultaat moet worden gecommuniceerd met mensen van automatisering, communicatie, legal en administratie. In zijn functie als adviseur bewaakt Burger de functionele invulling van documentmanagement en recordmanagement in een SharePoint-portaal. Schuift hij aan als projectleider, dan bewaakt hij de inrichting van het project door het projectteam, maar altijd vanuit het idee om processen optima forma te laten verlopen in compliance met de wet- en regelgeving.