School Data Sync van Microsoft: waar moet je op letten?

Met behulp van School Data Sync (SDS) kun je snel en automatisch klassen aanmaken, gevuld en up-to-date houden. Het is een aanvullende service op Microsoft Classroom en de vervanger: Microsoft Teams voor Educatie

Microsoft biedt gratis één-op-één hulp aan om de SDS werkend te krijgen. Daar kun je altijd gebruik van maken als hulp voor het opzetten van de SDS. Deze blog is bedoeld als referentie voor de stappen die gemaakt worden en waar je op moet letten bij het opzetten van zo’n koppeling.

Waarom is School Data Sync handig?

In het kort heb je SDS nodig om in Microsoft Teams voor Educatie om klassen, leerlingen en leraren aan elkaar te linken. Microsoft Teams voor Educatie is de opvolger van Microsoft Classroom. Microsoft Classroom stopt per 31 juli 2017. Over Microsoft Teams is nu al veel informatie te vinden en deze kan je gebruiken om inzicht te krijgen in de generieke werking van dit product. Het ‘voor Educatie’ gedeelte voegt een klasnotitieblok en een opdrachtenoverzicht toe om de team-functionaliteit beter toepasbaar te maken voor het onderwijs. Het SDS kan gebruikt worden om elk schooljaar voor elke nieuwe klas automatisch een team aan te maken. Deze zal verbinding maken met het leerlingvolgsysteem (LVS). Periodiek zal er een sync plaatsvinden tussen het LVS en Office 365, deze zal Office 365 groepen aanmaken op basis van nieuw aangemaakte klassen en bestaande updaten.

Wat zijn de opties?

Er zijn drie routes die je kan bewandelen in het gebruik van SDS. Dit zijn PowerSchool-API, Clever API of een CSV-bestand import. Welke van deze drie voor jouw school gaat werken zal afhangen van de mogelijkheden van je huidige LVS. Als je weet welke van de drie opties je LVS ondersteunt dan kan je doorgaan met het implementeren van die optie. Dit kan je doen via https://sds.microsoft.com en daar te kiezen voor het kiezen van een nieuw profiel. Deze opties kom je daar weer tegen.

PowerSchool-API

Om deze optie te kunnen gebruiker zal er op het LVS een Application Programming Interface (API) geïnstalleerd dienen te worden. Een API is een manier om via het internet commando’s op een systeem af te vuren en het systeem zal dan begrijpelijke informatie teruggeven aan de commandoverstuurder. Deze informatie zal Office 365 als commandoverstuurder gebruiken om het LVS uit te lezen en te vertalen in de data die zij nodig hebben. In de instructie van Microsoft over dit onderwerp kan je zien welke stappen je moet uitvoeren om deze API te installeren.

Nadat de API is geïnstalleerd zal je de stappen moeten doorlopen om Office 365 op de hoogte te brengen van deze API en te laten syncen.

Clever API

Clever is een softwareservice. Ze zijn de verbinding tussen scholen en ontwikkelaars van schoolsoftware. Ze verzorgen een uniform inlogsysteem zodat de leerlingen maar één keer hoeven in te om diverse schoolapplicaties te kunnen benaderen. Deze tool is relatief groot in Amerika en daarom is er een aparte optie specifiek voor deze softwareservice.

De acties die je hiervoor moet doen is dan ook voornamelijk Office 365 autoriseren op dat platform en de verbinding maken.

CSV-bestand importeren

Als laatste optie is er de optie om een CSV-bestand te importeren. Een CSV-bestand staat voor een komma gescheiden bestand uit MS Excel. Dit betekent dat elke waarde in het bestand gescheiden wordt door een komma of een ander soortgelijk karakter. Dit in combinatie met een titelregel als eerste regel van het bestand zorgt ervoor dat je er een databasetabel mee kan exporteren.

Deze bestanden zullen door het LVS op een bepaalde locatie moeten worden neergezet. Bij het instellen van de sync zal de locatie van die bestanden worden vastgesteld. Periodiek zal deze locatie worden gecontroleerd door de SDS. Nadat het LVS de bestanden heeft gemanipuleerd dan zal het SDS Office 365 updaten met de laatste informatie. De SDS zal niet leerlingen of leraren verwijderen als deze niet meer gevonden worden in het laatste CSV-bestand.

Van de drie opties is deze laatste de minst directe, langzaamste en met de meeste kans op fouten. Maar als de andere twee routes geen optie zijn dan is dit nog steeds beter dan handmatig alle teams aan te gaan maken.