Uitdagingen bij een migratie naar SharePoint Modern

Recent heb ik gewerkt aan een tweetal projecten waarbij van SharePoint 2013 gemigreerd werd naar SharePoint Online. Tijdens deze migraties werd er ook voor gekozen om meteen over te gaan op nieuwe type sites. De keuze om meteen ook een transitie te maken was in beide gevallen omdat deze sites dan later aan Microsoft Teams te koppelen zijn. Maar een dergelijke transitie houdt ook in dat de moderne pagina’s bijvoorbeeld als standaard voorpagina gebruikt worden en je dus ook andere webparts tot je beschikking krijgt. Deze migratie levert op functioneel gebied de nodige uitdagingen op.

Maar wat is dan Modern SharePoint

Sinds 2016 kennen we de moderne look in SharePoint. Als eerste werd het uiterlijk van de bibliotheken van een site vernieuwd. Daarna werd het SharePoint framework (SPFx) geïntroduceerd waarop de nieuwe webparts gebouwd zijn. Developers kunnen hier makkelijk op inhaken met custom webparts. De pagina’s in de nieuwe type sites maken allemaal gebruik van SPFx. Na de pagina’s en de bibliotheken zijn ook de lijsten in moderne look omgezet. Dit geeft vooral bij filteren en sorteren veel gemak voor de gebruiker. Ook kan een gebruiker gemakkelijk kolommen toevoegen.

Bovenstaande afbeelding: klassieke SharePoint site

Bovenstaande afbeelding: moderne SharePoint site

En dan de migratie

Waar je vroeger gemakkelijk functionaliteit kon migreren zonder al te veel aanpassingen is dit met de moderne sites en pagina’s anders.
Hieronder beschrijf ik een aantal uitdagingen die wij tegenkomen bij een dergelijke migratie:

Maatwerk

In het tijdperk van voor de moderne pagina’s gebeurde het dikwijls dat er oplossingen gemaakt werden die draaiden op SharePoint componenten. In de meeste gevallen is het zo dat dit niet overgezet kan worden. Het maatwerk greep vaak in op de klassieke pagina’s en maakte gebruik van scripting. Gelukkig kunnen we met SPFx webparts vaak wel kleine stukjes maatwerk opvangen. Helaas gaat de eerder gemaakte investering in het maatwerk verloren.

Scripting

Zelfs als functioneel consultant gebruik ik regelmatig een stukje CSS of JavaScript om dat ene stukje tekst net iets mooier te maken of een bepaald onderdeel te verbergen. In de moderne pagina’s kun je niet meer deze scripts of stukjes CSS gebruiken. Simpelweg omdat de script editor webparts niet meer gebruikt worden. Tijdens een migratie kan dit betekenen dat een oplossing niet meer werkt en er een ontwikkelaar aan te pas moet komen die iets met SPFx kan maken.

Branding

Veel SharePoint 2013 omgevingen zijn gestyled met behulp van een custom masterpage. Hiermee worden kleuren en fonts aangepast. Dit is iets wat in de moderne sites niet meer werkt. Hiervoor maak je nu een thema aan en koppel je deze aan je omgeving.

Gekochte apps uit appstore

Het gebeurt regelmatig dat wij bij klanten webparts uit de store tegenkomen. Op zich is dat prima en zijn de klanten er heel blij mee omdat deze apps in behoeftes voorzien die niet standaard in SharePoint zitten. Maar helaas kun je dergelijke webparts niet 1 op 1 overzetten. En net zoals bij maatwerk betekent dit dat de gemaakte investering weg is.

Search

Search wordt veel gebruikt in de klassieke pagina’s. Menig intranet is opgebouwd met search. Met de diverse webparts worden bijvoorbeeld items opgehaald en gepersonaliseerd getoond. Deze webparts zijn allemaal verdwenen in de moderne pagina’s. Wel zijn er alternatieve webparts gemaakt maar bijvoorbeeld het search result webpart is er niet meer. Wel kun je met het highlighted content (gemarkeerde inhoud in het Nederlands) webpart het een en ander qua documenten ophalen en tonen aan de gebruiker.

Gemarkeerde inhoud webpart met mogelijkheid tot enkele filteringen op bron, type en inhoud

Naast eerder genoemde onderdelen zijn er nog een aantal webparts die gemist worden. Zo dien je bijvoorbeeld voor de Visio bestanden gebruik te maken van het file viewer webpart. Voor het agenda webpart kun je gebruik maken van het event webpart. En voor het taken webpart kun je planner inzetten. In de meeste gevallen is het met een beetje creativiteit op te lossen. Maar je dient met een migratie/transitie hier wel rekening met te houden. Het vraagt re-work wat weer extra tijd betekent in een project.

Eind goed, al goed?

Naast de bovengenoemde uitdagingen zijn er vooral positieve punten te noemen aan een transitie naar moderne sites.

De sites zijn namelijk intuïtiever dan voorheen, schalen beter (out of the box) en zijn mobile friendly.
Ook zijn de sites makkelijker te beheren door eindgebruikers en zijn het aantal nieuwe webparts net iets uitgebreider. Het is wel belangrijk om de gebruiker mee te nemen door de nieuwe look and feel. Maar met een klein beetje begeleiding gaat de gemiddelde gebruiker snel zelf aan te slag met de nieuwe sites met hun “oude” content.

Wil je meer weten over migratie naar Modern SharePoint? Neem dan contact met mij op.