Thuiswerken voor beginners: 5 tips

5 tips om efficiënt en leuk thuis te werken

Dinsdagochtend, 17 maart 2020. Er staat 9 kilometer file op de Nederlandse wegen. Treinen en bussen zijn leeg en straten liggen er verlaten bij. Ongekend voor een ‘normale’ werkdag. Op de digitale snelweg is het daarentegen drukker dan ooit! Sinds het kabinet op donderdag 12 maart opriep tot zoveel mogelijk thuiswerken om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan, ziet een ‘normale’ werkdag er voor veel mensen heel anders uit.

We gaan dus met z’n allen thuiswerken en dat vraagt wel wat aanpassingen, zeker voor wie thuiswerken helemaal niet gewend is. Daarom zetten wij in deze blog 5 tips op een rij die jou helpen efficiënt én leuk thuis te werken.

1. Zorg voor een fijne werkplek

Niet iedereen heeft de luxe van een compleet ingericht kantoor met ergonomische stoel en sta/zit-bureau. Toch is het belangrijk om te zorgen voor een fijne en comfortabele werkplek. Je wil de komende weken echt niet werken op een klapstoel aan de keukentafel, voorovergebogen over je laptop. Dat is niet alleen nu bijzonder oncomfortabel, je doet er jouw nek, rug en schouders op lange termijn ook geen plezier mee. Zorg daarom voor een werkplek met:

• Een goede stoel . Een bureaustoel is natuurlijk ideaal, maar heb je die zo niet 1-2-3 bij de hand kies dan voor een stoel met een goede rugleuning die je stimuleert om rechtop te zitten. Bij een ideale hoogte rusten je onderarmen op de tafel en bevinden ze zich in een hoek van 90° tegenover je bovenarmen. Je houdt je hoofd rechtop en kijkt recht voor je uit.
• Een goed werkoppervlak : Heb je een bureau, top! Kijk wel even of de ingestelde hoogte past bij jouw lengte. Heb je geen bureau? Zoek dan een oppervlak dat het dichtste in de buurt komt van jouw ideale hoogte. Misschien is het je eetkamertafel of misschien is jouw dressoir wel de geschikte hoogte. Het is wellicht geen slecht idee om te investeren in een verstelbaar bureau; er zijn voldoende opties beschikbaar voor ieder budget. Plaatsgebrek? Kijk dan of een inklapbaar bureau wat voor jou is.
• Scherm : Voorovergebogen over je laptop hangen is echt nefast voor jouw rug, schouders en nek. Het belangrijkste is om mooi rechtop te zitten en vooruit te kijken. Zorg dus dat jouw laptopscherm op ooghoogte komt te staan. Bij gebrek aan een laptopstandaard werkt een stapel boeken vaak net zo goed. Of sluit je laptop aan op een tweede scherm en combineer dit met je laptop op een laptopstandaard. Zo heb je de luxe van een tweede scherm in jouw thuiskantoor.
• Extern toetsenbord en muis : Wekenlang muizen en tikken op je laptop is geen pretje. Kies voor een externe muis en toetsenbord en je zal zien dat je onmiddellijk een stuk makkelijker en sneller werkt. Een echte aanrader voor mensen die vaak cijfers invoeren en gek worden zonder numeriek toetsenbord.
• Hoofdtelefoon : Partner, kinderen en buren; een groot deel van de bevolking zit op dit moment thuis. Dit heeft natuurlijk een invloed op jouw concentratie. Op de momenten dat jij aan het werk gaat, probeer je dan zoveel mogelijk af te zonderen. Een hoofdtelefoon, met of zonder noise-cancelling, is hierbij een handig hulpmiddel. Een goede hoofdtelefoon met ingebouwde microfoon is bovendien een goede investering nu vergaderingen verhuizen van het kantoor naar online.

Foto: Depositphotos.com®

2. Blijf in contact met jouw collega’s

Een dag thuiswerken, waarbij je minimaal contact had met jouw collega’s en ongestoord doorwerkte, is wel wat anders dan wekenlang thuiswerken. We zijn sociale wezens, daarom is interactie met jouw collega’s belangrijk. Nu een spontaan gesprek bij de koffieautomaat er voorlopig niet meer inzit, is het belangrijk om via andere kanalen te checken hoe het met jouw collega’s gaat. In plaats van een grapje bij de koffieautomaat, gooi je nu een GIF op de chat.

Gelukkig zijn er inmiddels voldoende tools beschikbaar die ervoor zorgen dat jij in contact blijft met jouw afdeling. Denk hierbij maar aan Skype for Business, Microsoft Teams, Slack en Google Hangout. Google en Microsoft willen bedrijven helpen met het online samenbrengen van collega’s en lieten beiden al weten dat ze hun samenwerktools tijdelijk gratis ter beschikking stellen. Klik hier voor meer informatie over gratis Teams en klik hier voor meer informatie over Google Hangout Meet.

Laat ook dagelijkse stand-ups of wekelijkse teammeetings gewoon digitaal doorgaan, dit zorgt ervoor dat collega’s op de hoogte blijven van elkaars planning en het zorgt voor structuur in de werkdag.

3. Tijd voor beweging

Niet alleen werken we de komende periode thuis, voor veel mensen komen ook sportieve activiteiten op een laag pitje te staan. Sportclubs en fitnesscentra sluiten noodgedwongen hun deuren, de dagelijkse wandeling richting het station valt weg en de kinderen met de fiets naar school brengen zit er voorlopig ook niet in. Bovendien zitten we thuis niet zo ergonomisch verantwoord als op kantoor, dus beweging is belangrijk! Wat kan je zoal doen om toch aan jouw wekelijkse dosis beweging te komen?

• Gebruik jouw lunchpauze of de tijd die je normaal in de file staat om een wandeling te maken. Vooralsnog hoeven mensen die geen corona-symptomen hebben zich niet op te sluiten in hun huis, dus haal even een frisse neus.
• Ben je aan het bellen? Blijf niet zitten, maar loop rond!
• De verleiding is groot om de hele dag lekker door te gaan, maar zorg voor voldoende pauzes. Loop even naar beneden en haal een glas water.
• Gebruik je korte pauzes om eenvoudige oefeningen uit te voeren. Denk hierbij aan 30 squats of uitvalspassen (met of zonder 4 pakken wc-papier als extra gewicht), 30-60 seconden wallsit of planken en 60 jumping jacks.

Foto: Depositphotos.com®

4. Tijd voor werk én gezin

Nu ook kinderen thuis zijn, is het voor veel mensen niet eenvoudig om thuis aan de slag te gaan. Zorg daarom voor een goede planning en maak duidelijke afspraken. Hebben jouw kinderen nog een waakzaam oog nodig en is jouw partner ook thuis aan het werk? Zorg dan voor een beurtrol waarbij je elkaar aflost en je werkt in een afgesloten ruimte. Zijn jouw kinderen oud genoeg om alleen gelaten te worden? Stel dan een schema op waarbij je jouw kinderen taken of opdrachten geeft terwijl jij aan het werk bent. Reserveer ruimte voor educatieve opdrachten, speeltijd en schermtijd.

Maak afspraken over wanneer je gestoord mag worden en geef dit visueel weer; bijvoorbeeld deur dicht wil zeggen dat je niet gestoord mag worden. Las voldoende pauzes in, lunch samen of maak samen een wandeling. En vooral, accepteer dat dit een ongewone situatie is en niet alles van een leien dak loopt. En dat is oké! Vraag maar aan Professor Robert Kelly hoe zijn interview met de BBC verliep…

Bron: BBC News Youtube channel

5. Zorg voor regelmaat en discipline

De verleiding is groot om in je pyjama op de bank te gaan hangen en daar jouw mails te beantwoorden, maar echt positief voor jouw productiviteit is dit niet. Zorg, net zoals je naar kantoor zou gaan, voor regelmaat in je werkdag. Je hebt de vrijheid om jouw werkdag in te delen naar jouw ritme, maar probeer je ook te houden aan die planning. Laat je niet afleiden door televisie, de was die nog in de wasmachine zit, jouw telefoon of e-mail. Probeer te werken in blokken van 90 minuten en las na elk blok een pauze in om te bewegen, het nieuws te checken of de vaatwasser uit te legen.

Nu de grens tussen privé en werk vervaagt is het belangrijk om werk en gezin toch zoveel mogelijk te scheiden. Werken in een afzonderlijke ruimte is een aanrader, op die manier kan je aan het eind van je werkdag toch een beetje naar huis gaan. Het klinkt misschien raar, loop nadat je de laptop dichtklapt even een blokje om. In een normale situatie had je ook reistijd waarin je even jouw dag kon afsluiten.

Niemand weet hoelang we in deze situatie zullen zitten. Gaan we na 6 april weer naar kantoor? Of worden de maatregelen in Nederland de komende tijd verscherpt? Hoe zit het met de meivakantie? Het zijn onzekere tijden, maar laten we niet vergeten dat we dit doen om de verspreiding van het virus in te dammen en we zo levens redden. We zitten allemaal in hetzelfde schuitje en we maken er samen het beste van!