Office 365 Planner, Scrum board of Enterprise Planner?

Wat is het: Onlangs heeft Microsoft Office 365 Planner beschikbaar gesteld voor een beperkte groep first release klanten. Ondanks een aantal kleine kinderziektes en ontbrekende functionaliteit, die overigens al op de roadmap staan, is het een mooie toevoeging aan de Microsoft Toolkit binnen Office 365.

Office 365 Planner is eenvoudig gezegd een digitaal scrumboard waarop taken kunnen worden aangemaakt, verdeeld en toegewezen. En dat alles in combinatie met een dashboard waarop de status van de verschillende taken wordt weergegeven.

Plans, Tasks, Buckets, Boards, Charts,…
Ja hoor, daar gaan we weer, een nieuw product en een berg aan nieuwe termen en begrippen. Gelukkig is het allemaal minder ingewikkeld dan het klinkt en is de digitale variant van een Planner en een scrumboard vrij intuïtief opgebouwd.

Plans
De basis begint bij een Plan, wat technisch gezien een grafische verzamelweergave is van een Office Group.

Binnen een Plan zijn een aantal componenten aanwezig die je in een project ondersteunen. Een deel hiervan komt uit de Office Groups zoals (OneDrive, Mailbox, OneNote, Calender, Newsfeeds) en andere componenten komen uit Office 365 Planner (tasks, buckets, boards en charts)

Tasks
Taken zijn beschreven werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden. Elke taak wordt weergegeven als een kaart die zich het beste laat omschrijven met een Post-it op een bord. Deze digitale post-its kunnen, in tegenstelling tot hun papieren broertjes, naast de standaard eigenschappen zoals startdatum, einddatum en status, ook voorzien worden van bijlagen, links naar webpagina’s, checklists, labels en commentaar. En niet geheel onbelangrijk kunnen taken worden toegewezen aan één persoon. De optie om één taak aan meerdere personen toe te wijzen, inclusief externen is nog in ontwikkeling.

Buckets
Dan hebben we nog buckets. Een bucket is een verzameling of categorisering van taken. De enige eigenschap van een bucket is de naam. Bij het starten van een nieuwe planner is altijd één default “to do” bucket aanwezig. Dit betekent dan ook dat een tasks altijd toebehoort aan een bucket. De namen en volgorde van buckets worden zelf bepaald en kunnen chteraf worden gewijzigd. Het wijzigen van de volgorde van buckets of taken gebeurt door het selecteren en verplaatsen ervan.

In de eerdere voorbeeldafbeelding van een board zijn bijvoorbeeld 3 buckets aangemaakt voor de verschillende fase van een blog.

• to do (een verzamellijst van te maken blogs);
• Review (over overzicht van te controleren blog artikelen);
• Publish (het overzicht van te publiceren blogs).

Hieronder een voorbeeld van een board andere indeling met buckets en taken waarin verschillende projectfase worden beschreven.

Boards
Een board is een overzicht van buckets en tasks binnen de planner. Op zo’n board kunnen verschillende weergave worden getoond van de taken die eraan zijn toegevoegd. De standaard groepering die wordt getoond is de “Buckets” weergave. Op dit moment zijn binnen een board 3 weergave mogelijk, “Buckets”, “Assigned To” en “Progress”

Een mooie feature binnen de boards is dat de taken eenvoudig kunnen worden toegewezen aan een persoon door de taak simpelweg met de muis te verplaatsen naar een andere kolom (drag & drop). Ook het wijzigen van de status kan op dezelfde manier. Gewoon selecteren en slepen.

Charts
De Charts of eigenlijk chart omdat het maar één pagina is, toont de status van de verschillende taken binnen een planner. Hiermee kan snel inzicht worden gegeven in de openstaande taken. Dit kan helpen bij het verdelen van taken omdat het een duidelijke weergave toont van ieders werkzaamheden en statussen.

Samenvattend denk ik dat Office 365 Planner een goede toevoeging is aan de bestaande Apps binnen Office 365. Met de ontwikkeling van planner lijken steeds meer zaken zoals Taken, OneDrive, OneNote, Groups samen te vallen in een centrale oplossing.

Vooral omdat Planner intuïtief en flexibel is went het snel en kun je van start zonder uitgebreide kennismaking. Vooral voor de informatiewerker die veel onderweg is, maar wel meedraait in projecten, is het een goed product om snel inzage te krijgen in werkzaamheden en de status van taken.