Tips om te komen tot ITaaS, ‘the next step in automation’
Veel organisaties zetten op dit moment de eerste, voorzichtige stappen richting automation, oftewel het automatiseren van veelvoorkomende, arbeidsintensieve, handmatige taken. Tijd voor ons om al vast vooruit te kijken naar ‘the next step’: het aanbieden en combineren van geautomatiseerde taken en bedrijfsprocessen in workflows voor het verlenen van services (IT-as-a-Service).
Alex, expert bij ICT-Partners, licht in deze blog het principe IT-as-a-Service (ITaaS) verder toe en informeert u over hoe u zelf een begint kunt maken met het creëren van automatisch te leveren diensten.
Wat is ITaaS?
ITaaS kent vele omschrijvingen, maar laat zich (in mijn optiek) het beste omschrijven als een manier om diensten aan te bieden via een centrale plek, waarvandaan de eindgebruiker eenvoudig en zonder tussenkomst van de ICT-afdeling, op een voor hem of haar geschikt tijdstip, vanaf elke locatie en op elk apparaat, diensten kan aanvragen.
In de praktijk loggen gebruikers in op een webportal, welke dienstdoet als productdienstencatalogus, en vragen hier hun gewenste service aan. Deze diensten kunnen zonder beperkingen worden aangevraagd of op basis van context (locatie, device, gebruikersgroep etc.) worden verstrekt.
Niet alleen kunnen zichtbare, maar ook onzichtbare services (op basis van kwalificaties, bijv. wijziging van een Active Directory-groep o.b.v. functie of gewijzigde werklocatie) op de achtergrond in werking worden gesteld, zoals bijvoorbeeld de geautomatiseerde bedrijfsprocessen genoemd in deze blog over on-boarding, off-boarding en doorgroeien binnen een organisatie.
Een service wordt eenmalig gemaakt en kan daarna, indien gewenst of noodzakelijk, oneindig veel malen aangevraagd worden door verschillende medewerkers met steeds een voorspelbare uitkomst tot gevolg.
De voordelen van ITaaS
Een kort overzicht van de algemene voordelen van ITaaS:
- Gestroomlijnde bedrijfsprocessen;
- Efficiëntere dienstverlening;
- Controle op én besparing van licentiekosten;
- Stijgende tevredenheid van eindgebruikers door snellere dienstverlening;
- Verlaging van het aantal openstaande servicedesktaken;
- Gecontroleerde en beheerde eindgebruikerstoegang tot bronnen, dus betere beveiliging;
- En meer (benieuwd? Neem dan contact met ons op)
Uiteraard kent hier bovenop iedere geautomatiseerde service nog eens eigen voordelen voor de business, eindgebruiker of het systeem.
ITaaS in de praktijk
Er zijn honderden voorbeelden te noemen van diensten die aan eindgebruikers kunnen worden aangeboden. Om een idee te geven welke processen te automatiseren en als service aan te bieden zijn, volgt hier een kleine opsomming:
- Verkrijgen thuiswerkfunctionaliteit;
- Verkrijgen van applicaties (en uitrol);
- Bestellen van verschillende typen hardware;
- Boeken van reizen, hotels, tickets;
- Mogelijkheid van veranderen van een foto in het personeelsmanagementsysteem;
- Wijzigen van een telefoonnummer in de bedrijfstelefoongids;
- Plaatsen van bestellingen bij websites;
- Verkrijgen van een virtuele werkplek en servers in cloudoplossingen;
- Verkrijgen van tijdelijke virtuele testmachines in het eigen datacenter;
- Opnieuw inspoelen van een apparaat;
- Verkrijgen tot uitbreiding schijfruimte;
- Verkrijgen nieuwe business cards;
- Verkrijgen testgebruikersaccount;
- Verkrijgen rechten tot netwerkmap;
- Verkrijgen rechten tot printergebruik.
Waar te beginnen?!
Mijn advies om te beginnen met ITaaS is als volgt: begin klein en breid langzaam uit. Doe kennis op van bestaande bedrijfsprocessen en kijk waar en hoe er geautomatiseerd kan worden in deze processen.
Start vervolgens met de processen waarbij quick wins te behalen zijn, zoals handmatige processen die vaak worden doorlopen en veel tijd vergen. Deze veelvoorkomende en tijdrovende processen kunnen bijvoorbeeld worden geïdentificeerd door te kijken naar het aantal servicetickets dat wordt aangemaakt of naar processen die langer duren dan verwacht.
Processen als aanvragen voor verkrijgen van applicaties of rechten voor thuiswerken en bestellingen van business cards of aanschaf van hardware uit een catalogus, zijn prima kanshebbers om de eerste stappen te zetten richting IT als service!
In de praktijk zien we dat organisaties die klein zijn begonnen en daarmee snel succes hebben geboekt inmiddels de smaak te pakken hebben en inmiddels al tientallen tot honderden services aanbieden aan hun eindgebruikers/klanten.
Wilt u naar aanleiding van deze blog meer te weten komen over ITaaS of over de voordelen die te behalen zijn voor uw organisatie of afdeling? Neem dan gerust contact met ons op.