Rechten beheren in SharePoint: een handige gids
Het beheren van rechten in SharePoint is cruciaal voor een overzichtelijke en veilige werkomgeving. Zonder een duidelijke structuur kunnen medewerkers geen toegang krijgen tot de juiste documenten of functies, terwijl gevoelige informatie onbedoeld toegankelijk kan zijn. Met deze gids leer je stap voor stap hoe je rechten effectief instelt en beheert.
Stap 1: Wie krijgt toegang tot SharePoint?
Begin met het bepalen van de groepen of rollen die toegang moeten hebben tot je SharePoint-omgeving:
- Afdelingen, teams of specifieke functies (bijv. HR, management, contentmanagers)
- Individuele medewerkers of Active Directory (AD) groepen (meestal beheerd door IT)
Tip: Beheer rechten altijd via groepen, niet individueel. Dit maakt het makkelijker om nieuwe medewerkers toegang te geven of vertrekkende medewerkers te verwijderen.
Locatie in SharePoint:
- Ga naar Site-instellingen > Personen en groepen om bestaande groepen te bekijken of nieuwe aan te maken.
Stap 2:Wat mogen ze doen?
Bepaal het machtigingsniveau voor elke groep:
| Machtigingsniveau | Mogelijkheden | Voor wie geschikt? |
|---|---|---|
| Lezen | Alleen bekijken, geen wijzigingen | Bezoekers |
| Bewerken | Documenten toevoegen, wijzigen, verwijderen | Siteleden |
| Volledig beheer | Site aanpassen, rechten beheren | Site-eigenaren of beheerders |
Tip: Gebruik zoveel mogelijk standaardniveaus om overzicht en consistentie te behouden.
Stap 3: Waar gelden de rechten?
Bepaal op welk niveau de rechten van toepassing zijn:
- Volledige site: toegang tot alle inhoud van de site
- Specifieke bibliotheken of lijsten: bijvoorbeeld gevoelige documenten alleen voor een bepaald team
Tip: Beperk specifieke rechten tot waar het echt nodig is, zodat de rest van de site eenvoudig toegankelijk blijft.
Stap 4: Rechten koppelen
- Voor een volledige site: ga naar Site-instellingen > Sitemachtigingen
- Voor een bibliotheek of lijst: ga naar Lijst- of Bibliotheekinstellingen > Machtigingen
- Stop zo nodig de overname van machtigingen via ‘Overname van machtigingen stoppen’
- Bekijk bestaande groepen en pas ze aan of klik op ‘Machtigingen verlenen’ om nieuwe rechten toe te voegen
Tip: Documenteer welke groepen welke rechten hebben, zodat andere beheerders eenvoudig kunnen bijsturen.
Best practices voor SharePoint-rechten
- Siteverzamelingen: rechten gelden per siteverzameling, niet automatisch sitebreed
- Werk met groepen, niet individuen om eenvoudig wijzigingen door te voeren bij personeelsveranderingen
- Beperk het aantal niveaus: beheer geen rechten op documentniveau om complexiteit te vermijden
- Standaardniveaus: vaak voldoende, pas alleen aan als specifieke behoeften bestaan
- Houd toegang zo open mogelijk: stimuleer samenwerking en vermijd frustratie bij medewerkers
Met deze aanpak kun je SharePoint efficiënt en veilig beheren, ook in een organisatie die regelmatig verandert.