Rules of Engagement voor Microsoft Teams

Een balans vinden in het gebruik van Microsoft Teams. Hoe doe je dat? Wij hebben gemerkt dat het definiëren van een set van ‘best practices’, of ‘rules of engagement’, waar iedereen het over eens is heel goed werkt. Wat verwachten we van elkaar? Hoe kunnen we onze ervaring in Teams verbeteren? En hoe kunnen we het gebruik van Teams meer structureren in ons dagelijkse werkpatroon?

Onze collega Maarten Eekels is de laatste tijd vaak betrokken geweest bij implementaties van Teams. Hij deed daarbij ook vaak deep-dive sessies met IT en de business, om de potentie van Teams uit te leggen. Meestal vinden deze deep-dive sessies plaats na een pilotfase. Een van de onderwerpen die bijna altijd ter sprake komt, is het gevoel van eindgebruikers dat zij ‘overweldigd’ zijn door Teams. Het aantal gesprekken, chats en meldingen kan snel toenemen en mensen vinden het moeilijk om dit te managen. Een logische reactie, want Teams is nieuw voor hen. Het gebruik van Teams is nog niet ingebed in hun dagelijks werk of dagelijkse gewoonten.

Wat zijn onze rules of engagement voor het gebruik van Teams?

Maarten heeft zo’n lijst met regels samengesteld, gebaseerd op adoptiecontent van Microsoft en (meestal) op onze eigen ervaringen, zowel intern bij Portiva als bij onze klanten. Deze lijst delen we graag met je. Voeg zeker je eigen thema’s toe als je denkt dat hij enkele belangrijke onderwerpen heeft weggelaten.
Nog beter, laat het ons weten, zodat we ze aan de lijst kunnen toevoegen!

Als je een reactie verwacht van iemand, @mention die persoon dan.

Alleen wanneer je iemand @mentiont, wordt die persoon actief op de hoogte gebracht van jouw bericht. De persoon die je @mentiont ontvangt een melding in zijn activiteiten feed en als die persoon het bericht niet binnen 90 minuten heeft gelezen, wordt er een extra e-mail naar die persoon gestuurd (tenzij die persoon natuurlijk zijn e-mailmeldingen heeft uitgeschakeld, later meer over dat onderwerp).

Als je een persoonlijke vraag hebt voor iemand, gebruik dan de chat functie.

Persoonlijke vragen zijn bedoeld om persoonlijk te blijven. Ze kunnen een conversatie ook rommelig maken. Andere mensen haken mogelijk af als het een 1-op-1 wordt, wat de waarde van dat gesprek kan aantasten. Het maakt het ook moeilijker voor nieuwe deelnemers van het gesprek om relevante informatie uit het gesprek te halen.

Geef je chats een titel om meer structuur toe te voegen.

Je kunt chat gebruiken voor 1-op-1 gesprekken, maar ook voor gesprekken met maximaal 20 personen (binnenkort uit te breiden tot 250 personen). Een van de leuke eigenschappen van 1-op-veel chatgesprekken is dat je die een titel kunt geven. Vooral erg handig als je meerdere chat-gesprekken hebt over verschillende onderwerpen met dezelfde mensen. Dit helpt je bij het structureren van jouw chatgesprekken.

Start nieuwe gesprekken met een titel.

Wanneer je voor het eerst een nieuw gesprek in een kanaal ziet, is het misschien niet meteen duidelijk waar het gesprek over gaat. Titels helpen heel erg wanneer je snel alle nieuwe gesprekken scant. Een titel geeft een goede indicatie van de inhoud van het gesprek en bespaart tijd bij het beslissen of je wel of niet aan een gesprek wilt deelnemen. Klik op de knop Formatteren om een ​​opstelvenster te openen waarin je een titel aan een gesprek kunt toevoegen.

Volg kanalen om activiteiten in je activiteitenstroom bij te houden.

Er is een verschil in Teams tussen het favoriet maken van een kanaal en het volgen van een kanaal. Als je een kanaal favoriet maakt, blijft het zichtbaar in je lijst met Teams en kanalen. Maar je moet dat kanaal nog steeds bezoeken om erachter te komen wat daar gebeurt. Wanneer je een kanaal volgt, ontvang je directe meldingen in je activiteitenstroom wanneer er een nieuwe activiteit in dat kanaal is. En nog beter, je kunt dan je activiteitenstroom filteren om alle activiteiten weer te geven in alle kanalen die je volgt. Klik op het anker en vervolgens op follow.

Stem jouw meldingen af.

Wanneer je lid bent geworden van verschillende Teams en de activiteit daarbinnen toeneemt, kun je overweldigd raken door het aantal meldingen van de Teams-cliënt, ook ontvang je standaard elk uur e-mails (als er activiteit is geweest). Stem daarom jouw meldingsinstellingen naar wens af. Je doet dit door op jouw profielfoto in de rechterbovenhoek te klikken, vervolgens op Instellingen en vervolgens op Meldingen.

Zoek eerst naar een bestaand team voordat je een nieuwe aanmaakt.

Als je wilt samenwerken in een team rond een bepaald onderwerp, dan is het heel goed mogelijk dat er al een team voor dat onderwerp (of een vergelijkbaar onderwerp) binnen jullie Teams omgeving bestaat. Zoek daarom als eerste of een dergelijk team al bestaat, voordat je een nieuw team maakt. Houd er rekening mee dat de zoekopdracht alleen werkt voor teamnamen die beginnen met jouw zoekterm. Helaas is het op dit moment niet mogelijk om te zoeken met ‘wild card’ search. Als je een nieuw team maakt, definieer en beschrijf dan altijd het doel van dat team.

Elkaar helpen om teams op de beste manier te gebruiken.

Deze ‘Rules of Engagement’ zijn bedoeld om jou en jouw collega’s te helpen bij het vinden van ‘de juiste manier’ om Microsoft Teams in jouw organisatie te gebruiken. Een set afspraken helpt bij wat je van elkaar kunt verwachten. Maar we zijn allemaal mensen (nou ja, behalve de bots in Teams ). Wees niet bang om ander gedrag of werkwijzes aan je collega’s voor te stellen, maar wees vriendelijk en beleefd. Wees ook niet boos als je ander gedrag wordt voorgesteld. We zijn hier om elkaar te helpen en het bieden van hulp is meestal met goede bedoelingen.

Gebruik zowel de desktop als de mobiele versie.

Een van de redenen waarom Microsoft Teams zo’n geweldig product is, is het mobiele platform. Zowel voor iOS als voor Android is er een uitstekende Teams-app beschikbaar. Het is goed presterend, intuïtief in gebruik en werkt goed samen met Word, Excel, PowerPoint en OneNote. Het biedt een geweldige manier om jouw activiteitenstroom bij te houden en deel te nemen aan gesprekken. Je kunt het gratis downloaden in de App Store en Google Play.

Stel een dagelijks ritueel samen tussen; alerts, chats en kanalen.

Vaker wel dan niet, horen we dat mensen overweldigd zijn door het aantal alerts en gesprekken dat plaatsvindt. Dit is een normale ervaring wanneer je net Microsoft Teams gaat gebruiken. Teams biedt voor velen een nieuwe manier van samenwerken en het kost wat tijd om een gewoonte op te bouwen en om jouw gebruik te optimaliseren. Natuurlijk zijn alle regels bedoeld om je te helpen om ook zo goed mogelijk gebruik te maken van Teams, maar het beste van alles is om het gebruik van Teams in jouw dagelijkse werkpatroon in te bedden. Net zoals je waarschijnlijk al hebt gedaan met e-mail.

Stop met e-mailen begin een gesprek!

Je hebt zojuist op de knop Nieuwe e-mail in Outlook geklikt. Maar vraag jezelf af, moet ik dit bericht echt via e-mail verzenden? Zou een gesprek in Teams niet veel logischer zijn? Met een gesprek in Teams krijg je mogelijk inzichten van collega’s waar je het niet van had verwacht. Ook kan je in Teams collega’s informeren die je niet via e-mail zou hebben geïnformeerd. Klinkt dit goed? Gebruik Teams!