Valo intranet voor Veiligheidsregio IJsselland
Achtergrondinformatie van de SharePoint-omgeving speelt ook tijdens incidenten een rol, maar het intranet van de Veiligheidsregio IJsselland dient vooral om interne communicatie en samenwerking met partners mogelijk te maken.
Thijs Lohuis, functioneel beheerder van het intranet: ‘Ik zou zeggen dat 80% van wat we op het intranet doen gericht is op interne communicatie en samenwerking. Maar er zijn ook externen aangesloten. Zo hebben we bijvoorbeeld een informatieportaal voor crisisfunctionarissen en een aantal projectportalen waarop we informatie delen met interne en externe betrokkenen. Het belangrijkste doel van de omgeving is het faciliteren van samenwerking.’
Niet meer afhankelijk van een leverancier
‘We hadden sinds 2015 een intranet op basis van SharePoint 2013, met heel veel maatwerk. Het onderhoud daarvan werd echt een probleem toen de samenwerking met de ontwikkelaar stopte. We wilden door die ervaring niet meer afhankelijk zijn van een leverancier, met het risico dat we weer met een product zouden blijven zitten waar we niets mee konden. Toen we werden getipt over Valo zijn we daar een leverancier voor gaan zoeken. We hebben twee bedrijven uitgenodigd voor een demo en uiteindelijk op basis van de offerte voor Portiva gekozen. Op dat punt wisten we functioneel al heel goed wat we wilden. Toen Portiva aan het werk ging was dus puur de techniek nog de vraag.’
Een bijzondere implementatie
De Valo-implementatie van Veiligheidsregio IJsselland is bijzonder, omdat het een on-premises installatie is. De fysieke infrastructuur, met verschillende dubbel uitgevoerde servers, leverde daarbij interessante uitdagingen op. Maar ook helemaal in het begin van het project was het even zoeken, aldus Lohuis: ‘Ons serverpark is niet standaard, daarom sloot de eerste demo niet helemaal aan bij onze vraag. Valo is gebouwd op Office 365. De demo was dat dus ook. Bepaalde dingen werken op SharePoint 2013 niet. Dat moesten we even duidelijk krijgen, maar uiteindelijk werd dat door Portiva goed opgepakt.’
Voorlopig blijft de hele omgeving on-premises op SharePoint 2013: ‘We hebben gekozen om de bestaande infrastructuur, investeringen en licenties te behouden en zo veel mogelijk te hergebruiken. We hadden het nieuwe intranet op hele korte termijn nodig. Van een migratie naar de cloud was dus geen sprake.’
Kennisplek en social hub
Het idee is om Valo zoveel mogelijk te gebruiken zoals het nu is. ‘Een geen grote visie over waar we over vijf jaar willen staan met het intranet is er niet. Als er wensen zijn vanuit de organisatie, dan kijken we wat er mogelijk is. Laatst hebben we op Valo bijvoorbeeld de social hub ingericht, zodat onze gebruikers kunnen zien wat wij als organisatie doen op social media.’
Soepel en goed samengewerkt
Veiligheidsregio IJsselland koos ervoor om het beheer van Valo na oplevering in eigen hand te nemen: ‘We hebben soepel en goed, maar vooral op projectbasis samengewerkt met Portiva. Het is helemaal niet uitgesloten dat we Portiva in de toekomst nog betrekken bij het verder uitwerken van functionaliteit, maar ze doen geen beheer op het intranet. Het technisch beheer ligt bij onze vaste beheerpartner en het functioneel beheer doen we intern. Wij kunnen gelukkig veel zelf en bij problemen waar we zelf niet uitkomen bellen we Portiva.’
‘We hebben voornamelijk met Paul Erlings, Senior Business Consultant bij Portiva, gewerkt. Op afstand was ook Nico Martens, Infrastructure Engineer, betrokken. Dat verliep heel goed. Paul is bereikbaar en beschikbaar. Als we met een vraag kwamen, koppelde hij altijd snel terug wat de mogelijke oplossingen waren. Nee, die mag zo weer komen.’
Adoptie was geen grote opgave binnen deze organisatie: ‘Wij zijn gewend om online samen te werken. Valo gaf dat nog een boost. Voorafgaand aan de migratie hebben we in alle teams uitlegsessies gehouden. Daarin lag de nadruk op de nieuwe functionele inrichting van het intranet. Het gebruik van SharePoint 2013 was al bekend, al blijft dit een aandachtspunt.’
De grote winst voor gebruikers is dat de structuur van het intranet veel helderder is en dat informatie makkelijker te vinden is. We kunnen de mobiele app van Microsoft in onze omgeving niet gebruiken. Wel hebben we gezorgd dat het intranet volledig responsive is, zodat gebruik op telefoon of tablet gewoon in de browser kan.’