SharePoint Virtual Summit: de 5 belangrijkste veranderingen op een rij

Afgelopen 16 mei was de SharePoint Virtual Summit waar een aantal nieuwe spannende zaken is aangekondigd. Een paar hiervan zijn direct beschikbaar, andere komen deze zomer of later dit jaar. In dit blog zetten we de belangrijkste punten op een rij.

Communicatiesites

Naast de bekende moderne teamsites wordt het ook mogelijk om een zogeheten CommunicatieSite aan te maken. Dit standaard site type, beschikbaar in diverse layouts, is gericht op het op een gebruiksvriendelijke en moderne wijze presenteren/publiceren van content. De CommunicatieSites komen naast de huidige publicatiesite functionaliteiten te staan.

De content van CommunicatieSites wordt op een nieuwe wijze beheerd. De huidige werkwijze met zones voor webonderdelen en het selecteren van webonderdelen uit het lint (Ribbon) is niet meer nodig. Dit is nu allemaal makkelijk en snel te maken met behulp van een menu dat onder elk onderdeel opengeklapt kan worden. Dit menu bevat een sectie overzicht en een webonderdelen overzicht. Ook is er een aantal nieuwe webonderdelen denk bijvoorbeeld aan een kalender, een personen overzicht met foto, maar ook PowerBi of Microsoft Stream onderdelen voor het eenvoudig toevoegen van rapportages of video’s. Naast deze nieuwe manier van het opmaken en beheren van pagina’s, is het ook aangekondigd dat reactiemogelijkheden standaard zullen worden. Hoe dit precies gaat werken en eruit komt te zien is helaas nog niet duidelijk, maar dat het een zeer welkome functionaliteit is weten wij zeker.

Yammer verandert

Wat opvalt aan de gelanceerde functionaliteiten en de presentatie tijdens de summit was de aandacht voor Yammer. Microsoft geeft meer en meer aandacht aan Yammer met bijvoorbeeld de integratie tussen de nieuwe CommunicatieSites, tussen Yammer en Groups en de ontwikkeling van nieuwe Yammer applicaties. Hiermee zijn de geruchten dat Yammer eindig zou zijn toch echt onwaar gebleken.

Dynamische Groepen: Het is vanaf vandaag mogelijk om het lidmaatschap van een Yammer groep dynamisch te maken. Dit was al eerder mogelijk voor een Office 365 groep. Dit betekent dat je voor een Yammer groep niet expliciet collega’s hoeft uit te nodigen maar een regel kunt instellen waaraan leden moeten voldoen. Een voorbeeld van zo’n regel is bijvoorbeeld de afdeling waar iemand werkt, zeg de financiële afdeling: komt er iemand bij de afdeling of verlaat iemand de afdeling (via een wijziging in de Active Directory), dan wordt het lidmaatschap van de bijbehorende Yammer groep automatisch aangepast. Hoewel dit een heel mooie functionaliteit is, die een hoop werk kan schelen, legt het wel het accent op een correct ingevulde Active Directory, iets wat in onze ervaring nog weleens ontbreekt bij organisaties.

De manier waarop OneDrive werkt verandert

OneDrive was eerst alleen een sync client. Dat betekent dat bestanden op verschillende apparaten staan en ook in de cloud. Alle apparaten hadden een kopie. Dit verandert, zodat je nu moet aangeven welke bestanden wil laten syncen en het normale gedrag is dat de bestanden alleen in de cloud staan. Dus de bestanden zijn niet offline beschikbaar zonder dat je dat expliciet aangeeft. De achterliggende reden hiervoor is onder meer de beschikbare opslagruimte op lokale werkstations. Want stel dat jij aangeeft dat je jouw volledige OneDrive for Business folder + nog diverse Groepen (SharePoint bibliotheken) wilt synchroniseren dan loop je al snel tegen de opslagcapaciteit aan van de gemiddelde laptop met 256 -512 gb.

Naast deze ‘Sync on Demand’ functionaliteit is ook aangekondigd dat het delen van bestanden vanaf de Windows verkenner of MacFinder een stuk eenvoudiger en gebruiksvriendelijker wordt. Als je klikt op ‘share’, verschijnt er een venster waar je kan zien wie op dit moment het bestand ziet en als je het bestand gaat delen dan kan je bijvoorbeeld opgeven hoe lang het bestand gedeeld blijft.

Powerapps forms

Het gaat mogelijk worden om een Powerapp te maken waarmee een SharePoint lijst gevuld kan worden. Hiermee is het mogelijk om nieuwe ervaring te geven aan het invullen van en SharePoint lijst.

Nieuwe beheeromgeving

Je kon voorheen nooit de siteverzamelingen vinden die gemaakt waren met Microsoft Teams of met Outlook Groups. Dit is nu veranderd en je kan in een overzicht zien welke siteverzamelingen er zijn.