*tip* Exchange Online: ook je verzonden mail in je Shared Mailbox

Onlangs kreeg ik bij een migratie van Exchange 2010 naar een Exchange Online omgeving de volgende vraag: “Bij het versturen van een e-mail vanuit een gedeelde mailbox komt de verzonden mail in de verkeerde Sent Items folder”

Scenario:
Binnen Exchange Online kun je gebruik maken van gedeelde mailboxen (shared mailbox). Dit zijn mailboxen die niet zijn gekoppeld aan een specifieke gebruiker en daarom ook geen Exchange licentie nodig hebben binnen de Office 365 portal.

Als voorbeeld nemen wij een afdeling Sales met een gedeelde mailbox sales@contoso.com. Medewerkers van de afdeling Sales hebben toegang tot deze mailbox zodat zij vanuit (sent as) of namens (on behalf) sales@contoso.com e-mails kunnen versturen. Voor de ontvanger van de verstuurde e-mail lijkt het als of mail is verstuurd door deze gedeelde mailbox.

Probleemstelling:
Bij het versturen van een e-mail namens de Sales mailbox wordt de verzonden e-mail opgeslagen in de map “sent items” van de verzender die de mail verstuurd heeft. Om dit te verduidelijken een voorbeeld.

Voorbeeld 1
Gebruiker A (Jeroen) heeft samen met 3 andere collega’s toegang tot de gedeelde mailbox van de afdeling Sales Gebruiker A stuurt namens de afdeling Sales een e-mail naar een klant. Echter wordt deze verzonden e-mail niet opgeslagen in de map “sent items” van de sales mailbox maar in de map “sent items” van gebruiker A.

Dit heeft als gevolg dat de collega’s van de afdeling sales niet kunnen zien wat gebruiker A heeft verstuurd aan de klant.

Oplossing:
De eerste gedachte bij het oplossen van dit probleem is: “Dan maak ik toch gewoon een mail rule aan”. Helaas werkt dit niet omdat een rule uitsluitend wordt uitgevoerd op de primaire mailbox van gebruiker. Omdat de shared mailbox niet toebehoort aan één gebruiker kan hier geen mail rule aan gekoppeld worden.

Een tweede oplossing die wel werkt is om per gebruiker een register aanpassing te doen. Technisch gezien is dit een oplossing, maar er kleven wel een aantal risico’s aan en levert beheerlast op omdat het voor elke gebruiker individueel moet worden ingesteld.

Gelukkig is er nog een andere oplossing. Vanuit PowerShell kan per shared mailbox worden ingesteld dat de verzonden e-mails ook in de map “sent items” van deze shared mailbox worden opgeslagen.

Voor de beheerders:
Om onderstaande commando’s uit te kunnen voeren is de Active Directory-module for Windows PowerShell. Nodig. Deze informatie is terug te vinden op https://msdn.microsoft.com/en-us/library/jj151815.aspx

#Naam van de shared mailbox
$mailbox = “sales”
#inloggegevens Global Admin account Office 365
$UserCredential = Get-Credential
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential
-Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $Session get-mailbox $mailbox

set-mailbox $mailbox -MessageCopyForSentAsEnabled $True

set-mailbox $mailbox -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $True