“SharePoint? Geef mij maar een USB-stickje!”

Misschien herken je het wel: heb je als ambitieuze zorgorganisatie net geïnvesteerd in IT-vernieuwing, gaan je medewerkers al snel weer doodleuk werken zoals ze dat al jaren deden. “Overleggen via Microsoft Teams? Veel te ingewikkeld, ik pak de telefoon wel weer.” Of: “Informatie delen met mijn collega’s via OneNote? Ik stuur wel een mailtje, net zo makkelijk!”

Blijven zitten in zo’n comfortzone is voor veel mensen prettig, maar het staat wel de vernieuwing in de weg die jij of je organisatie had beoogd. Bovendien loop je het risico dat je als organisatie op termijn ernstige steken laat vallen. Om een voorbeeld te noemen: bij nieuwe wet- en regelgeving of nieuwe protocollen voor je medewerkers krijgen je applicaties een update. Maar hoe zit het met de naleving als die applicaties niet – of niet op de juiste manier – worden gebruikt? Een vergelijkbaar gevaar ligt op de loer als het gaat om andere eisen waaraan je als zorgorganisatie moet voldoen, bijvoorbeeld op het gebied van normeringen, verslaglegging, bewaarplicht en dossiervorming voor cliënten. Iedere zorgorganisatie kent de eisen van onder andere AVG, NEN7510 en ISO-normeringen.

Iedereen doet maar wat

Voor een zorgorganisatie is het belangrijk dat medewerkers relevante informatie op een uniforme manier benaderen, opslaan en toegankelijk maken. Maar daar komt soms weinig van terecht. In de praktijk zie ik het regelmatig gebeuren: bestanden staan overal en nergens, ook lokaal, misschien ook nog wel zonder back-up. Of onbeveiligd op een USB-stick of een drive in de cloud. De gemiddelde medewerker denkt daar niet over na, die wil gewoon zijn (zorg)werk doen en vindt de gevraagde vernieuwing vooral lastig. En zo ontstaan de olifantenpaadjes in de organisatie.

Een probleem van deze tijd

In het verleden speelde dit soort problemen veel minder. Een IT-omgeving kon je langere tijd ongewijzigd laten, ook omdat nog niet zoveel (zorg)processen ervan afhankelijk waren. Maar in de huidige tijd is de omgeving zo dynamisch dat organisatie en medewerkers eigenlijk voortdurend alert moeten zijn op veranderingen. Dat lukt niet altijd, en dat merken we ook aan de gebruikersvragen waarmee onze supportdesk te maken krijgt: “Gisteren kon ik dit nog, waarom is het nu ineens anders?” Dat zijn heel andere vragen dan we vroeger kregen. Toen was het bijvoorbeeld “Hij doet het niet meer” of “Onze omgeving is niet beschikbaar.” Dat komt nog maar zelden voor, want moderne IT doet het bijna altijd.

Ondergeschoven kindje

Waarom hebben zoveel (zorg)medewerkers moeite om de veranderingen bij te houden? Dat is in de eerste plaats een gevolg van de werkdruk: de medewerker heeft eenvoudigweg al teveel aan zijn hoofd. Maar het komt ook doordat IT in de zorg nog weleens een ondergeschoven kindje is. De focus ligt op het zorgproces, IT is vooral een middel waarmee de medewerkers moeten werken. Veel IT-veranderingen worden van hogerhand opgelegd en krijgen daarmee onvoldoende draagvlak. Daar komt nog bij dat veel zorgorganisaties de digitale vaardigheden van hun medewerkers overschatten en ervoor kiezen daar niet teveel tijd en moeite in te steken.

Verandering als constante

Hoe krijg je die drukke medewerker met die volle agenda nu zover dat hij IT-vernieuwing toch accepteert en er nuttig gebruik van maakt? Dat begint bij de IT-omgeving zelf. Bij Previder proberen we die zo laagdrempelig en intuïtief mogelijk te maken. Vervolgens bieden we sociale intranetten en e-learnings aan, zodat medewerkers zich in hun eigen tijd op de hoogte kunnen stellen van vernieuwingen in hun omgeving. In dit verband kunnen we voor de medewerkers ook complete adoptietrajecten opzetten (in een vorige blog heb ik daar al wat aandacht aan besteed). Daarbij maken wij ons er sterk voor dat er ook na de implementatiefase aandacht blijft voor het onderwerp. Verandering is een constante, dus voor medewerkers zou bezig zijn met verandering ook een constante moeten zijn.

En hoe staat het met de IT-taakvolwassenheid van jóuw medewerkers?

Niet iedere gebruiker is even handig met IT. Eigenlijk zou je digitale vaardigheden kunnen zien als een aspect van taakvolwassenheid: het in staat zijn om de taken uit te voeren die bij je functie horen. Stel jezelf als organisatie daarom eens de volgende vragen:

• In hoeverre zijn de digitale vaardigheden van onze medewerkers op orde?
• In hoeverre benutten onze medewerkers de mogelijkheden van de IT-omgeving?

Roept het beantwoorden van deze vragen twijfels bij je op? Lees dan hier hoe wij jouw organisatie kunnen helpen slimmer samen te werken met veranderende technologie. Of plan een online meeting om je uitdagingen te bespreken.