Op weg naar optimaal contractmanagement deel 2: Contractbeheer door het monitoren van uw contracten
In het vorige artikel over contractmanagement heeft u kunnen lezen hoe u in uw contractregister de belangrijke data uit uw contracten vastlegt. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld eenvoudig raadplegen wanneer een contract afloopt. De ideale situatie is echter wanneer u op het juiste tijdstip, dus niet op de contractsvervaldatum zelf, automatisch een melding ontvangt van een naderend contracteinde. We spreken in dat geval van contractbeheer.
Voor het implementeren van contractbeheer zijn drie punten van belang waar u vooraf rekening mee moet houden:
- Wie moet een melding ontvangen?
- Op het juiste moment uw contract beëindigen of verlengen
- Hoe verstuurt u vanuit uw contractbeheer een melding?
#1 wie moet een melding ontvangen?
Als het abonnement van uw mobiele telefoon afloopt, dan is het duidelijk dat u hiervan persoonlijk een melding zou moeten ontvangen. In grotere organisaties en bij complexe contracten ligt dit minder eenvoudig. Het is dan niet altijd even duidelijk wie nu een signaal moet ontvangen wanneer de einddatum van het contract dichterbij komt. Vaak zijn meerdere personen voor een contract verantwoordelijk en dit kan na loop van tijd ook weer wijzigen. Gedurende de looptijd van een contract kan het dus best voorkomen dat degene die een contract afsluit niet meer werkzaam is voor uw organisatie als het contract afloopt.
Zo mist u geen signalen
U kunt de verantwoordelijkheid voor een contract toewijzen aan een groep medewerkers, maar daarbij loopt u het risico dat onduidelijkheid ontstaat over wie nu precies een bepaalde taak oppakt en ermee aan de slag gaat. Door een goede mix tussen persoonlijke verantwoordelijkheid, het beheer van uw gebruikers en door één procesverantwoordelijke toe te wijzen, zorgt u ervoor dat specifieke signalen niet verloren raken. Op die manier krijgt u grip op de lopende contracten in uw organisatie.
#2 Op het juiste moment uw contract beëindigen of verlengen
Een signaal van een naderende contractvervaldatum heeft alleen maar waarde wanneer u deze melding precies op het juiste moment ontvangt. Niet te laat, maar ook zeker niet te vroeg. Een hulpmiddel om het juiste moment te bepalen is om na te gaan hoe lang het geduurd heeft om het huidige contract destijds aan te gaan. U kunt daar ongeveer uit afleiden hoe lang het zal duren om eventueel een nieuw contract opnieuw op te stellen. Het kan ook voorkomen dat u uw contract juist niet wenst te verlengen. In dat geval is het belangrijk om de opzegtermijn van uw contract in acht te houden waardoor u uw contract op de eerstkomende contractsvervaldatum kunt beëindigen. Soms is in een contract een optie tot verlening opgenomen en zult u op tijd een beslissing moeten nemen of u gebruik maakt van deze optie.
U ziet dat het aanbod van contracten erg divers is. Omdat contracten vaak verschillende voorwaarden hebben, is dus het verstandig om niet één vaste signaleringstermijn in te stellen voor al uw contracten maar deze juist per contract afzonderlijk te bepalen.
#3 Hoe verstuurt u vanuit uw contractbeheer een melding?
Vaak ontvangt u vanuit een contractbeheermodule een e-mailbericht wanneer een contractvervaldatum nadert. Een handige oplossing die in eerste instantie vaak met veel enthousiasme wordt ontvangen. Maar wat is nu echt de werkelijke waarde hiervan? Het ontvangen van een e-mail is namelijk nog niet hetzelfde als het daadwerkelijk lezen van het bericht en het ondernemen van een actie! Net als de meesten van ons, ontvangt u dagelijks een overvloed aan e-mailberichten. Om overzicht te houden in uw postvak heeft u waarschijnlijk regels ingesteld waarmee vooral geautomatiseerde e-mailberichten in een ‘speciale’ map eindigen. Het is dan nog maar zeer de vraag of die map ook nog af en toe wordt geopend. Wees dus kritisch op de wijze waarop een signaal wordt verstuurd. Worden de e-mails gelezen of is er wellicht een ander en beter systeem waarin u uw taken beheert?
In deel 3: Van contractbeheer naar contractmanagement
In het volgende en laatste deel van deze reeks maak ik de stap van contractbeheer naar contractmanagement. In dit deel ga ik dieper in op het bewaken van contractafspraken, het up-to-date houden van contracten en het vastleggen van waardevolle informatie gedurende de looptijd van een contract.