Teams voor MarCom: 3 Kansen

Eindelijk overzicht: zo run je marketing en communicatie via Teams.

Probeer je je marketing- en communicatiecampagnes nog steeds vanuit Outlook te runnen? Of ben je op zoek naar een betere manier om samen te werken met decentrale redacties, bureaus en externen? Teams kan op heel veel manieren bijdragen aan een effectiever, efficiënter en minder foutgevoelig MarCom-proces.

Ben je marketing- of communicatieprofessional in een grote organisatie? En zo ja, hoe ziet dan je mailbox eruit? De aanpassingen van dat nieuwsbericht, die maandag zijn binnengekomen, kun je die nog terugvinden? Of is dat al 50 mails geleden, en ben je dus tien minuten aan het zoeken voor je de goede versie hebt? Tenminste, je dénkt dat het de goede versie is…

E-mail is geen samenwerkoplossing.

Als je bedenkt dat al je collega’s en teamgenoten zo ook continu tijd verliezen, kun je makkelijk bedenken hoeveel tijd en geld er hieraan verloren gaat. Als je heel eerlijk bent, moet je gewoon toegeven dat e-mail geen manier is om marketing- en communicatieprojecten te runnen. Teams is daar juist wel voor gemaakt: communicatie, meetings, documenten, content en planning allemaal op één plek. Waar iedereen erbij kan en waar iedereen altijd met de juiste, nieuwste versie werkt. Ideaal om samen te werken met mensen die niet bij jou op kantoor zitten.

Samenwerken zonder kantoordag.

Je hebt als marketeer of communicatieprofessional contact met heel veel verschillende mensen en afdelingen binnen je organisatie en je werkt bovendien samen met freelancers, bureaus, publishers en media. Je bent dus ook al gewend om online samen te werken en jouw vakgebied is dé plek om nog meer thuis- en remote werken als een kans te zien en niet als een uitdaging. Tegelijkertijd is het de vraag hoe je je team betrokken houdt als de wekelijkse kantoordag, creatieve sessies en de vrijdagmiddagborrel wegvallen. Veel MarCom-afdelingen worstelen daarmee. Maar inmiddels zijn er ook al veel oplossingen bedacht om, via Teams, te zorgen dat jouw team net zo goed of beter functioneert als voordat we allemaal moesten gaan thuiswerken.

Sneller een campagne opzetten.

Dat begint met het aanmaken van een team voor ieder project of voor iedere campagne een team aan te maken, waar je dan alleen de mensen aan toevoegt die daarbij betrokken zijn. Zo blijven je gegevens veilig en blijft het werk voor iedereen overzichtelijk. Dit gaat heel snel en makkelijk met een Team-template. In zo’n template is bijvoorbeeld precies vastgelegd wat je nodig hebt voor een campagne. Het voldoet ook aan alle richtlijnen wat betreft naamgeving en dergelijke. Zo kan iedereen, ook in een nieuwe campagne, vinden waar alles staat en weet je zeker dat je geen dingen vergeet. Je weet ook welke gegevens je nodig hebt voor rapportage en welke stappen er gezet moeten worden om de campagne goed te kunnen draaien vanuit Teams.

Effectief, eenvoudig en zonder extra kosten.

Natuurlijk zijn er prachtige standaardoplossingen te koop voor campagnemanagement. Maar meestal bieden die veel functionaliteit die uiteindelijk niet gebruikt wordt (maar wel betaald) en laat de integratie met de Office-omgeving en de rest van de digitale werkplek te wensen over. Dat maakt bijvoorbeeld het uitwisselen van data en documenten lastig en zit in de weg bij gebruikersbeheer en beveiliging. Daardoor gaat er tijd en geld verloren. Door Teams hiervoor in te richten, heb je meestal grotendeels de functionaliteit die je nodig hebt, zonder een extra softwarepakket ernaast te hoeven draaien.

Eindelijk overzicht.

In grote bedrijven worden per jaar miljoenen euro’s uitgegeven aan marketingcampagnes. Vaak draaien er een tiental van die campagnes tegelijk, zonder dat iemand het complete overzicht heeft over kosten en resultaten. Een goed ingerichte Teams-omgeving kan hierbij de oplossing zijn. Door bijvoorbeeld Lists te gebruiken kun je campagnes centraal managen. Teams kan daarbij overzichtelijk alle gegevens presenteren die je nodig hebt. Denk bijvoorbeeld aan budgetinformatie, per project en in totalen, voorzien van een accorderings- en verantwoordingsflow. Maar ook aan overzichten van welke producten worden gepromoot, resultaten van campagnes en kanaal- en personeelsplanningen.

Deadline-reminders.

Werk je met een decentrale redactie van experts uit verschillende delen van je organisatie? Het produceren van content met zo’n verspreide club, met iedere redacteur op zijn eigen ‘eilandje’, kan een pijnlijk proces zijn. Samenwerken via Teams kan de pijn verlichten. In Teams geef je je redactie een eigen plek, ook al zit iedereen ergens anders. Daar kun je niet alleen makkelijk communiceren, vergaderen en documenten delen maar ook je processen stroomlijnen. Het opzetten van een formeel redactie- en goedkeuringsproces in Teams kan veel van het vervelende werk, zoals het bewaken van deadlines en het versturen van reminders (niet bepaald het leukste klusje in je takenpakket), van je overnemen. Het resultaat: minder gemiste deadlines, minder onnodige communicatie en een beter lopend proces.