Kennisportal
Kennisportal is een kennisplatform met een focus op de brede doelgroep Business en IT.

Overdracht naar e-Depot gestandaardiseerd in Corsa

Soepele overdracht dankzij nieuwe Corsa-module

Uden werkt net als veel andere gemeenten met zowel een fysiek als een digitaal archief die beiden worden beheerd in Corsa. Met de standaard exportfaciliteit in Corsa kan worden overgedragen in een e-Depot, maar hier moet veel handmatig werk aan te pas komen. De gemeente Uden neemt daar geen genoegen mee. Samen met BCT bekeek het hoe dit gebruiksvriendelijker en gemakkelijker kon worden ingericht. Tadaaaah: de nieuwe Corsa-oplossing ‘aansluiten op e-Depot’ is een feit.

120 meter kastruimte komt vrij

Omdat zowel burgers als ambtenaren de vergunningen graag digitaal willen ontvangen, waren alle oude bouwvergunningendossiers – die in fysieke vorm wel 120 meter kastruimte innamen – al wel gedigitaliseerd en stonden in Corsa. Maar de pogingen van de gemeente Uden om deze zelf over te dragen vanuit Corsa naar het e-depot liepen spaak. En dus werd als snel besloten om dit proces te standaardiseren en de hulp van BCT ingeroepen.

Soepele overdracht naar e-Depot vanuit Corsa

Doordat helder was waar de knelpunten zaten, was het voor BCT snel duidelijk wat kon en nodig was om Corsa te laten aansluiten op de e-Depotvoorziening die het Nationaal Archief heeft aangeschaft en door het Brabants Historisch Informatiecentrum (BHIC) wordt gebruikt. De gemeente Uden heeft de primeur om als eerste te werken met de nieuwe oplossing ‘Aansluiten op e-Depot ‘. De oplossing gaat uit van de landelijk voorgeschreven normenkaders (TopX2 en TMLO) en de uitgangspunten van DUTO. Gebruikers kunnen bepalen wat ze willen overdragen aan het e-Depot en wanneer.

Met deze oplossing draag je bij wijze van spreken de hele boom over en niet alleen de losse blaadjes,” aldus Stefan van den Deijssel, medewerker Gegevensbeheer en kwaliteit.

Minder handmatige werkzaamheden = gebruiksvriendelijker overdragen

Dankzij deze nieuwe oplossing kan de gemeente Uden nu de juiste informatie overdragen, op het juiste moment en in de juiste context. Een eenmalige flinke klus, maar als het eenmaal geïmplementeerd is kun je die knop zo vaak indrukken als je wilt. En dat levert steeds weer een tijds- én kostenbesparing op. Lees in deze praktijkcase hoe deze oplossing de gemeente Uden heeft geholpen bij het overdragen van het bouwvergunningenarchief, en de gemeente inmiddels in de startblokken staat voor de overdracht van de milieudossiers aan het streekarchief. Download de praktijkcase hier.

Misschien ook interessant