Power BI: laat je data spreken

Welke producten of diensten van jullie worden het meest gevraagd? Wat is het meest besproken actuele onderwerp binnen je organisatie? Welke vragen hebben klanten of partners en hoe snel wordt er een antwoord gevonden? Hoe veel ideeën worden er gedeeld, hoeveel daarvan opgepakt en hoe lang duurt dit?

Dit zijn een aantal vragen, die je met behulp van allerhande data kan beantwoorden. Data die meestal binnen de organisatie wordt verzameld, cijfers over verkopen, diensten en klanten uit CRM en ERP pakketten (transactionele data), maar ook data over documenten, processen en nieuwe ontwikkelingen kunnen van pas komen. Deze vaak ongestructureerde data blijft vaak een onbenutte grondstof, terwijl er wel degelijk schatten in verborgen kunnen zitten. Met deze blogpost wil ik jullie graag iets van de mogelijkheden laten zien, om data te laten spreken met Power BI van Microsoft.

Als je even alleen wilt lezen is dat prima, maar je kunt ook gelijk zelf aan de slag en dingen uitproberen. In het vervolg zullen we eerst even wat data zoeken en vervolgens de eerste stappen doen met Power BI. Dus als je wat meer tijd vrij kunt maken, mag je mouwen alvast opstropen. Je kunt ook een eerste indruk krijgen door een aantal rapporten aan het einde van de post te onderzoeken.

Excel – het meest gebruikte Analytics tool

Als ik zou vragen wie weleens Excel gebruikt heeft, ben ik ervan overtuigd dat de handen van minstens 90% van de lezers omhoog zouden gaan. Maar als ik doorga en vraag naar het gebruik van Power BI, dan zullen er ongetwijfeld veel handen naar beneden gaan. Daarom wil ik de geïnteresseerde lezers graag helpen bij de eerste stappen met Power BI en een klein overzicht geven hoe makkelijk je er mee kunt communiceren.

Binnen het Office 365 pakket zie ik Power BI in eerste instantie als een middel voor communicatie, naast de klassieke spelers als Outlook, Skype for Business en Yammer. Uiteraard kun je er uiteindelijk ook mee samenwerken, zoals met de tweede groep van programma’s en services zoals OneDrive for Business en SharePoint Online. Maar Power BI is ontstaan uit Excel en daarmee een productiviteitstool, de derde categorie van software binnen het pakket. Microsoft heeft Power BI namelijk ontwikkeld vanuit de Excel add-ons Power Query, Power Pivot, Power Map and Power View. Met deze componenten kun je data verzamelen, bewerken, analyseren en visualiseren.

Power BI – wat is het?

In deze post focussen wij op Power BI, maar het complete Microsoft Business Intelligence en Analytics spectrum bevat vele bekende en minder bekende componenten zoals de SQL Server oplossingen Reporting Services (SSRS), Analysis Services (SSAS) en Integration Services (SSIS), die vooral als basis voor bedrijfs-brede Business Intelligence platformen worden ingezet. Power BI zelf maakt deel uit van de Cortana Intelligence Suite, Microsofts Cloud Platform tools voor het verwerken van gestructureerde en ongestructureerde data.

Je kunt Power BI gebruiken in een aantal verschijningsvormen:

• com – een webservice waarmee je rapporten en dashboards op een veilige manier kunt delen binnen je organisatie
• Power BI Desktop – een Windows client tool voor het bewerken van data en bouwen van rapporten
• Power BI Mobile – het mobiele platform waarmee je overal toegang hebt tot je data en rapporten, om je werk en beslissingen te ondersteunen. Het is beschikbaar voor Windows Phone, Android en iOS.
• Power BI Embedded – een Azure service om rapporten toe te voegen aan je eigen apps.

Wat onderscheidt Power BI van andere BI tools?

Hier een kort overzicht:

• nadruk op de eindgebruiker

Iedere gebruiker kan makkelijk data stories maken en inzichten verkrijgen uit informatie.

• resultaat binnen minuten

Het extraheren, bewerken en laden van data (ETL – Extraction, Transformation, Load) is binnen enkele kliks gebeurd, dankzij ruim 100 ingebouwde connectoren met databases, webservices en andere databronnen

• rijke keuze uit visualisaties

Power BI bevat standaard de meest gebruikelijke grafieken voor het tonen van data (tabellen, bar-, line- en pie charts, landkarten, enz.). Verder is het mogelijk om zogenaamde ‘Custom Visualizations’ binnen rapporten te gebruiken, deze kunnen zelf ontwikkeld of via een openbare galerij worden gedownload.

• makkelijk delen van rapporten en dashboards

De met Power BI gecreëerde rapporten en dashboards kunnen op verschillende manieren worden gedeeld met collega’s in de organisatie (via Power BI bestanden, Office 365 groups of Content Packs). Het is ook mogelijk om Power BI rapporten binnen een SharePoint pagina te tonen of rapporten binnen een app of op een website te publiceren.

• continue ontwikkeling

Iedere maand komen nieuwe features ter beschikking. Deze worden grotendeels ontwikkeld vanuit verzoeken van de Power BI User Voice, de plek waar iedereen vragen en ideeën kan voor de verbetering van het product kan bijdragen. Samen met de integratie in het totale Microsoft platform zijn er hierdoor nauwelijks grenzen aan wat je met Power BI kunt doen.

Aan de slag

Laten we de dan nu samen een aantal stappen maken, om vanuit platte data en dashboard te bouwen.

Dit heb je nodig:

• geregistreerd op powerbi.com
• Power BI Desktop geïnstalleerd op een Windows PC
• 30 minuten voor je eerste data reis

Ben je al Office 365 gebruiker, dan zit het gele icoontje misschien al onder je app launcher. Anders is powerbi.com de beste plek om je data-reis te starten. Op deze site kun je je aanmelden met je zakelijke e-mailadres en vind je volop materiaal rondom de mogelijkheden en het leren kennen van de tool. In sommigen gevallen is toegang tot Power BI (nog) niet toegestaan binnen je organisatie. Neem in dat geval contact op met de beheerders van de Office 365 omgeving. Voor meer informatie en alternatieve oplossingen vind je hier.

In dit voorbeeld beginnen we met het verzamelen van data en voeren een aantal kleine bewerkingen uit. Mocht je deze stap willen overslaan, kun je ook een Excel tabel downloaden en deze in een latere stap toevoegen.

De data set

Als voorbeeld van de mogelijkheden van Power BI / Power Query in het ontsluiten van data maken we hier gebruik van publieke data. In dit geval gebruiken we hiervoor een tabel op Wikipedia, maar als je zoekt naar Open Data kom je hier nog een onuitputtelijke bron van informatie tegen – van bevolkingscensus tot weerbericht.

In het huidige voorbeeld gebruiken we een overzicht van Nederlandse gemeenten:

https://nl.wikipedia.org/wiki/Tabel_van_Nederlandse_gemeenten

Als je deze oefening afrondt, zul je naast een eerste kennismaking met Power BI ook een aantal inzichten over Nederland krijgen.

Weet je bijvoorbeeld welke gemeente de grootste is? En dan heb ik het niet over het aantal inwoners maar over het (land) oppervlak in km2.

We beginnen met het Power BI Desktop:

• Start Power BI Desktop
• Selecteer ‘Get Data’ (in het lint) en kies daar ‘Web’

• Voer het adres van de wikipedia pagina in en bevestig.

Je krijgt een pop-up (Navigator) met tabellen. Selecteer de tweede (Tabel[bewerken]) en kies ‘Edit’.

Je bent nu in de Query Editor, het hart van Power Query. Iedere verbinding met een databron maakt een nieuwe tabel (query) aan. Rechts in de ‘Query Settings’ zie je de bewerkingsstappen vanaf de bron. Via deze stappen kun je later nieuwe elementen toevoegen of verwijderen en bovendien geeft het anderen de mogelijkheid om de weg van de data terug te volgen. Geef de tabel hier ook een sprekende naam (bijv. Gemeenten).

Controleer of de data goed herkend wordt, soms is het nodig om de datatypen handmatig aan te passen (decimaal formaat voor kolommen met getallen). Selecteer hiervoor de kolom (of meerdere), ga in het menu naar ‘Transform’ en stel de gewenste data type in. Ook kan het nodig zijn om de eerste om te zetten als kolomtitels. Dit doe je door in de ribbon “Use First Row As Headers” te kiezen.

Als je klaar bent met de bewerkingen ga dan naar ‘Home’ en selecteer ‘Close & Apply’.

De rapporten

Je bent nu in de Report editor en hebt een wit canvas voor je. Links zie je drie iconen (Report, Data, Relationships). Aan de rechterkant heb je twee deelvensters ‘Visualizations’ en ‘Fields’.

Goede rapporten geven antwoorden op vragen met behulp van je data. Voor een antwoord op de vraag: “Welke gemeente is de grootste van Nederland qua landoppervlakte?” heb je maar drie kliks nodig.

1. Klik op ‘gemeente’ (onder Fields)
2. Klik op ‘landoppervlakte’
3. Sorteer aflopend op ‘landoppervlakte’

Zoals je ziet verschijnt er automatisch een tabel op de canvas, zodra je het eerste veld hebt gekozen. Om de tabel aflopend te sorteren klik je één keer op de kolomtitel ‘landoppervlakte’.

Andersom kun je ook eerst een visualisatie kiezen en dan data toewijzen. Kies bijvoorbeeld een pie chart en een lege placeholder zal op de canvas verschijnen. In het deelvenster ‘Visualizations’ zie je onder de visualisatiepictogrammen drie icoontjes: Fields, Format en Analytics. Hieronder zie je een aantal lege velden, zoals Legend, Details en Values. Vanaf de data velden kun je nu data selecteren. Sleep bijvoorbeeld ‘gemeente’ naar Legend en ‘inwoners’ naar Values. Je krijgt nu een taart met 388 (!) stukjes. Omdat je hier niet alleen buikpijn maar vooral oogpijn van krijgt, willen we alleen de grootste tien gemeentes in deze grafiek zijn. Onder de velden vind je een sectie voor ‘Filters’. Volg de volgende stappen:

1. Vouw filter op ‘gemeente(All)’ open
2. Onder ‘Filter Type’ selecteer ‘Top N’
3. Vul 10 in bij ‘Top’
4. Sleep het veld ‘inwoners’ (van datavelden) naar het lege veld onder ‘By value’
5. Klik op ‘Apply filter’
6. In de pie chart grafiek klik op de drie puntjes (rechtsboven) en kies ‘Sort By Inwoners’

Voeg als laatste nog een ‘Slicer’ toe, waarmee je in het rapport selecties kunt maken:

• Klik op het slicer icoontje (bij visualisaties linksonder)
• Sleep het veld ‘provincie’ naar Field

De slicer verschijnt op het canvas en je kunt nu één of meerdere provincies kiezen.

In een paar minuten en enkele stappen heb je nu je eerste twee visualisaties in Power BI gecreëerd. Je kunt dit later aanvullen om nog meer vragen te beantwoorden en het uiterlijk aan te passen. Sla nu eerst je werk op en publiceer het rapport naar powerbi.com. Ga hiervoor naar het menu ‘File’. Klik op ‘Publish > Publish to Power BI’ en je wordt gevraagd om een locatie uit te kiezen. Je kunt rapporten publiceren naar je eigen werkruimte ‘My Workspace’ of een ‘Office 365 Group’. Selecteer voor nu ‘My Workspace’. Na een paar seconden krijg je de melding dat dit gelukt is en een link om het rapport in Power BI te openen. Doe dit nu en je zult je rapport in de browser zien.

We zullen deze oefening afronden door boven op het rapport nog een dashboard toe te voegen. Aan de linkerkant van het scherm zie je een navigatiepaneel (evtl. open vouwen via het menu icoontje). Als het goed is je dashboards sectie leeg, maar zie je het zojuist gepubliceerde rapport en gegevensets. Voor het creëren van een dashboard klik je op het + symbool naast Dashboards. Geef het dashboard een naam en je ziet weer een leeg canvas. Klik op het rapport (onder rapporten) en kies een tabel of grafiek uit. Zodra je met de muis eroverheen gaat zie je drie symbolen verschijnen (‘visueel element vastmaken’, ‘Focusmodus’ en ‘meer opties’). Kies het eerste symbool en vervolgens het dashboard en klik op Vastmaken.

Klik tenslotte op de naam van het dashboard en je ziet hier de vastgemaakte grafiek en daarboven nog de Q&A functionaliteit, waar je een vraag kunt stellen over je data (in het Engels). Vraag hier bijvoorbeeld: “Show provincie by inwoner as map” en klik op ‘Visueel element vastmaken’. Je ziet dat het creëren van rapporten op deze manier nog makkelijker wordt.

Mocht je het dashboard, rapport en gegevens willen delen met een collega, dan kan dat heel eenvoudig en veilig vanaf hier. Op het dashboard klik je op het icoontje ‘delen’ en vul je de gevraagde informatie in (emailadres en een optioneel bericht).

Zo simpel heb je nu vanaf platte data en een aantal visualisaties een rapport en een dashboard gebouwd (en gedeeld), dat vragen beantwoordt en je inzicht geeft. Kies voor je volgende experiment data uit je eigen organisatie (Excel lijst of koppeling met een databron) en ontdek de rijke visualisatie en analyse mogelijkheden.