‘People-centric’-organisaties kiezen nog te vaak voor het verkeerde ERP-systeem

Volgens onderzoek van IDC zijn organisaties gemiddeld 1,2 miljoen dollar per jaar kwijt aan aanpassingen in het ERP-systeem. Omdat werknemers van onder meer de IT-afdeling betrokken zijn bij het doorvoeren van veranderingen, gaat dat ten koste van de productiviteit. En wist u dat het wijzigen van de onderliggende datastructuur gemiddeld zo’n veertien werkdagen duurt? Het IDC-rapport toont aan dat bedrijven meer hebben aan een flexibel ERP-systeem dat tegemoetkomt aan zakelijk behoefte en niet veel extra investeringen behoeft.

Projectgedreven, kennisintensieve dienstenorganisaties moeten het vooral hebben van de toegevoegde waarde van hun mensen. Daar komt een totaal andere dynamiek bij kijken – niet alleen op individueel niveau, maar ook op programma- of projectniveau. Dit soort organisaties past de dienstverlening aan aan de behoefte en werkt vaak op steeds wisselende locaties over de hele wereld waar ze snel projecten en programma’s op willen kunnen starten. Deze organisaties worden, net als veel non-profit organisaties, gedwongen om steeds transparanter te opereren en rapporteren. Ook centrale en lokale overheden krijgen overigens met veel veranderingen te maken op de korte en middellange termijn.

Verzameling kernsystemen
Deze ontwikkelingen vragen om een nieuwe generatie ERP-systemen en een IT die deze veranderingen effectief en efficiënt ondersteunt. ERP moet niet langer één oplossing voor alles zijn, maar een verzameling naadloos samenwerkende kernsystemen. Een geheel dat organisch meegroeit- of krimpt met de veranderende omstandigheden en behoefte, onder meer met aan- of afkoppelbare applicaties en modules. De kantoorsoftware is geïntegreerd met de financiële systemen en oplossingen voor zaken als logistiek, HR, salarisadministratie, etc. De gebruikerservaring van mobiele medewerkers staat centraal. Consultants ervaren een prettige gebruikersinterface op smartphones en tablets met geïntegreerde agendafunctie en koppeling met social media.

Legostenen
Zo’n landschap bevat alle cruciale applicaties voor een serviceorganisatie. Omdat het zo open naar andere systemen is, is het mogelijk om zo’n omgeving te koppelen met oplossingen van derde partijen, bijvoorbeeld op het gebied van CRM, supply-chainmanagement of business intelligence. Een volledige integratie is in de praktijk eigenlijk nauwelijks waar te maken. Een IT-landschap dat als legostenen in elkaar valt te klikken is weliswaar een mooi idee, maar in de huidige praktijk nog te tijdrovend en mogelijk te complex.

Losse onderdelen vervangen
Bedrijven kunnen zich tegenwoordig vaak geen grote, langdurige implementaties veroorloven, omdat de wereld nou eenmaal te snel aan het veranderen is. Systemen van die omvang gaan bovendien regelmatig voorbij aan de gemiddelde gebruiker. Daarom zullen bedrijven die hun landschap willen updaten steeds vaker losse onderdelen gaan vervangen voor concrete oplossingen. Omdat het zo qua complexiteit, snelheid, risico en kosten behapbaar blijft. Een ERP-systeem moet de kerntaken automatiseren, maar niet noodzakelijk alle subprocessen afdekken. De bevordert de lock-in alleen maar én verhoogt de complexiteit en maakt updates doorvoeren risicovol.

Dure consulants
Een dynamisch ERP is vooral een ‘reporting engine’ die voortdurend kan meebewegen met moderne kennis- en netwerkomgevingen. Het ERP moet zó flexibel zijn dat gebruikers het eenvoudig zelf en (daarom) betaalbaar kunnen aanpassen. En veranderingen zoals het toevoegen van een nieuw attribuut automatisch in de onderliggende database verwerken. Ook de gebruikersinterface verandert vanzelf mee. Bij veel traditionele ERP-oplossingen kunnen zulke aanpassingen niet zonder de hulp van dure consultants. Traditionele statische ERP-oplossingen volstaan daarom in sterk geconnecteerde dynamische omgevingen niet meer. Veranderingen doorvoeren is te duur en duurt te lang.