Kennisportal
Kennisportal is een kennisplatform met een focus op de brede doelgroep Business en IT.

Softwareselectie: wat doen je concullega’s?

Daar zit je dan met je projectgroep. Je hebt naar aanleiding van je uitgebreide Request For Information (RFI) respons gekregen van maar liefst acht IT-partners. Eén leverancier ziet af van het invullen van de RFI, omdat ze hebben doorgerekend dat de benodigde inspanning niet opweegt tegen de kans van slagen, vermenigvuldigd met het verwachte te winnen projectbudget. Bovendien heeft het bedrijf ‘het al druk genoeg’…

Nog twee leveranciers vallen af, omdat ze één of meerdere van je knockout-criteria niet positief hebben beantwoord. Je hebt ze vooraf wijselijk niet verteld wat de criteria precies zijn, omdat je meent dat iemand met verstand van jouw business dat haarfijn zou moeten aanvoelen. En dus zijn er nog vijf leveranciers over. En met vijf kandidaten de volgende fase ingaan, dat zie je niet zitten, gezien de tijdsinvestering die je daarvoor moet doen.

Scorecard
Natuurlijk heeft je adviseur een scorecard bedacht, waarop jullie alle ingevulde antwoorden hebben gewogen en opgeteld tot een totaalscore. Maar de aanbieders met de hoogste score bieden óók de hoogste prijs. Uiteraard kun je verdergaan met de kandidaten met de drie hoogste scores, maar doe je jezelf dan niet tekort? Is het wellicht een optie een goedkoper alternatief aan te vullen met andere software en zo een acceptabele oplossing te creëren? Of moet je meer op je gevoel afgaan? Dat laatste wordt lastig, want je hebt maar weinig contact gehad met de leveranciers; daar heb je een adviseur voor. Die ene vervelende verkoper die tegen jouw verzoek in toch contact probeerde te zoeken met de directie is al afgevallen op de knockout-criteria.

Nul tot vijf sterren tevredenheid
Wat nu? Je collega stelt voor om het internet af te struinen naar positieve en negatieve feedback op de vijf overgebleven leveranciers. Dat was je al van plan, hoewel je ook weet dat die commentaren te vergelijken zijn met de hotelrecensies op sites als Tripadvisor. De een heeft een fantastische vakantie gehad en deelt vijf sterren uit, terwijl een ander in dezelfde omstandigheden één ster geeft. Want ja, zoveel mensen zoveel wensen. Ouders met tieners zijn misschien zeer tevreden omdat hun pubers zich ‘vet’ vermaakt hebben in de discotheek op het terrein. De ouders met kleine kinderen vinden één ster al teveel, omdat hun kroost vanwege het lawaai ’s nachts de vakantie krijsend heeft doorgebracht. Zowel de ouders van de pubers als die van de peuters hebben natuurlijk een punt.

Tevreden klanten?
Wat je eigenlijk ook wil weten, is of de leverancier tevreden klanten heeft onder bedrijven die vergelijkbaar zijn met jouw organisatie. Maar daar kom je niet achter door in de antwoorden op de RFI te spitten. Hoe dan wel? Je hebt via je personeel en de branchevereniging genoeg lijntjes naar concullega’s om een verzoek te doen eens te komen praten over het systeem. Dat vraag je niet aan je meest directe concurrent (want daar zit nog oud zeer), maar anderen zijn er vaak wel toe bereid.

Missverkiezing
Later in het traject kun je aan de leverancier vragen een referentiebezoek te regelen. Hoewel dat zeker aan te raden is, moet je je wel realiseren dat zo’n bezoek iets weg kan hebben van een strak geregisseerd toneelstukje. Een leverancier wil namelijk de deal binnenhalen en doet zijn uiterste best zo positief mogelijk over te komen. Wat dat betreft is het net een missverkiezing. Alle kandidaten laten zich van hun beste kant zien. Maar je ziet alleen de buitenkant. En dat terwijl je eigenlijk op zoek bent naar een langetermijnrelatie met een kandidaat waarmee je denkt goed op te kunnen schieten.

Buurten
Mijn advies is: ga vroeg in het selectietraject buurten in je bedrijfstak. Je weet zelf welke bedrijven qua omvang en business op jouw organisatie lijken. Wat draaien ze? Met welke consultants is dat project gedaan? Hoe is de service? Met hoeveel man houden ze het systeem in de lucht? Wat kunnen ze nu wat ze vroeger niet konden? Hoe reageerde de leverancier bij misverstanden tijdens het project? Hebben die consultants écht verstand van de business? Deze waardevolle informatie kun je combineren met de feiten die je hebt verzameld via de RFI. Zo kun je een nog betere afweging maken in het softwareselectieproces.

Misschien ook interessant