Office 365 in de zorg: hoe voorkom je dataverlies?
In de zorgsector wordt steeds meer gewerkt met Microsoft Office 365. Een begrijpelijke ontwikkeling, want Office 365 biedt organisaties en instellingen een wereld aan middelen om effectiever samen te werken en te communiceren, en om de zorg beter te coördineren. Het gebruik van Office 365 brengt in deze sector echter ook cruciale aandachtspunten met zich mee. Dat geldt vooral voor de manier waarop data worden geback-upt.
Het belang van een perfecte back-up
Juist in de zorg moet de back-up perfect geregeld zijn, want het verlies van (al dan niet medische) data kan ernstige gevolgen hebben voor het zorgproces – en, niet te vergeten, voor de patiënt. Bovendien zijn zorginstellingen wettelijk verplicht medische dossiers jarenlang te bewaren; in de meeste gevallen geldt een minimum van 15 jaar. Academische ziekenhuizen moeten bepaalde documenten zelfs bewaren tot 115 jaar na de geboortedatum van de patiënt.
De standaardfaciliteit is niet afdoende
De back-upfaciliteit die Microsoft standaard aanbiedt bij Office 365 is zeker voor de zorg niet afdoende. Dat komt doordat Microsoft uitgaat van gedeelde verantwoordelijkheid. Microsoft zorgt ervoor dat jij als gebruiker kunt beschikken over de data en deze kunt verwerken. Jij bent eigenaar van de data en draagt daarmee ook de verantwoordelijkheid dat deze op de gewenste manier wordt geback-upt.
Twee voorbeelden van risico’s die je loopt
Er zijn meerdere redenen te benoemen waarom het verstandig is om een aanvullende back-upfaciliteit te overwegen. We noemen hier twee voorbeelden; meer uitgebreide informatie vind je in dit artikel dat we eerder publiceerden.
- Voorbeeld 1: het gevaar van per ongeluk verwijderde data
Als een gebruiker van Office 365 de prullenbak leegmaakt, zijn de verwijderde items nog 30 dagen te herstellen. Maar daarna zijn ze voorgoed verdwenen. Dus als jij data per ongeluk verwijdert, is de kans groot dat je ze voorgoed kwijt raakt. - Voorbeeld 2: Het risico van ransomware
Ook in de zorg worden organisaties steeds vaker getroffen door gijzelsoftware (‘ransomware’). Als je geen aanvullende back-upfaciliteit hebt bij Office 365, kun je in zo’n geval lang niet altijd terug naar de situatie zoals die was voordat de ransomware toesloeg
Onze Office 365 back-up biedt zekerheid
Wil jij voor jouw organisatie zekerheid over de back-up? Neem dan bij Previder een abonnement op Office 365 back-up. Wij leveren deze aanvullende faciliteit in de vorm van een self-servicemodule met een zeer toegankelijk dashboard. Daarmee verzorg je heel eenvoudig zelf het beheer van de back-updata. Bij incidenten en calamiteiten kun je tot op itemniveau terug om bestanden te herstellen.
Speciaal voor de zorg: NEN7510-gecertificeerd
Ook prettig: als je kiest voor Office 365 back-up van Previder, staan je (geback-upte) data veilig in onze eigen datacenters in Nederland. Previder is gecertificeerd volgens ISO 9001:2015, 14001:2015 en 27001:2013. Voor jou als klant zijn dat belangrijke garanties met betrekking tot de kwaliteit van onze dienstverlening. Bovendien voldoen we aan de strenge eisen van de speciaal voor de zorgsector in het leven geroepen certificering NEN7510. Daarmee waarborgen we de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van jouw gegevens.