Rechten beheren in SharePoint: een handige gids

Bij het inrichten van een nieuwe werkomgeving is het cruciaal om tijdens het project zoveel mogelijk kennis over te dragen, vooral als het gaat om rechtenbeheer in SharePoint. Dit proces kan soms complex lijken, maar met de juiste aanpak kun je het overzichtelijk houden. Met deze gids heb je praktische handvatten voor effectief rechtenbeheer in SharePoint.

Stap 1: Wie

Begin met het bepalen van de groepen of rollen die toegang moeten krijgen tot de SharePoint-omgeving. Denk aan afdelingen, teams of specifieke rollen zoals ‘Afdeling HR’, ‘Management van Afdeling HR’, of ‘Content Managers’. Je kunt zowel individuele medewerkers als Active Directory (AD) groepen gebruiken. AD-groepen worden meestal door de IT-afdeling aangemaakt en beheerd.

Je beheert deze groepen via de site-instellingen van een SharePoint-site onder ‘Personen en groepen’.

Stap 2: Wat

In deze stap bepaal je welke rechten de specifieke groepen nodig hebben. Moeten ze alleen kunnen bekijken, of ook documenten bewerken en toevoegen? SharePoint biedt standaard machtigingsniveaus:

Lezen: Alleen bekijken, zonder wijzigingen aanbrengen. Geschikt voor bezoekers.
Bewerken: Items en documenten toevoegen, bewerken en verwijderen. Geschikt voor siteleden.
Volledig beheer: De site en structuur aanpassen, inclusief het beheren van rechten. Geschikt voor site-eigenaren of beheerders.

Stap 3: Waar

Overweeg waar de rechten van toepassing moeten zijn. Dit kan de gehele SharePoint-site zijn, maar ook specifieke bibliotheken of lijsten. Je kunt bijvoorbeeld een site openstellen voor de organisatie, maar een bibliotheek enkel toegankelijk maken voor een specifiek team, bijvoorbeeld voor gevoelige informatie.

Stap 4: Koppelen

Dit is de kern van het proces. Ga naar de betreffende locatie:

Voor een volledige site: Ga naar ‘Site-instellingen’ en kies ‘Sitemachtigingen’.
Voor een bibliotheek of lijst: Ga naar ‘Lijstinstellingen’ of ‘Bibliotheekinstellingen’ en vervolgens naar ‘Machtigingen’. Je kunt de standaard machtigingen doorbreken door ‘Overname van machtigingen stoppen’ te selecteren.

In het overzicht zie je de groepen en hun toegewezen machtigingsniveaus. Je kunt bestaande groepen aanpassen of nieuwe rechten toekennen door ‘Machtigingen verlenen’ te klikken.

Best practices: praktische tips

Siteverzamelingen: Rechten en groepen worden per siteverzameling beheerd. Een groep aangemaakt in de ene verzameling is niet automatisch beschikbaar in een andere.

Gebruik groepen: Ken nooit rechten toe aan individuele gebruikers. Werk met groepen om veranderingen in de personeelsbezetting eenvoudig te beheren.

Beperk niveau: Beheer geen rechten op documentniveau om complexiteit te vermijden. Houd het overzichtelijk.

Standaard niveaus: De standaard machtigingsniveaus zijn vaak voldoende, maar je kunt aangepaste niveaus toevoegen indien nodig.

Openheid: Houd de toegang zo open mogelijk om kennisdeling en samenwerking te bevorderen en te voorkomen dat medewerkers worden geconfronteerd met toegangsfouten.

Met deze aanpak kun je SharePoint effectief en efficiënt beheren, zelfs in een dynamische werkomgeving.